Fem-ho fàcil? Els grups de gestió documental de la XAM: treballem en xarxa

La Xarxa d’Arxius Municipals (XAM) constituïda l’any 2003 és l’instrument de col·laboració de la Diputació de Barcelona per tal de garantir la correcta gestió del patrimoni documental local (http://www.diba.cat/web/opc/xam). Entre les seves funcions hi ha l’optimització dels recursos, la potenciació de la qualitat dels serveis, i l’acompanyament en el compliment de les obligacions jurídiques pel que fa a gestió documental i arxiu, amb l’objectiu final de garantir l’accés i potenciar la difusió dels fons documentals municipals en tots els àmbits.

En paraules de Jaume Enric Zamora, Cap d’Unitat de la Xarxa d’Arxius Municipals, «el nou paradigma d’administració sorgit de les lleis 39 i 40/2015 obliga als tècnics de l’Oficina de Patrimoni Cultural (OPC) a reelaborar el sistema de gestió documental que van construir arran de les disposicions de la llei d’arxius 10/2001.  Ara ens basem en les següents premisses: neutralitat tecnològica, usabilitat per a tots els ajuntaments a que dóna servei l’OPC i transversalitat en el desenvolupament de les eines en col·laboració entre diferents professionals. Aquestes premisses, però, han d’anar acompanyades del treball en xarxa».

El treball en xarxa és una marca de referència de la Diputació de Barcelona, un dels elements identificatius de la institució. Només cal fer una cerca a internet per adonar-se’n. Les tipologies de la XAM ─Programa de Manteniment i Central de Serveis Tècnics─, són filles d’aquest esperit i el porten a la pràctica de manera holística. L’OPC potencia la cooperació entre els integrants dels diferents programes de la XAM però també en el cosmos intern dels serveis que ofereix la Diputació de Barcelona als ens locals ─GiD, SAGEL, DSTSC, etc.─, i estén el treball en xarxa a altres institucions que en el compliment de les seves funcions donen serveis de gestió documental als ens locals. Un exemple ben clar és la participació en l’elaboració i manteniment del model de Quadre de Classificació dels ens locals (http://cultura.gencat.cat). Un altre exemple és les aportacions al model de tipus documentals elaborat per la Generalitat de Catalunya. L’objectiu final és aconseguir estàndards i normes tècniques de referència.

Comunitat virtual XAM

Aconseguir una neutralitat, usabilitat i transversalitat en la gestió documental que ens porti més enllà de la tecnologia serà més fàcil si disposem d’estàndards i normes tècniques de referència i d’instruments de consens professional. A part, cal desenvolupar eines d’elaboració pròpia que han d’acabar convergint en els dos primers ítems: estàndard o instrument de consens. Per això, l’OPC posarà a disposició pública els instruments elaborats per establir sinèrgies que portin a models de consens que facilitin la implantació d’un sistema de gestió documental neutral, usable i transversal. I ho farà amb la voluntat que es vagin perfeccionant i elaborant noves eines i procediments que han de permetre que des de l’anomenada e-administració els governs locals puguin seguir donant resposta a la creixent demanda de transparència, responsabilitat i disponibilitat de dades i serveis interoperables per part de la ciutadania.

Un cas pràctic del treball en xarxa, col·laboració i coordinació des de l’OPC és l’aprofitament de sinèrgies. Per exemple, arran de les propostes d’arxivers usuaris d’eines tecnològiques per crear un grup de professionals d’arxiu a l’entorn de les aplicacions de l’empresa Grupo Meana. Aprofitant la idea, l’OPC potencia la formació de grups d’usuaris de diferents aplicacions tecnològiques per resoldre dubtes i crear aliances. Com diu Francesc Giménez (AM Sant Cugat del Vallès), «el Grup GD-Meana es va formar el juny de 2017 amb l’objectiu de crear un espai de trobada, d’anàlisi i de discussió positiva per aquells arxius que tenen alguna de les solucions de Grupo Meana i que estan implicats en la definició dels criteris de gestió documental dins l’eina». De manera semblant, Gemma Carretero (AM Torelló) afirma que «el GD-Audifilm va sorgir entorn a la XAM de la Diputació de Barcelona al setembre de 2017, per la voluntat d’un grup d’arxivers que veien necessària la creació d’un espai comú per a compartir experiències, reflexionar, estudiar  i proposar solucions d’una manera col·lectiva i coordinada al proveïdor». Els grups s’organitzen de manera autònoma i alguns integrants fan d’enllaç amb l’OPC, que hi és present amb un arxiver itinerant que al seu torn fa de transmissió del coneixement generat entre els grups.

La funció de l’OPC, a banda de l’esmentat, és posar a disposició dels integrants dels grups les eines de què disposa, des d’espais de treball a entorns tecnològics com la comunitat virtual de la XAM. Fer d’enllaç amb altres administracions per elevar els continguts realitzats pels grups a estàndards. Compartir el coneixement entre els grups fent de corretja de transmissió i d’enllaç, i potenciar la formació de nous grups d’usuaris d’altres aplicacions tecnològiques. En definitiva, fer xarxa, aprendre, compartir, contribuir a la creació d’estàndards i d’eines de consens. Coneixements conjunts que després es puguin aplicar amb independència de la solució tecnològica escollida. Preguntats, des del GD-Audifilm afirmen que «es valora molt positivament l’experiència que suposa el treball en xarxa i es continuarà treballant per a la consecució d’uns objectius que suposin una millora del programa pel que fa a la gestió documental». Mentre que els de GD-Meana valoren «poder identificar requeriments comuns i elaborar propostes de millora en relació a la gestió documental, en tot el seu cicle de vida, amb la idea d’optimitzar recursos i estandarditzar eines, que es traslladin a l’aplicatiu per tal que les puguin valorar i planificar en noves versions».

GD-Meana està integrat per Bigues i Riells, Caldes de Montbui, El Prat de Llobregat, L’Hospitalet de Llobregat,  La Garriga, Manlleu, Sant Cugat del Vallès, Tona, Vic, Salou i el Consell Comarcal Vallès Occidental.

GD-Audifilm està integrat per Malgrat de Mar, Matadepera, Mollet, Montornès del Vallès, Sant Andreu de la Barca, Sant Joan Despí, Sant Vicenç dels Horts, Torelló i el Consell Comarcal del Vallès Oriental.