Somnis d’administració electrònica en matalassos de paper

Estant plenament d’acord amb el títol i l’objectiu del post de Sergio Nanín (“Els legisladors somien administració electrònica?” a La Dada, 15 d’agost) sobre la desconfiança en l’e-Administració que es pot deduir del Reial Decret 128/2018, que regula el règim jurídic dels funcionaris de l’Administració Local amb habilitació de caràcter nacional, crec, tanmateix, que exemplificar-ho en l’article 3.d) pot portar a confusions.

Manual d’acords de 1476 del Consell de la ciutat de Girona, les actuals actes del ple/Retransmissions d’un ple a l’Ajuntament de Girona.

Convé recordar que l’article 3.d) detalla l’obligació de la secretaria de la corporació a aixecar acta de les sessions dels òrgans col·legiats i, si les actes són electròniques, a fer-ne un extracte en paper. Certament, juristes en la cresta de l’onada tecnològica i també tecnòlegs han saltat contra aquest precepte. Però abans d’afegir-nos-hi, tinguem en compte quin és el bagatge real d’aquests professionals en gestió de documents digitals, perquè sovint descobrirem que solen tenir conceptes absolutament docucèntrics i, també, criteris d’autenticitat orientats únicament a la signatura digital i no a la presumpció d’autenticitat basada en el context.

Incloure el terme “paper” semblaria un error, però cal tenir clar que en relació amb les actes, l’article 3.d) deixa clar que només es tracta d’un extracte. Per tant, en principi, un tema menor.

Si les actes són digitals hi ha, no obstant això, una qüestió de fons en absolut irrellevant, sobretot si parlem de les actes del ple. Per què? Doncs perquè si parlem de plens en digital fàcilment a tothom li ve al cap la possible alternativa a la transcripció de les sessions: la videoacta.

Què hauríem de tenir clar sobre les solucions habituals de la videoacta?

• Com a document audiovisual la seva resolució és molt baixa i, sovint, els formats, no són els recomanables per a una preservació a llarg termini.
• Ara per ara no és integrable als sistemes de gestió documents, i si la resolució del vídeo fos l’adequada encara ho seria menys: a més resolució, més pes.
• Les solucions actuals tampoc incorporen una gestió de repositori segur, almenys fins ara, i caldrà veure com s’integren en la “ficció arxiu-electrònic-únic”.
• Atesos els punts anteriors, cal tenir clar que la seva autenticitat es basa únicament en la signatura electrònica i, molt em temo, que en la seva resignatura periòdica.

Si es resolguessin els punts anteriors encara caldria recordar que, ara per ara, la recuperació de la informació és molt més fàcil i estesa si es fa sobre  informació escrita que no pas sobre àudio, i més quan les aplicacions de subtitulació automàtica no són encara habituals. Tenen els ajuntaments capacitat per a oferir aquestes solucions? No ho crec pas. Si la finalitat dels extractes és la seva publicació a la Seu electrònica, crec sincerament que ara mateix aquesta fórmula afavoreix més la transparència que no el vídeo d’un ple amb debats maratonians.

Finalment, encara seria possible un altre debat entorn de si aquests extractes han de ser o no en paper. En aquest sentit, els documents essencials d’una institució, entesos com aquells que aporten informació de valor per comprendre a llarg termini les funcions i les activitats desenvolupades per una organització – per tant, no tots els de conservació permanent ni els documents vitals per a la continuïtat del negoci – han d’estar només en suport digital? Al meu parer no, però en qualsevol cas aquest seria un altre tema.

En altres paraules, que la modernitat no ens faci imprudents, sobretot quan parlem de documents que constitueixen el moll de l’ós de la institució. I això no contradiu que estigui d’acord amb el post de Sergio Nanín en que, efectivament, els legisladors segurament somien en l’administració electrònica, però sense ser del tot conscients del que suposa, o bé amb una visió molt a curt termini, o molt pitjor: les dues coses. Per tant, somnis digitals encara sobre matalassos farcits de paper.