Els sistemes que volem

L’altre dia llegia un plec de clàusules administratives i de prescripcions tècniques per a l’adquisició d’una aplicació per a la gestió d’uns processos. No sé si esteu revisant tots els plecs que es redacten per a l’adquisició de sistemes d’informació o sistemes de negoci a les administracions públiques però els requeriments tant funcionals com tècnics en relació a la gestió documental són dispars, si n’hi ha. I és bàsic definir-ho bé abans de la posada en marxa de qualsevol sistema que gestioni informació i documents perquè si no després estem venuts. D’això en som conscients des de fa molt de temps. És per això que van aparèixer iniciatives com l’ISO 16175 Principis i requeriments funcionals per a documents en entorns d’oficina digital que va publicar l’Associació d’Arxivers en la col·lecció Textos que ve de tot el treball dels australians en incidir en els sistemes de creació. Només cal que consulteu la pàgina web dels Arxius Nacionals d’Austràlia ( http://www.naa.gov.au/information-management/digital-transition-and-digital-continuity/information-is-interoperable/assessing/index.aspx ) per veure la seva tasca en relació amb el control i identificació dels sistemes ja sigui amb una “checklist” per conèixer el grau de compliment dels requeriments funcionals dels sistemes o tota la seva estratègia de continuïtat digital. Perquè al final el que tots busquem és això, la continuïtat digital, la capacitat de mantenir en ús la informació per a les necessitats de l’organització, el que diu la Llei 39/2015 de “garantir [….] la seva consulta independentment del temps transcorregut des que es va emetre”. Però com aconseguir aquesta continuïtat digital en el nostre entorn que tant anglesos com australians promouen si no tenim estratègies i polítiques estables en aquest sentit i no s’incideix en les funcionalitats i requeriments dels sistemes d’informació? Cap problema, l’arxiu electrònic únic ho soluciona perquè com comentàvem la Llei 39/2015 obliga a garantir l’autenticitat, la integritat i la conservació dels documents independentment del temps transcorregut. Però si ens parem a pensar, el que ens proposa és una visió limitada a “un arxiu electrònic únic dels documents electrònics que corresponguin a procediments finalitzats”. No tenim gaire garantia que en anys propers conservem tota la informació i les dades que l’organització necessitaria. Recordeu tots els llibres de registre, fitxes o censos que guardem als arxius i aporten tantes dades de la gestió de les organitzacions i ens ajuden a conèixer com eren? Ara tota aquesta informació ja no es recull ni es formalitza en documents ni s’entén per les organitzacions com part dels “procediments tancats” que s’han de conservar a l’arxiu electrònic de l’article 17. Estem parlant d’aplicacions de gestió de recursos humans, de l’espai públic, del padró, de la comptabilitat,…. Moltes vegades es demana a l’Arxiu la seva opinió i que revisi els plecs per a l’adquisició de programari o el seu desenvolupament quan es tracta de tramitadors que generaran expedients i, per tant, documents però no ens pregunten res quan es tracta d’adquirir o implantar altres sistemes de l’organització. “Si no hi ha documents, no cal avisar a l’Arxiu ni fer la integració amb el sistema de gestió documental” es pensa.  I tenim un problema quan l’organització és gran, llavors el problema es multiplica.

Autora: Marta Munuera

Potser no ens hem de preocupar de totes aquestes bases de dades i sistemes d’informació però estar clar que amb el pas del temps acaben essent un problema tant pels responsables de tecnologia com per als serveis que en fan ús. Tots hem patit els canvis tecnològics inevitables o el canvi d’estratègia tecnològica global de l’organització i com això afecta en la pèrdua d’informació quan s’intenten canviar alguns sistemes i no pots migrar-ho en condicions. I si aconsegueixes migrar part de la informació al nou sistema, perquè necessites part de la informació per a la continuïtat del negoci, la qualitat de les dades és dolenta. És llavors quan t’adones de l’important que hagués estat establir unes funcionalitats i requeriments en l’inici d’aquell sistema per a recollir les metadades que necessitaves, per normalitzar el contingut, per a produir dades fiables i reutilitzables, per a generar dades en formats que poguessin ser exportats i importants entre sistemes,…. Tot allò que ara voldries demanar-li al nou sistema i que com dèiem a l’inici és tan important: uns requeriments en gestió documental. Però no pensem que amb la afegitó “i que compleixi amb la política de gestió documental i amb les Normes d’Interoperabilitat i Seguretat” ens garanteix que el sistema que implantem ho compleixi. No siguem ingenus. La intenció que els desenvolupadors de software tinguin en compte tots aquests requeriments, entenguin que es vol dir això i ho tinguin en compte quan desenvolupen les seves solucions està lluny de ser una realitat. Estem realment segurs que som prou específics i clars en com s’introdueixen aquests requeriments als plecs o ens quedem en un àmbit massa teòric sense concretar perquè s’executi? Pensem que posant que si l’empresa que ens dóna un servei externalitzat en la gestió de la informació tanca, ens han de garantir el retorn de la informació en un format obert i el codi font de l’aplicatiu podrem recuperar la informació i gestionar-la nosaltres sense problemes? Apareixen massa dubtes en el manteniment i ús de la informació en els sistemes que ara funcionen a les organitzacions. Ja ens hem trobat amb molts casos de no poder garantir l’accés ni la preservació de les dades. Però hem après dels errors? Les coses s’estan fent d’una altra manera? Potser la resposta la trobarem revisant els plecs de les administracions públiques per adquirir i implantar sistemes d’informació dels últims anys i en les polítiques i estratègies de continuïtat digital que tenen…. si és que existeixen….. Ah si, l’arxiu electrònic únic….. Per què això no em dóna la confiança necessària?