Tema 32. La funció divulgativa dels arxius. Productes de difusió i xarxes socials

La funció divulgativa als arxius: concepte i límits

Els arxius tenen reconeguda normativament la funció de difusió  i organització d’activitats de divulgació en relació amb el patrimoni documental. A la llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents, s’estableixen les funcions i àmbits de competència següents:

– Arxiu Nacional de Catalunya, art. 27. b): Ingressar, conservar i difondre els fons i els documents privats que per llur valor testimonial i referencial concerneixin Catalunya i siguin d’una rellevància especial.

– Arxius comarcals, art. 30. d):  Ingressar, custodiar i difondre la documentació que estableix aquesta Llei.

– Arxius municipals, art. 32. c): Potenciar l’organització d’activitats de divulgació i de foment de la recerca.

Pel que fa als titulars de documents privats (art. 13. c), tenen l’obligació de permetre-hi l’accés a les persones que acreditin documentalment la condició d’investigadores. Per tal de donar compliment a aquesta obligació, el titular del document té dret a dipositar-lo temporalment i sense cost en un arxiu públic del Sistema d’Arxius de Catalunya. Segons l’article 14 els arxius públics poden tractar arxivísticament els documents que els hagin dipositat els propietaris de documents privats. Els arxius públics també poden facilitar la difusió dels documents amb finalitats culturals. Facilitar l’accés als documents en les condicions generals aplicables a la documentació pública.

Així, la llei d’arxius estableix dues modalitats: la difusió dels fons i els documents o documentació i les activitats de divulgació. Quina diferència hi ha entre difusió i divulgació?

L’accepció de la paraula difusió pròpia de la física és “propagació d’una radiació en múltiples direccions després d’ésser reflectida per una superfície o de travessar un medi determinat”. En l’àmbit de la comunicació, aquest nom significa, concretament: “Nombre d’exemplars d’una publicació arribats a destinatari” o bé “pas per antena”, ràdio i televisió“. Difusió seria, doncs, l’acció de comunicar adreçada a múltiples sectors de la ciutadania, realitzada per part d’un arxiu o agent cultural, però també els efectes de l’acció, és a dir el nombre de persones a qui ha arribat aquest missatge o informació que s’ha comunicat. Com la radiació, la difusió és una actuació dinàmica i global. Divulgar significa fer arribar a coneixement d’un gran nombre de persones, fer públic. Els significats de les dues paraules han esdevingut pràcticament sinònims, però en el cas de la divulgació l’etimologia resulta molt aclaridora: es tracta d’una paraula derivada, formada a partir del substantiu llatí “vulgus” (que significa poble entès com a multitud o masses). La divulgació implica, doncs, que el missatge o informació arribi a un gran nombre de persones, és a dir, que esdevingui popular.

De fet, la difusió designa més aviat la funció genèrica, amb un abast molt ampli, s’identifica pràcticament amb la comunicació i el màrqueting. També s’aplica concretament als fons i als documents, al fet de fer-los assequibles i donar-los a conèixer. En canvi, la divulgació consisteix d’organitzar accions de difusió que arribin al màxim nombre de persones possible. Per aquest motiu, la divulgació se sol aplicar a les activitats de tipus cultural que poden organitzar els arxius, també a les accions de difusió a les xarxes socials. La divulgació requereix l’elaboració de continguts i la creació de recursos per a usuaris no especialitzats, amb perfils molt diferents dels tradicionals investigadors o usuaris especialitzats.

Hi ha dos límits que cal tenir en compte a l’hora de dur a terme qualsevol acció de difusió per part dels arxius: si els continguts que es volen difondre contenen dades personals especialment protegides i el respecte als drets dels autors dels documents si els documents són creacions originals.

Pel que fa a la protecció de dades, cal tenir en compte els límits al dret d’accés que estableix la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern (art. 21 i 23). Per a dubtes en l’aplicació dels límits d’accés a la informació pública és interessant consultar els dictàmens i informes de la Comissió de Garantia d’Accés a la Informació, disponibles en línia al cercador de la pàgina web d’aquest organisme.

Pel que fa a la propietat intel·lectual, és molt important saber quins documents poden ser considerats obres de creació, per tant, objecte de protecció. També cal conèixer en què consisteixen els drets d’autor i la seva vigència. Tots aquests aspectes són regulats pel RD 1/1996, de 12 de abril, pel qual s’aprova el text refós de la Llei de Propietat Intel·lectual, en què es regularitzen, s’aclarei·
xen i s’harmonitzen les disposicions legals vigents sobre la matèria.

 

Activitats “tradicionals” de divulgació

La tipologia d’activitats que es poden tenir en compte a l’hora de fer difusió és molt diversa: Joan Boadas l’any 1994 analitzava quines eren les accions més habituals dels arxius catalans en l’àmbit de la difusió (Boadas, 1994). Actualment el ventall s’ha anat ampliant a base de creativitat i tecnologia; així s’organitzen propostes de tipus acadèmic però també d’altres més afins al lleure. La relació que va fer Susanna Vela (Vela, 2001, p. 159-164) juntament amb les proposades a les X Jornades d’arxivística de Catalunya (Fontanals, Saurí i Serchs, 2005.  p. 153-188) és molt exhaustiva i s’utilitzà com a base al Manual d’arxivística i gestió documental (Serchs; Suquet, 2009, p. 484-485). Abasta els tipus “tradicionals” d’activitats de divulgació següents:

  • Visites a l’arxiu.
  • Cursos i jornades.
  • Cicles de conferències.
  • Concursos, es poden vincular a beques i publicacions.
  • Itineraris o trajectes amb observació.
  • Jocs de pistes, gimcanes o Escape Room.
  • Maquetació, reproducció a escala d’objectes i ambients.
  • Dramatitzacions i recreacions, també denominades simulacions històriques.
  • Fires i festivals tematitzats.

Però a l’actualitat cal revisar els formats tradicionals de les activitats, tenint en compte:

  • Que les activitats comptin amb recursos en línia, tant per a la seva difusió com en la seva realització.
  • Que es produeixin de manera equilibrada activitats presencials i virtuals.
  • Que els recursos que es desenvolupin per a l’accés en línia també ofereixin eines per a realitzar activitats virtuals de difusió com exposicions, jocs, etc.
  • Que es facin campanyes coordinades interdisciplinàries i globals a nivell de territori perquè això contribueix a una major visibilitat del patrimoni documental català i dels arxius. És recomanable que les accions dels arxius s’emmarquin dins les polítiques culturals de les institucions a les quals pertanyen.
  • Que es procuri cercar el partenariat o col·laboració amb agents específics (segons l’activitat) o bé el patrocini d’empreses privades. La col·laboració permet la realització de projectes de major abast, tant a nivell de recursos com de difusió.

 

Productes de divulgació: publicacions i merxandatge

Un dels productes més habituals dels arxius són les publicacions, vinculades o no a activitats com exposicions, jornades, etc. La tipologia de publicacions que es realitzen des dels arxius és ben variada; bàsicament, es pot mantenir la classificació proposada al Manual d’arxivística i gestió documental (Serchs; Suquet, 2009, p. 485-487):

  • Desplegables i fulls volants: díptics, tríptics i altres formats
  • Instruments de descripció dels arxius: guies, inventaris, catàlegs o índexs.
  • Notes de premsa i articles en revistes locals o especialitzades.
  • Butlletins i revistes pròpies o en col·laboració.
  • Llibres d’història local, itineraris sobre qualsevol aspecte del patrimoni cultural relacionat amb la documentació, materials pedagògics o catàlegs d’exposicions.
  • Edicions facsímils de documents, àlbums fotogràfics.
  • Miscel·lànies i col·leccions comentades de textos i documents.

També es poden produir edicions de postals, calendaris, cartells, punts de llibre, pins, objectes i altres elements amb imatges corresponents a la documentació de l’arxiu –documents singulars, fotografies, cartells, gravats, mapes, plànols, manuscrits, pergamins, segells, etc.

Un recurs de gran acceptació entre el públic és l’edició facsímil o en suport digital d’imatges de fons o col·leccions de l’arxiu –documents, cartells, fotografies, etc.

Però a l’actualitat, de la mateixa manera que s’ha comentat per a les activitats, per als productes cal tenir en compte:

  • Que la seva edició pot ser limitada i molt selectiva en paper, però que majoritàriament han d’estar disponibles en línia.
  • Que els recursos que es desenvolupin per a l’accés en línia també ofereixin apartats on fer publicacions en línia o bé posar a disposició publicacions en format digital.
  • Que es facin campanyes de difusió coordinades interdisciplinàries i globals a nivell de territori perquè això contribueix a una major visibilitat del patrimoni documental català i dels arxius.
  • Que es procuri cercar el partenariat o col·laboració amb agents específics (segons l’activitat) o bé el patrocini d’empreses privades.

 

Campanyes de sensibilització i difusió per xarxes socials

 També és recomanable la programació d’accions per fer campanyes de sensibilització relatives al valor del patrimoni documental i dels arxius; una de les conseqüències sol ser l’increment d’ingressos de documentació aportada per particulars.

A banda, per a les institucions gestores del patrimoni cultural (arxius, museus, biblioteques, etc.) la difusió dels serveis i dels programes és tan important com la programació de les activitats i, perquè sigui efectiva, s’ha d’adequar als usuaris als quals es vol adreçar (format, redacció i canals per fer circular la informació com trameses, cartells, taulells, pancartes, notes de premsa, agendes, etc.)

Però de la mateixa manera que s’ha comentat per a les activitats i els productes, en la programació de campanyes de qualsevol tipus, cal tenir en compte que:

  • Han de ser visibles en línia.
  • Cal desenvolupar recursos per facilitar la col·laboració o participació dels ciutadans en línia.
  • S’han d’organitzar de manera coordinada, interdisciplinària i global a nivell de territori.
  • És important cercar el patrocini o la col·laboració d’empreses o institucions privades.

En aquest àmbit i, en general, per a qualsevol acció de divulgació, és de gran interès treure rendiment de les xarxes socials i aplicacions de la web 2.0 com Facebook, Twitter, Pinterest, Instagram, Wikipedia, You Tube, Flickr, Blogger, etc. Per als arxius, les xarxes ofereixen un mitjà de divulgació lowcost amb unes possibilitats de difusió que superen amb escreix les activitats o canals tradicionals. Simplement cal invertir-hi temps i tenir clars els criteris; en aquest sentit són de molta utilitat les guies d’ús de les xarxes socials que la Generalitat de Catalunya i diferents institucions han publicat a Internet. L’escassa dedicació dels arxius a aquests recursos poden ser a causa de la limitació imposada pels drets d’autor, dels quals tanta consciència hi ha entre els arxivers, però també a la manca de temps o a l’angoixa que genera exposar-se a la crítica (Cruz, 2017).

Les xarxes socials ofereixen nous espais de relació amb els usuaris, en els quals aquests tenen un paper actiu, escullen continguts i també esdevenen autors; en el cas de Twitter, molt enfocat a la publicació de notícies i opinions, es parla concretament de ciutadans periodistes. Per tant, l’activitat de les xarxes socials és molt participativa i es basa en l’acció de compartir, d’acord amb la filosofia de la web 2.0.

L’èxit es basa en el nombre de seguidors i tothom el pot assolir, no només les persones famoses o les institucions amb més recursos. En aquest sentit les aplicacions 2.0 han estat decisives en la democratització dels recursos. Tanmateix, lluny dels criteris dels community managers, als arxius ens interessa analitzar honestament la qualitat dels seguidors, ja que les nostres actuacions a les xarxes socials han de tenir eficàcia per a la divulgació. Hi ha aplicacions, com la Fakefollower Check, que permeten discriminar els usuaris fake i inactius dels usuaris actius.

A  l’hora d’emprendre accions de divulgació a través de les xarxes socials, cal tenir present els aspectes estratègics següents (Cruz, 2017):

  • Prioritzar el treball en les més populars (Facebook, Twitter, Instagram).
  • Obrir comptes en diverses xarxes i connectar-los entre ells.
  • Connectar els comptes amb perfils (d’institucions o persones físiques) similars o afins.
  • Escollir bé el nom del compte i les imatges (perfil i portada), que siguin comunes en els comptes en les diferents xarxes.
  • Juntament amb les imatges, establir els tipus de continguts, ja que serviran per construir la marca en línia de l’arxiu, és a dir, la seva imatge a través de les xarxes socials (branding o gestió de la marca).
  • També és important establir el calendari editorial, és a dir, el nombre i periodicitat de les publicacions (generalment es planifica per setmana). Segons les característiques de la xarxa social són recomanables uns dies i unes franges horàries determinades. Cal que el calendari sigui dinàmic sense esdevenir feixuc.

La política de continguts és determinant en les accions divulgatives a través de les xarxes socials, així com el seu correcte etiquetatge, procurant aplicar  els hashtags més buscats, per tal que les publicacions puguin ser recuperades en el màxim de cerques. En general, les fotografies antigues constitueixen un reclam molt popular, també ho són els audiovisuals. A més, es poden publicar documents que resultin atractius per diferents motius (contingut, rellevància, estètica), però aquests s’han de publicar a intervals més espaiats i amb enllaços a articles o textos explicatius per ampliar la informació.

Les xarxes socials se solen utilitzar per fer publicitat de les activitats o esdeveniment organitzats pels arxius o per publicar notícies culturals generades pel mateix arxiu o altres, compartint, en aquest cas, publicacions de comptes de perfils afins. La difusió de les publicacions editades pels arxius a través de les xarxes sol ser un recurs eficaç. També és habitual la publicació d’articles i imatges en directe, durant la realització d’una activitat.

Per una altra part, és interessant la difusió dels mateixos serveis, mostrant aspectes no visibles al públic com tasques arxivístiques de tractament dels documents, per exemple. L’elaboració i disseny dels continguts dependrà sobretot de les característiques de la xarxa, si bé Facebook és molt versàtil i oberta, Twitter és més directa i espontània i està enfocada a la publicació de notícies; Instagram, en canvi, es basa en la fotografia.

 

Normativa bàsica
Llei 16/1985, de 25 de juny, del Patrimoni Històric Espanyol. [Consulta: 22 de maig de 2020]
Llei 22/1987, d’11 de novembre, de Propietat Intel·lectual. [Consulta: 22 de maig de 2020]
Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català. [Consulta: 22 de maig de 2020]
RD 1/1996, de 12 de abril, pel qual s’aprova el text refós de la Llei de Propietat Intel·lectual, en què es regularitzen, s’aclareixen i s’harmonitzen les disposicions legals vigents sobre la matèria. [Consulta: 22 de maig de 2020]
Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents. [Consulta: 9 de maig de 2020]
Llei 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern. [Consulta: 22 de maig de 2020]
Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern. [Consulta: 22 de maig de 2020]

 

 

Publicacions i enllaços d’interès
ALBERCH, Ramon; BOADAS, Joan. La función cultural de los archivos, IRARGI. Centro de Patrimonio Documental de Euskadi, 1991, 94 p.
BOADAS, Joan. “L’estratègia de difusió dels arxius catalans: anàlisi d’actuacions i algunes propostes”. Lligall. Revista catalana d’arxivística. Núm. 8 (1994). P. 157-175. [Consulta: 22 de maig de 2020]
BOADAS, Joan. “Gestió cultural, partenariat i arxius”. Dins: DOMINGO, Joan i MATAS, Josep (coord). Els arxius: l’experiència catalana. Barcelona: Associació d’Arxivers – Gestors de Documents de Catalunya, 1995, p. 117-119.
BOIX, Lurdes. “Historia, ciudadanía y turismo cultural”. Dins:Archivos y cultura: manual de dinamización. Gijón: Ediciones Trea SL, 2001, p. 107-134.
Comissió de Garantia del Dret d’Accés a la Informació Pública. [Consulta: 22 de maig de 2020]
CRUZ ESPINOSA, Adrián. “La difusió dels arxius de Catalunya a les xarxes socials. Situació actual i bones pràctiques per a un futur immediat”. Lligall. Revista catalana d’arxivística. Núm. 40 (2017). P. 80-99. [Consulta: 22 de maig de 2020]
FONTANALS, Reis; SAURÍ, M. Concepció; SERCHS, Jordi. “La comunicació externa dels arxius a Catalunya: per a un feed-back global”. Lligall. Revista catalana d’arxivística. Núm. 23 (2005).  P. 153-189. [Consulta: 21 de maig de 2020]
Enquesta de consum i pràctiques culturals. Institut d’Estadística de Catalunya. Generalitat de Catalunya. [Consulta: 20 de maig de 2020]
GARCÍA RIBAS, Carmen. “Claus per a una comunicació eficaç”. Lligall. Revista catalana d’arxivística. Núm. 23 (2005). P. 11-16. [Consulta: 21 de maig de 2020]
Guia de xarxes socials de la Generalitat de Catalunya. [Consulta: 25 de maig de 2020]
GRAELLS COSTA, Jordi. “Les xarxes socials revolucionaran la professió de l’arxiver”. Lligall. Revista catalana d’arxivística. Núm. 32 (2011). P. 158-171. [Consulta: 25 de maig de 2020]
GRAU PUJOL, Josep M. T.; GÜELL, Manel. “La difusió dels arxius a través de la premsa diària. L’exemple de la dearcació de Tarragona”. Lligall. Revista catalana d’arxivística. Núm. 24 (2005). P. 241-282. [Consulta: 20 de maig de 2020]
HALLAM SMITH, Elizabeth. “Establint contactes: els arxius i el públic”. Lligall. Revista catalana d’arxivística.  Núm. 23 (2005). P. 87-89. [Consulta: 21 de maig de 2020]
JORGE DE LOS ÁNGELES, Melany Valentina (2018). Els arxius i la generació digital: el tractament arxivístic de les xarxes socials. Treball de recerca del Màster d’Arxivística i Gestió de Documents de l’Escola Superior d’Arxivística i Gestió de Documents (Treballs fi de Màster i de Postgrau) [Consulta: 26 de maig de 2020]
MAURI MARTÍ, Alfred. “La imatge de l’arxiu”. Lligall. Revista catalana d’arxivística. Núm. 9 (1995). P. 97-103. [Consulta: 22 de maig de 2020]
MAURI MARTÍ, Alfred. “El archivero como mediador”. Factor GDA. 17 de març, 2015. [Consulta: 20 de maig de 2020]
NAVARRO, Natàlia. “Difusión y tecnologías de la información”. Dins: Archivos  y cultura: manual de dinamización. Gijón: Ediciones Trea SL, 2001, p. 135-158.
PIETERSE, Wilhemina. “L’arxiu i la difusió”. Lligall. Revista catalana d’arxivística. Núm. 10 (1995). P. 189-195. [Consulta: 21 de maig de 2020]
SAURÍ ROS, M. Concepció. “Mitjans de comunicació I arxius municipals: l’experiència de l’Arxiu Municipal de Palafrugell”. Lligall. Revista catalana d’arxivística. Núm. 15 (1999). P. 185-207. [Consulta: 20 de maig de 2020]
SERCHS, Jordi; SUQUET, M. Àngels. “Els arxius i la comunicació”. Dins: CAPELL, Emília; COROMINAS, Mariona (coord.). Manual d’arxivística i gestió documental. Barcelona: Associació d’Arxivers de Catalunya, 2009, p. 465-506.
SUQUET, M. Àngels. “Els arxius com a agents culturals”. Lligall. Revista catalana d’arxivística. Núm. 21 (2003). P. 73-84 [Consulta: 20 de maig de 2020]
TERRADELLAS PRAT, ENRIC. “L’ús del Twitter en el món dels arxius“. Lligall. Revista catalana d’arxivística. Núm. 33-34 (2012). P. 34-64. [Consulta: 20 de maig de 2020]
Ús professional de les xarxes socials: pla de comunicació 2.0 i guia d’usos. 4. Guia d’usos i estils a les xarxes socials d’administracions públiques. Diputació de  Barcelona. [Consulta: 25 de maig de 2020]

 

 

Fitxa creada per: M. Àngels Suquet i Fontana
  Arxiver de l’Ajuntament de Sant Feliu de Guíxols
Més informació o forma de contacte: http://arxiumunicipal.guixols.cat/
Fitxa publicada en data: 15/07/2020
Actualització en data: 08/12/2020