Garantir una descripció de qualitat per garantir un òptim accés a la informació

Una de els tasques a les que s’ha dedicat més temps als arxius és la descripció. El motiu està clar: l’accés. Si la documentació no es descriu adequadament, difícilment quan facis una cerca trobaràs res. Evident, no? Tot gira entorn a l’accés.

Tothom vol posar-se davant d’una pantalla, posar la paraula clau i que aparegui el resultat d’una cerca (també conegut com “vull un google”). És per això que als arxius s’han invertit hores en descriure o millorar la descripció que venia feta pels productors de la documentació.

Anys treballant i normalitzant amb la NODAC o actualment aplicant el que presenta el RIC.

Fa uns anys amb l’explosió de la documentació electrònica tothom es va a posar a treballar en cercar la manera de descriure i van aparèixer els vocabularis o models de metadades.

Tothom va pensar en aquells moments que si tot es descrivia des de la creació de la documentació, ja no tindríem problemes i podríem garantir aquesta descripció i, el més important, tenir tota la informació de context, un dels aspectes que els arxius cerquem garantir passi el que passi. I què ha passat? Que sents a companyes i companys que estan a arxius com el Nacional o els arxius centrals de la Generalitat o a un arxiu municipal que quan els transfereixen els expedients o documents electrònics han de revisar i refer tota la descripció o han d’intentar mapejarles diferents bases de dades i es tornen micos intentant quadrar metadades.

Quin sentit té això? Però quin és el problema? En teoria tenim requeriments, estàndards, normes i recomanacions. Agafem per exemple les normes tècniques d’interoperabilitat i tota la tasca que s’està fent des de l’administració electrònica aplicant la Llei 39/2015 on es fa esment de la necessitat de les metadades mínimes. Però quines són aquestes metadades mínimes? Són suficients? Serveixen realment? El problema, la majoria de les vegades, és que aquestes metadades hi són però la qualitat és deficient.

Com s’han informat aquestes dades potser ha respòs a unes necessitats immediates del productor o s’han vist condicionades per l’ús d’un aplicatiu informàtic. I aquí arribem al punt crític: la creació de la documentació dintre de sistemes d’informació que no compleixen els requeriments o que no s’han treballat des d’un punt de vista multidisciplinar.

No es pot garantir la continuïtat, l’ús de la informació si no es garanteixen uns requeriments. Ja no estem parlant d’un cicle de vida lineal si no d’un cercle continu d’accés a la documentació i els períodes entre el període actiu i el que coneixíem com arxiu històric es fan més curts. Per tant és bàsic que els equips i diferents tipus d’arxius col·laborin perquè quan tota la documentació arribi a l’arxiu “històric”, o al que coneixíem com a tal, no haguem de tornar a fer la feina i malbaratem els pocs recursos que tenim. Potser cal aquesta reflexió alhora de pensar quin sistema volem i quines estructures tenim. Però això no serà la solució a tota la problemàtica.

Com comentàvem el punt calent està en la creació, en la generació de la documentació als sistemes d’informació dels productors. I aquí és quan veiem que per garantir l’ús, la preservació i l’accés cal fer gestió documental i estar a l’inici de la creació.

El problema és que podem ser-hi i posar-nos d’acord entre tots per què hi hagi uns criteris i uns requeriments, però després, què passa si no es compleixen? si l’eina que s’utilitza no t’ho permet?

La clau està en tenir una autoritat o una entitat pública que certifiqui les eines i sistemes informàtics. Si un aplicatiu no compleix, té la certificació de compliment dels requeriments, no es pot utilitzar dintre de l’administració. Així de simple però a la vegada així de complicat. Com donem autoritat per fer-ho i canviem els sistemes d’adquisició perquè els plecs incloguin l’obligatorietat d’aquesta certificació?

Si ens parem a pensar, aquesta seria l’única solució de garantir uns mínims de compliment i qualitat. L’administració pública ha de ser conscient i responsable en l’ús d’eines informàtiques. Els recursos no són il·limitats i no podem estar malbaratant en eines que nos ens donaran el resultat que cerquem o que ens faran gastar més recursos en posteriors fases. S’ha de prendre aquesta consciència i fins que no es faci continuarem lluitant en el dia a dia, cadascú amb les seves possibilitats, perquè puguem garantir aquesta continuïtat i sobretot l’accés de la ciutadania a la informació.