Tema 8. Els valors dels documents d’arxiu

El concepte valor és definit a la DIEC com a “qualitat o conjunt de qualitats que fan que alguna cosa o alguna persona sigui preuada, valgui”. Aplicat als documents d’arxiu es refereix a la qualitat o al conjunt de qualitats que fan que els documents siguin preuats i útils. Els documents són preuats perquè potencialment tenen molts usos: serveixen de prova jurídica, protegeixen drets, són testimoni històric, són prova administrativa, legal i financera a les administracions modernes, són la base del retiment de comptes, alhora que il·lustren objectes, accions, pensaments i sentiments.

Aquests valors són inherents als documents des del moment de la gestació perquè són evidència de l’activitat dels productors i actius d’informació. Els documents poden combinar diversos valors que varien amb el temps. Els programes de gestió documental tenen procediments reglats d’avaluació per tal de determinar els valors de les sèries documentals i implantar calendaris de conservació i polítiques de custòdia d’acord amb aquests valors.

Teoria dels valors dels documents

La teoria dels valors és el fonament teòric de la presa de decisió sobre quins documents s’han de conservar i durant quant de temps. S’ha desenvolupat al llarg del segle XX, d’acord a quatre períodes, cadascun dels quals reflecteix els valors imperants en cada moment i, per tant, els criteris de valoració dels documents han anat canviant amb el temps.

Als anys 20 i 30 del segle XX l’arxiver anglès Hilary Jenkinson (A Manual of Archive Administration, 1922) considerava que, si bé no es podia conservar tota la documentació que generaven les administracions públiques, la responsabilitat sobre la decisió de què s’havia de conservar era de la pròpia administració i defensava que l’arxiver no havia de tenir cap paper en la valoració dels documents, sinó que la seva obligació era ser neutral i defensar les característiques de naturalitat, unicitat i imparcialitat dels documents.

A la dècada de 1950 fou l’arxiver nordamericà Theodore Schellenberg (Modern Archives: Principles and Techniques, 1956) qui va fer una aportació essencial a l’arxivística contemporània en definir les nocions de valor primari i valor secundari. Argumenta que els documents s’han de conservar de forma permanent pel seu valor secundari i reivindica el paper de les institucions arxivístiques en els processos de valoració.

El valor primari es refereix al valor que tenen els documents d’acord al motiu pel qual han estat creats. Existeix durant el tràmit administratiu i de vigència legal dels documents i es manté fins que els documents serveixen a la institució generadora o al seu destinatari. Schellenberg n’identifica tres: administratiu, legal i jurídic:

• Valor administratiu: el posseeix un document com a testimoni de les funcions i activitats d’un organisme.
• Valor legal: el tenen els documents on s’estableixen obligacions i en els quals es protegeix els drets legals.
• Valor fiscal: aquells documents que mostren com es recapten i s’usen els diners.

El valor secundari: es refereix a la resta d’usos possibles del document. Schellenberg n’identifica dos: evidencial i informatiu.

• Valor evidencial: els documents són testimoni de l’estructura, les funcions i les activitats dels organismes productors, és a dir, són útils per a la història de l’organisme.
• Valor informatiu: els documents són testimoni del conjunt de les activitats de la societat i poden tenir un ús diferent del que va motivar-ne la creació.

En la base d’aquesta teoria hi ha la necessitat de reduir l’acumulació de documents a les oficines. La teoria dels valors de Schellenberg és encara vigent i és la base i el fonament de les polítiques i els protocols d’accés i avaluació que s’apliquen a Catalunya.

Als anys 90 es va formular la teoria de la macroavaluació, que es va convertir en la metodologia oficial dels Arxius Nacionals del Canadà. La base conceptual de l’avaluació és l’enfocament social i la interacció entre les estructures institucionals, les funcions socials i els ciutadans. Els processos d’avaluació, a més de tenir en compte les funcions i les estructures dels organismes, han de considerar els ciutadans i les relacions que estableixen amb l’administració i avaluar l’impacte en la societat de les activitats representades en els documents. Canvia, doncs, el focus de l’avaluació, que se situa en les funcions, el context i l’impacte social, més que no pas en els documents concrets. L’aplicació pràctica de la macroavaluació es basa en les següents característiques (Cook, 2003):

• És un procés actiu i planificat de localització de documents amb valor arxivístic.
• Es basa en la investigació prèvia sobre les competències i funcions del productor i sobre la interacció entre ciutadà i estat.
• Es mou de dalt a baix: investiga en aquest ordre les competències i funcions, les estructures i els processos endegats per a complir amb aquestes competències i, finalment, els documents.
• Ser conscient que és un procés subjectiu i els valors que l’animen canviaran amb el temps, el lloc i la cultura.

Al tombant de segle XX s’ identifica un canvi de direcció en la professió arxivística que Terry Cook (2013, 113) anomena Comunitat, influït per la nova realitat social i de comunicació impulsada per Internet i, també, pel pensament postmodernista. Hi ha la voluntat i també les possibilitats tecnològiques de documentar de manera més rica les experiències humanes i socials. A més a més, les tecnologies han contribuït a valorar la dimensió privada de la vida. L’objectiu és aconseguir uns arxius més democràtics, inclusius, holístics i que donin veu als ciutadans. Es posa  les persones i les comunitats en el focus arxivístic.

En aquest nou context, Cook proposa repensar l’avaluació i l’adquisició en termes de crear un arxiu virtual, “total”, inclusiu, per a un país, una província o un estat o una jurisdicció similar que inclogui arxius de la comunitat (Cook, 2013, 115). El concepte de valor arxivístic deixa de ser un territori exclusiu de l’administració pública i abasta també els documents que generen les organitzacions socials, els col·lectius i les persones en la seva esfera  privada.

Criteris per a l’avaluació dels documents

Per tot el que hem exposat, hi ha dos valors essencials, que són els ja esmentats del valor primari i secundari. Els dos valors conviuen en els documents des del seu naixement i no es pot establir un llindar per saber on comencen i on acaben. No se substitueixen, no s’exclouen i, a vegades, se superposen. Documents que encara tenen vigència administrativa es poden usar per a fins diferents als quals foren concebuts. Documents que s’han conservat pel seu valor històric es poden usar al cap del temps per protegir i restituir drets.

Tant el valor primari com el valor secundari justifiquen la conservació dels documents. Establir els valors dels documents és la base de la presa de decisió sobre els terminis de conservació. És una tasca de gran responsabilitat social perquè dona forma al futur del patrimoni documental i per això no és fàcil, especialment pel que fa a la identificació dels valors secundaris, ja que és difícil preveure amb antelació quins usos posteriors pot tenir un document. És per aquesta raó que s’afronta des de molts punts de vista: legal, administratiu, històric, periodístic, científic,…; i involucra a molts agents: arxivers, juristes, historiadors, científics, ciutadans…

Per a determinar el valor dels documents s’utilitzen diferents criteris. Alguns dels més importants són els següents:

• Evidència: el posseeixen els documents en tant que testimoni dels seus procediments i activitats d’un organisme. En aquest sentit, els documents són font de drets o obligacions dels ciutadans i de la mateixa administració. Aquest criteri es correspon amb el principi de provinença perquè reconeix el context de producció dels documents. Està incorporat en els estàndards de gestió documental, com la ISO 15489-2016, que reconeix que els documents són evidència de les activitats de les organitzacions, així com actius d’informació, i incorpora la identificació dels requisits d’evidència en el procés d’identificació i valoració dels documents. D’acord amb Schellenberg el criteri d’evidència també s’utilitza per identificar el valor secundari dels documents i indica que cal conservar la documentació que permet conèixer els orígens, l’organització, les funcions i l’actuació de les administracions al llarg de la seva vida i constitueix la memòria d’aquesta institució.
• Retiment de comptes: cal conservar els documents que permetin valorar l’impacte o l’eficàcia dels programes o activitats dels organismes. I perquè es puguin utilitzar per a provar si les organitzacions o les persones que treballen a les organitzacions han complert amb els requisits legals.
• Valor essencial o vital: el posseeixen aquells documents que són imprescindibles i necessaris per a reprendre l’activitat d’una organització, una institució o una empresa en el cas que s’hagi produït un desastre (natural, humà o biològic) o una situació d’emergència.
• Singularitat: és un criteri per analitzar el valor informatiu i històric d’un grup de documents. Es refereix a què la informació continguda en aquest grup de documents no es pot trobar en cap altre lloc de manera tan completa i accessible.
• Importància o rellevància: és un criteri ampli que es refereix al valor informatiu i històric dels documents per a ser usat en investigacions acadèmiques o per a ús de la ciutadania. És quan els documents contenen dades significatives de persones, esdeveniments o llocs.