Els documents d’arxiu que usem per a la didàctica a l’alumnat i per a la difusió a la ciutadania han de generar empatia sinó no serveixen per a aquestes finalitats. Això s’aconsegueix si els destinataris per als quals hem pensat difondre i fer comprendre aquella documentació es poden identificar amb la informació i/o la història que se’n desprèn. Aquesta identificació es pot donar per proximitat geogràfica (els documents parlen del poble, el barri o un indret especial per a aquelles persones), per proximitat sentimental (documents on surten avantpassats), per simpatia envers l’edat o el gènere (documents on surten nens destinats per a escolars o documents on es reflecteix les condicions de vida de les dones per a un públic femení), per posar alguns exemples. De tot plegat n’hem de despendre que no tots els materials i activitats de didàctica i de difusió serviran per a tot tipus de públics.
En el que respecta a l’alumnat també caldria diferenciar les característiques que han de tenir els documents usats per a la didàctica a l’educació primària i a l’educació secundària. Segons Gemma Tribó “és recomanable que a primària treballem majoritàriament amb fons relacionats amb la vida quotidiana (oficis, sanitat, escolarització) i amb documents que continguin il·lustracions, poca informació escrita i fàcil d’analitzar (escuts, fotografies, dibuixos, programes de festes, cartes, bans, etc.)” (TRIBÓ TRAVERIA, Gemma. Enseñar a pensar históricamente: los archivos y las fuentes documentales en la enseñanza de la historia. Barcelona: ICE Universitat de Barcelona, Editorial Horsori, 2005. p. 110).
Pel que fa als períodes històrics i els continguts curriculars, segons la mateixa autora “des d’un punt de vista educatiu, com més antics siguin els documents més dificultats d’adaptació didàctica ens oferiran i ens exigiran esforços supletoris: paleografia, llatí, heràldica, etc. Així doncs, encara que puguem realitzar investigacions escolars sobre l’edat mitjana, allò més realista és utilitzar fons contemporanis (…)” (TRIBÓ, op. cit. p. 111). A més, l’ús de documentació produïda durant l’època contemporània té una altra avantatge i és que respon als continguts curriculars de secundària: des de la revolució industrial, les transformacions agràries, els canvis demogràfics, els canvis polítics, les guerres, etc. L’únic handicap és que els arxivers haurem d’anar en compte de dissociar les dades personals en aquells casos que es puguin vulnerar la protecció d’aquestes dades, de la intimitat i de l’honor de les persones.
Específicament pel que fa al currículum de ciències socials de secundària hi ha tot un seguit de sèries documentals que poden ser usades (TRIBÓ, op. cit. p. 111):
En determinades titulacions de formació professional hi ha una total coincidència entre la pràctica arxivística i els currículums d’aquests estudis. Tals són els casos dels cursos de gestió administrativa del cicle mitjà; els títols d’administració i finances, i de secretariat del cicle superior; o el grau formatiu superior en documentació sanitària (ALTAMIRANO; CALDERÉ; GONZÁLEZ; LUENGO. “Materials didàctics no historicistes. La proposta de l’Arxiu Municipal de Viladecans”. Lligall. Núm. 36. Barcelona, 2013. p. 212-213). Per a l’alumnat provinent d’aquestes titulacions es poden dissenyar tallers de gestió documental que respondran plenament a les seves demandes formatives. Així mateix aquests tallers es poden oferir als usuaris dels múltiples cursos, i programes de formació, impartits des de les àrees de promoció econòmica dels ajuntaments.
A l’arxiu municipal de Viladecans es duu a terme un taller de gestió documental, amb dues parts ben diferenciades (ALTAMIRANO et alii. Op. cit. p. 214). En la primera, de caire teòric, es dóna a l’alumnat tot un seguit de materials referits a terminologia i normativa arxivística; i en la segona part es duu a terme la part pràctica en la que es treballa la identificació, l’ordenació i la classificació dels documents de diferents expedients tipus; en funció de les fases d’inici, tramitació, resolució i notificació. Aquests expedients treballats sempre són fruit de procediments administratius reglats, tals com els expedients d’obertura d’activitats industrials reglamentades, els de llicències d’obres o els de serveis socials (en els quals sempre s’hauran dissociat les dades personals).
Sèries dels fons de l’administració local
Actes del Ple
Padrons d’habitants
Resums dels amillaraments
Programes de Festa Major
Fotografies que poden provenir de diferents tipus de fons