“Casi 300”

2 maig, 2018 - Adrià Plaza Caballero (Arxiver del Consell Comarcal del Gironès)

Una reflexió sobre el quadre de tipus documental

Des del moment que em van parlar sobre el catàleg de tipus documental vaig pensar que havia de ser una eina dins del sistema de gestió documental (SGD) que ens hauria de facilitar la recerca i recuperació dels documents que formen part d’un procediment. Ens hauria d’aportar informació addicional sobre l’activitat o propòsit del document que faciliti la comprensió o interpretació d’aquest.
Quan et trobes en una classe de ‘Sistemes de gestió documental’ i aquell dia dediquen un temps per explicar què és i quines utilitats té aquest instrument dins d’un sistema de gestió documental, mai et poses en la situació en la qual et trobaràs a la feina quan et demanen des de l’empresa que t’implantaran el gestor d’expedients a casa teva: ‘Necessito un catàleg de tipus documental per classificar aquells documents que rebeu i genereu des de la vostra empresa’.
Aquestes coses passen, sí… No preocupar-se, tenim instruments, guies, esquemes gratuïts, que ens facilitaran la confecció del quadre de tipus documental que utilitzarem a casa nostra.
Veurem primer l’opció que ens proposen des de les institucions de l’estat, tot fent un repàs de la normalització d’aquesta eina dins dels SGD.
Partint de l’objectiu i usos definits anteriorment, el tipus documental és un element indispensable en la catalogació dels documents. El Ministeri d’Hisenda i Administracions Públiques del Govern espanyol estableix unes condicions en la Norma Tècnica d’Interoperabilitat del Document Electrònic que han de ser considerades per a la seva aplicació als documents administratius electrònics i qualsevol altre document susceptible de formar part d’un expedient electrònic.
Anem per passes; en el desenvolupament de l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat (ENI), es van aprovar varies Normes Tècniques d’Interoperabilitat, obligatòries per totes les Administracions Públiques, entre les quals es troba la Norma Tècnica d’Interoperabilitat del Document Electrònic que estableix, entre altres coses, les metadades mínimes obligatòries per aquests documents. Una d’aquestes metadades és el Tipus documental, pel qual a més la mateixa Norma ofereix un esquema de valors.
La metadada Tipus Documental, s’estableix d’acord amb la Norma Tècnica d’Interoperabilitat del Document Electrònic com obligatori per l’entitat Document Simple. Aquesta metadada es defineix com el “Model estructurat i reconegut que adopta un Document en el desenvolupament d’una competència concreta…” i té l’objectiu primordial de normalitzar els noms assignats a cadascun dels documents administratius.
L’ENI per tant inclou un Esquema de Tipus Documentals que es limita a 21 valors estructurats de la següent forma: documents de decisió, documents de transmissió, documents de constància, documents de judici, documents del ciutadà i altres.

Com a segona opció tenim el Quadre de Classificació de Tipus Documentals de la Generalitat de Catalunya:
En relació amb aquest esquema de tipus documentals, l’any 2012 la Direcció General de Patrimoni Cultural en la seva recerca per normalitzar termes que es remunta a principis de segle, constata que el nombre de tipus documentals que inclou la llista de la Norma Tècnica d’Interoperabilitat del Document Electrònic era molt inferior a la de la Generalitat (vint-i-un tipus enfront més de cent quaranta) i s’opta per considerar cada tipus NTI com una categoria on incloure aquells tipus que tenen una funció similar.
Es crea una codificació per a cada tipus, a partir de la que utilitza l’NTI i com a extensió seva, és a dir, per mantenir la interoperabilitat entre administracions mantenen la codificació proposada des de l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat però per treballar internament des de la mateixa administració s’utilitzarà el llistat de tipus documental de la Generalitat.
Fent una reflexió sobre aquests dos models, pots arribar a conclusions com que en l’Esquema de Tipus Documentals proposats per l’ENI hi ha:
Falta de definició dels tipus documentals
Falta de varietat dels tipus documentals
Falta de control dels termes admesos
Falta de sistematització en la utilització i actualització dels tipus documentals emprats fins aleshores
I en canvi pel quadre de tipus documentals publicat per la Generalitat de Catalunya extreus unes altres conclusions:
Existeix una guia d’utilització del quadre de tipus documentals
Existeixen més de 140 tipus documentals, per varietat no serà
Mantenen la codificació de la NTI, afegint una extensió creada per la Generalitat per les noves tipologies del quadre
És un quadre que s’està revisant i actualitzant contínuament
Seria fàcil afegir una conclusió dient que el quadre de la Generalitat millora l’esquema de tipus documentals de la NTI, i en certs aspectes considero que el millora, però no em correspon a mi fer-ho i seria una lectura precipitada potser.
No deixaré una conclusió però sí una pregunta: Realment calen més de 140 tipus documentals per escollir quan generem o rebem un document? L’administració electrònica té l’objectiu, entre altres, d’afavorir l’eficiència interadministrativa; aquesta llista afavoreix la rapidesa i agilitat en els tràmits?

2 respostes a ““Casi 300””

  1. Lluís Cermeno Martorell ha dit:

    Hola
    agrair els comentaris i la valoració que es fa a l’article del Quadre de tipus documentals. Certament el debat sobre si són massa o pocs els tipus documentals l’hem tingut molt present a l’hora d’elaborar aquest instrument. El fet és que s’ha procurat fixar uns criteris d’identificació, s’ha descrit cada tipus i s’ha intentat evitar caure en un catàleg de documents. També s’ha procurat que els tipus documentals s’entenguin en el context (sèrie) a la que estiguin associats. Segurament manca un cercador de tipus que permeti agilitar les consultes al quadre. En tot cas el que creiem interessant és que els tipus ajudin a la interoperabilitat i a les cerques. A nivell d’interoperabilitat entre administracions ens agradaria poder constituir un grup interadministratiu per tal que el quadre inclogui tipus específics de totes les administracions. Els criteris que vàrem usar estan a:
    http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_i_gestio_documental/07_marc_normatiu/legislacio_de_catalunya/Guia-dUtilitzacio-i-quadre-de-tipus-documentalsv101DEFweb2015-1.pdf

  2. Lluís-Esteve Casellas ha dit:

    Lluís,
    Sense posar en dubte la qualitat del treball fet, el que no veig gens clar és que actualment la interoperabilitat es pugui construir sobre un un quadre de tipus tant ampli. No dubto que sigui possible en un escenari (que certament albiro llunyà…) en el qual totes les AAPP tinguin SGD totalment desenvolupats, però ara mateix és tot el contrari: la interoperabilitat només es possible sobre mínims, i aquests ara són els que estableix l’ENI.
    D’altra part, tinguem en compte que moltes AP han publicat també els seus catàlegs desenvolupats de tipus de documents. Una revisió superficial
    d’alguns d’ells mostra una certa diversitat preocupant, perquè majoritàriament sorgeixen del nostre àmbit professional.
    En qualsevol cas, aquestes tipologies sempre seran útils a nivell intern, però sincerament penso que no quant a interoperabilitat que, cal recordar-ho, remet només a l’intercanvi de documents, no (necessàriament) a la cerca d’aquests.

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *