Conclusions

Conclusions del XVI Congrés d’Arxivística i Gestió de Documents de Catalunya – Reus 2017

Els passats 4, 5 i 6 de maig va tenir lloc a la ciutat de Reus el XVI Congrés d’Arxivística i Gestió de Documents de Catalunya, que sota el títol “La gestió documental: el futur (és) ara” va reunir més de 350 professionals de la gestió documental d’arreu dels Països Catalans. El Congrés va comptar amb la participació de més de 40 ponents que, a través de ponències, taules rodones i sessions participatives, van permetre als assistents construir una imatge del que pot esdevenir la gestió documental en el futur més immediat.

El Congrés es va articular al voltant de diferents eixos temàtics, que successivament van anar desgranant els trets més significatius de la gestió documental de l’avui i del demà. Aquests trets es poden resumir en els següents punts:

  1. El creixent interès dels governs per la transparència té un impacte innegable sobre la gestió documental, però al mateix temps presenta nous reptes en la forma com s’han de configurar els sistemes, tant en positiu (noves oportunitats i major demanda de serveis) com en negatiu (necessitat de racionalitzar els patrons de documentació de les activitats més enllà dels interessos polítics o estratègics conjunturals).
  2. Les bases metodològiques del disseny de sistemes de gestió documental, pràcticament inamovibles durant vàries dècades, s’estan veient somogudes tant pels avenços tecnològics com pels nous hàbits i necessitats en la gestió de la informació. L’avenç en els sistemes d’autoclassificació i autodescripció, tant aquells basats en patrons apriorístics com els basats en la detecció i reconeixement, estan posant a prova els models de classificació recollits a la normativa tècnica de gestió documental, mentre que la creixent capacitat de documentar realitats i gestionar aquesta informació documentada mitjançant regles automàtiques comença a demanar nous models d’avaluació i tria documental.
  3. La gestió documental segueix patrons lleugerament diferents, que no divergents, en l’àmbit públic i el privat. Les principals diferències es concentren en els temps de resposta requerits, tant pel que fa al desenvolupament i implantació dels sistemes com a la recuperació d’informació, i en la necessitat d’oferir resultats quantificables econòmicament. La derivació progressiva cap a una gestió datificada de la informació, amb generació i explotació altament tecnificada de la informació, és una altra de les característiques diferencials de la gestió documental en l’àmbit privat.
  4. L’evolució dels serveis i del negoci digitals també està configurant un nou escenari per als arxius i la gestió documental. La popularització de l’ús de sistemes al núvol, en totes les seves modalitats, obliga a repensar la perspectiva custodial de molts sistemes de gestió documental, de la mateixa manera que els entorns col∙laboratius obren un nou ventall de possibilitats als arxius tradicionals, com en el cas del crowdsourcing aplicat a la gestió i tractament del patrimoni documental.
  5. El Congrés ha posat també de relleu que actualment s’està produïnt un nou salt tecnològic al qual la gestió documental no pot restar indiferent, i que en pocs anys pot canviar radicalment alguns dels paràmetres que avui dia es consideren dogma. Les tecnologies d’emmagatzematge i gestió de continguts estan fent‐se cada cop més lleugeres, col∙laboratives i mòbils, i adaptant‐se a uns entorns de captura de documents cada cop més canviants, on l’agilitat és un valor determinant per a la seva adopció. Els sistemes pesants, tancats rere fronteres de difícil accés, esdevenen cada cop més un entorn tecnològic en recessió. El mateix s’esdevé amb les solucions de recuperació, on la intel∙ligència dels propis sistemes (eDiscovery basat en intel∙ligència artificial) els permet aprendre i desenvolupar patrons que superen àmpliament els punts d’accés que es puguin arribar a assignar mitjançant un tractament documental tradicional.
  6. L’autentificació de documents electrònics ha estat durant molt temps un dels camps de batalla dels arxivers, on les limitacions de l’autentificació per metadades o les dificultats de desplegament de la signatura electrònica basada en certificat n’han llastat notablement la implantació. L’emergència de la tecnologia Blockchain, nascuda de l’entorn del Bitcoin i cada cop més emprada pel sistema bancari, sembla cridada a transformar aquesta situació.
  7. Fruit d’aquest conjunt de canvis, la normativa tècnica es troba immersa també en un procés d’actualització, no exempt de generar un debat intens a mesura que es vegi en quines direccions metodològiques avancen tant l’actualització de la norma ISO 15489 com el desplegament de la família ISO 30300.
  8. Finalment, i a mode de conclusió, es va fer evident la necessitat creixent d’integrar els sistemes de gestió documental en un entorn més ampli de governança, que abasti el conjunt de la informació generada per una organització i els diferents usos que s’en facin (tramitació, protecció, compliment normatiu, explotació de la informació, etc.). Elements com l’inventari de sistemes d’informació o els mapes de dades passen a ser en aquest context nous elements que tot sistema de gestió documental haurà d’incorporar.

El Congrés va comptar amb dues sessions obertes a la participació de la comunitat professional, on es van poder conèixer diverses experiències molt interessants, exposades en un format ràpid i participatiu. La cloenda va anar a càrrec d’una taula rodona on diversos professionals menors de 35 anys van compartir la seva visió del present de la gestió documental, i van evidenciar de forma clara que hi ha futur, molt futur, en la gestió documental, i que el futur és ara.