Haciendo visible lo esencial: Crónica de las XXI Jornadas de Archivos Municipales de Madrid.

Las XXI Jornadas de Archivos Municipales de Madrid han tenido lugar entre los días 26 y 28 de mayo de 2021. Y por muchos motivos han supuesto un reto. Es la primera vez que se organizan de forma virtual, con lo que ello conlleva de novedad para la planificación de un evento en que se cuenta con muchos ponentes, y se convoca a un gran número de asistentes. Por otro lado, la organización ha corrido a cargo del municipio más pequeño de los que conforman el Grupo de Archiveros Municipales de Madrid, Chinchón, con una población actual de 5.500 habitantes, lo cual implica un esfuerzo considerable para sus limitados recursos. 

Este año 2021 el Grupo de Archiveros de Madrid cumple cuarenta años de su creación; a lo largo de estos años, tradicionalmente las jornadas han sido el momento para compartir el trabajo periódico desarrollado por el Grupo entre la celebración de cada jornada. Las reuniones mensuales permiten avanzar analizando propuestas y compartiendo experiencias; y cuando llega el momento en que se ha madurado el tema de estudio, se plantea la celebración de las nuevas jornadas. Todos los miembros del Grupo colaboran en la planificación del evento, aportando ideas, contactos, estudiando diferentes posibilidades de enfocar el tema o los temas tratados en las reuniones, y comienza a acelerarse el proceso de planificación. En esta ocasión la pandemia y el confinamiento nos pilló por sorpresa como a todos, y tras tres meses en que se suspendieron las reuniones, arrancamos de nuevo con una reunión virtual a finales del mes de junio de 2020. La primera reunión virtual del Grupo nos sirvió para tomar conciencia de que, si queríamos seguir adelante con la planificación de las Jornadas, que allá por febrero de 2020 nos habíamos prometido como un magnífico encuentro en el histórico teatro municipal “Lope de Vega” de Chinchón, había que cambiar de perspectiva. Todo era bastante impreciso, ¿cambiarían las circunstancias?, ¿era preferible esperar?, ¿seguir adelante y planificar con diferentes opciones?, ¿pensar en unas jornadas híbridas: asistentes virtuales y presenciales al mismo tiempo? Se nos presentaba un reto por delante: terreno desconocido, pero también nos dábamos cuenta de que teníamos la posibilidad de llegar a mucha más gente; podía ser impersonal, pero también podíamos ser accesibles a muchos archiveros, profesionales o estudiantes que nunca habrían pensado en desplazarse a Chinchón. Decidimos seguir adelante, explorando el medio virtual de comunicación que hasta ahora veíamos como algo ajeno a nuestras circunstancias, pero que finalmente nos permitiría mantener el ritmo, consolidando nuestro trabajo como algo imparable y necesario también en los tiempos de pandemia. En este sentido la experiencia nos ha fortalecido y enriquecido; y ahora tenemos más recursos que habrá que seguir explotando.

A lo largo de los últimos años habíamos trabajado la valoración de las series documentales y los procedimientos en que estas podían desglosarse. El análisis de las series según el Esquema de Metadatos del Documento Electrónico nos llevó a tomar conciencia del metadato “documento esencial” (eEMGDE13.4). Sabíamos de diferentes iniciativas para el estudio de los documentos esenciales, pero éramos conscientes de que, en líneas generales, era un tema poco tratado hasta el momento. En las reuniones mensuales nos costaba encontrar un criterio claro que nos permitiera ponernos de acuerdo, en algunos casos, sobre cuáles eran las series o documentos que podían considerarse “esenciales”. Por ello decidimos avanzar profundizando en los criterios de identificación y análisis de estos documentos y finalmente se tomó como tema base para las nuevas Jornadas de Archivos. 

A partir de septiembre de 2020 el Grupo de Archiveros reanudó, tras el verano, las reuniones virtuales, ya enfocadas directamente en la planificación de las Jornadas. Al tema de los documentos esenciales se le añadió también, como subtema, la pandemia y cómo había repercutido en el funcionamiento de nuestros archivos, añadiendo otro significado al concepto de “esencial” tan usado en los meses de confinamiento para aquellos servicios que habían sido fundamentales para el funcionamiento básico del estado y las instituciones. A medio camino entre ambos conceptos: documentos esenciales y servicios esenciales, se nos cruzó la importancia de la digitalización y la preservación. La adecuada digitalización había permitido que muchos archivos pudieran dar servicio durante los tiempos de confinamiento y pandemia. Por otro lado, los documentos esenciales en formato papel debían someterse a un proceso de digitalización, o, mejor dicho, transformación digital, al objeto de permitir una adecuada preservación. Documentos esenciales, archivo como servicio esencial, digitalización y preservación se nos presentaron como los temas en los que debíamos encajar la estructura de las XXI Jornadas de Archivos Municipales de Madrid. 

A partir de octubre de 2020 las reuniones del Grupo de Archiveros de Madrid se volvieron más frecuentes; según el modelo adoptado de ficha de análisis, se estudiaron y consensuaron 24 series documentales que debían responder a la categoría de “esenciales”. Por otro lado, se contactó con aquellos profesionales y organizaciones que habían trabajado el tema, y finalmente se elaboró un programa que respondía bien a las expectativas que teníamos, y que considerábamos, podía esclarecer y aportar nuevas perspectivas sobre los documentos esenciales. 

Aunque no sabíamos cómo evolucionaría la pandemia, se apostó finalmente por un formato plenamente virtual, con ponencias cortas y dinámicas que permitieran mantener la atención y no alargaran demasiado las sesiones. Se mantuvo el esquema de los tradicionales tres días, con jornadas partidas de mañana y tarde los dos primeros, y una sesión de mañana el último día, coincidiendo con el viernes. Las dos horas y media de duración de cada sesión de mañana o tarde, con un descanso a la mitad, permitirían una exposición no excesiva a la pantalla. Se corría el riesgo de que la brevedad de las ponencias no permitiera profundizar adecuadamente en los temas. Finalmente, creemos que el resultado ha sido positivo, a pesar de que haya sido difícil interactuar con los asistentes por el escaso tiempo reservado para preguntas y respuestas. 

A partir de enero de 2021 se lanzó el programa provisional a través de Internet con las fechas definitivas y se difundió mediante las redes sociales. Se debatió en el seno del Grupo si debía optarse por una inscripción gratuita o no; finalmente se optó por la gratuidad esperando con ello facilitar la asistencia de todo tipo de público. 

El primer día de las Jornadas, el miércoles 26 de mayo, se destinó a reflexionar sobre el concepto y las series municipales que podrían conformar el catálogo municipal de documentos esenciales. La inauguración, con las interesantes intervenciones del subdirector de Archivos Estatales, Severiano Hernández, de la directora general de Patrimonio de la Comunidad de Madrid, Elena Hernando, del presidente de ANABAD, José María Nogales y del alcalde de Chinchón, Javier Martínez Mayor supuso un magnífico comienzo para el encuentro. 

Las ponencias de Elisenda Cristià y Didier Grange acotaron perfectamente la definición y la evolución del concepto de documentos esenciales, según las diferentes tradiciones archivísticas y cómo su significado ha ido cobrando importancia en función las circunstancias históricas y las necesidades actuales. Concepción Mendo Carmona introdujo acertadamente la reflexión sobre las funciones municipales exclusivas o compartidas de la administración municipal como criterio para valorar los documentos esenciales. La mañana finalizó con una exposición de los avances del trabajo del grupo “Mapa conceptual” de la mesa de trabajo de Valoración de Documentos Electrónicos del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid. 

Durante la sesión de tarde del miércoles, las primeras ponencias expusieron el trabajo realizado por el Grupo de Archiveros Municipales de Madrid, con Isabel Seco, y por la Mesa de Archivos de la Administración Local, con Ana Herrero, para determinar los criterios para la valoración de documentos esenciales y qué series conforman el catálogo desde una perspectiva funcional. En ambas ponencias se fijaron conceptos y se aportaron bases importantes para facilitar el trabajo de los archivos municipales. En este sentido resultó muy interesante la mesa redonda con que finalizó la tarde con las intervenciones de diferentes técnicos o expertos de la Administración, que analizaron las diferentes áreas de la organización municipal valorando los documentos esenciales desde una perspectiva totalmente práctica. Eulalio Ávila, secretario de ayuntamiento, analizó aquellas series fundamentales que debían considerarse básicas para garantizar el funcionamiento y la continuidad de un ayuntamiento en el área de la secretaria; Rosa López introdujo la reflexión sobre la importancia de la vigencia y de los plazos para la consideración de esenciales de algunas series del área de gobierno como las actas. Por otro lado, Isabel Apellániz, interventora, puso sobre la mesa la cuestión de si debían considerarse como esenciales, según las definiciones, los sistemas de contabilidad o los datos derivados de la interconexión de documentos, como información básica para la continuidad de la organización; tema ya apuntado por Elisenda sobre la visión australiana de los documentos esenciales. El arquitecto municipal de Chinchón, José Luis Pecker, apuntó algunas consideraciones sobre la importancia de aquellos documentos de carácter figurativo para la protección de patrimonio histórico, introduciendo una nueva perspectiva sobre el alcance de lo “esencial”. Merece la pena destacar también, en la tarde del miércoles, las ponencias de las dos consultoras de las empresas Normadat y T-Systems, Beatriz Cazorla y Silvia García, respectivamente, que aportaron interesantes consideraciones sobre la seguridad y la sostenibilidad como aspectos fundamentales en la administración electrónica y en el tratamiento de los documentos esenciales. 

El jueves 27 de mayo, segundo día de las Jornadas, se había destinado a la reflexión de sobre la gestión de los documentos esenciales. Una vez analizado el concepto y las series documentales que debían considerarse como tales, queríamos avanzar en la forma de proceder para su protección, o plantear si la información contenida en esos documentos podría ser objeto de un análisis posterior. La ponencia de Christine Martínez, desde Francia, dejó clara la necesidad de incluir el catálogo de documentos esenciales como parte de un programa de seguridad global y gestión de riesgos de la organización, resultado del trabajo de un equipo interdisciplinar, que se deberá revisar periódicamente. Según Christine, la información y los metadatos deberán estar incluidos en el Sistema de Gestión Documental, así como el programa de protección ante los riesgos, para que el tratamiento de los documentos y series esenciales se active desde su génesis y en el momento preciso. En la misma línea se manifestó por la tarde Mariela Álvarez desde Colombia, incidiendo en la importancia de la caracterización y monitorización de los riesgos y en la necesidad de formación de los miembros de las organizaciones.

Lluis-Esteve Casellas volvió a sacar el tema de la importancia de los datos por encima de los documentos para una adecuada continuidad de las instituciones, destacando el valor de la protección de los sistemas; en su ponencia “revitalizando documentos esenciales” puso como ejemplo el trabajo desarrollado en el Ayuntamiento de Girona en cuanto al análisis y extracción de datos de los padrones municipales, poniendo de manifiesto la necesidad de poder disponer de la información de forma estructurada y extraíble. Lluis-Esteve también apuntó la posibilidad de considerar esenciales aquellos documentos de carácter patrimonial que podrían aportar información para identificar a una organización. A continuación, José Luis Verdú López, desde su experiencia en la Diputación de Alicante, como responsable de Área de Innovación, hizo un análisis de los protocolos de aplicación del Esquema Nacional de Seguridad y destacó la importancia de la protección, no solo de los sistemas, sino también de la propia información. 

También durante la mañana del jueves, fue muy interesante la ponencia sobre la experiencia de recopilación, análisis y difusión de actas y resoluciones llevada a cabo por la Diputación de Girona para la conservación y puesta a disposición a través de Internet de estos documentos esenciales; M^a. Assumció Colomer explicó detalladamente el proceso de trabajo y los beneficios que ha supuesto para las organizaciones implicadas. 

La mañana finalizó con las ponencias de dos empresas pioneras en el trabajo con documentos esenciales; José Manuel Hinojosa, gerente de Ambiser expuso el desarrollo de su producto VideoActas^TM para garantizar la adecuada preservación de este documento esencial en un nuevo formato. Y Ferrán Díaz, director de Consiliaria explicó algunos casos de difusión de documentos esenciales municipales. 

Durante la tarde del jueves, además de Mariela Álvarez, que analizó el programa de caracterización de riesgos, como queda dicho, Sonia Crespo Nogales, del Grupo de Archiveros de Madrid, expuso el proyecto del Ayuntamiento de las Rozas para la planificación de los procesos de organización en el caso de los proyectos de edificios públicos como serie esencial, y destacó como nexo de unión entre los diferentes formatos y ubicaciones de los documentos la adecuada metadatación; documentos digitalizados o nacidos electrónicos independientemente de su ubicación responden, en su planteamiento, a un concepto de sistema “hiper-convergente” que permite controlar diferentes espacios desde un mando central ante un riesgo determinado. A continuación tuvo lugar la intervención de Fran Dodero, responsable de informática documental de Baratz, que explicó algunos casos de difusión de archivos municipales mediante las aplicaciones desarrolladas por su empresa. 

El resto de la tarde del jueves 27 se dedicó al tema del archivo como servicio esencial durante la pandemia. La comunicación de Carla Eiriz, archivera del municipio portugués de Vila Real, se centró en la digitalización como base fundamental para un adecuado funcionamiento del teletrabajo en su ayuntamiento durante la crisis del Covid. Por otro lado, Isabel Campaniço, archivera del Beja, también en Portugal, expuso el trabajo realizado en los meses de pandemia por el Grupo de Archiveros Municipales de la Asociación Portuguesa de Bibliotecarios, Archiveros y Profesionales de la Información y la Documentación para continuar con las actividades de formación y el desarrollo de las tareas del Grupo.  Finalizó la Jornada, primero con la ponencia de Maribel Vila, exponiendo los proyectos llevados a cabo en el Archivo Municipal de Málaga durante el confinamiento, a lo que siguió la mesa redonda sobre el archivo como servicio “esencial” con las intervenciones de Yolanda Rodríguez, del Archivo Municipal de Burgos, de Eugenio Villarreal, de Leganés, y de María Jesús López Portero de Valdemoro, además de Maribel Vila. Mesa redonda en que se expusieron proyectos y se compartieron interesantes reflexiones sobre el presente y el futuro de los archivos ante la experiencia de lo vivido en el último año. 

El último día de las Jornadas se dedicó a dar a conocer algunos proyectos de digitalización y preservación de documentos esenciales como el expuesto por Julio Cerdá para la digitalización de las resoluciones del Ayuntamiento de Arganda; o el proyecto de preservación de actas del Ayuntamiento de Arroyomolinos, que su archivera Francisca Martín Mateos explicó junto con Roberto González, responsable de la empresa Piql Iberia. Otras dos empresas destacadas del sector, Odilo y Libnova intervinieron explicando sus líneas de trabajo para la preservación de documentos y objetos digitales. F. J. Valetín Ruiz, responsable del área de archivos de Odilo, incidió de nuevo en la importancia de la metadatación y en la necesidad de integrar el Sistema de Gestión Documental y los procesos de preservación. Francisco Javier Cano, experto en preservación de Libnova, hizo un interesante repaso de las últimas tecnologías de digitalización y explicó detalladamente el sistema “Libsafe” de Libnova. Javier García Aráez, responsable de archivo de la empresa esPublico, analizó la aplicación Gestiona^TMcomo SGD integrado ajustado plenamente a la normativa; explicó además la posibilidad de incluir procesos de datificación en la aplicación, enlazando así su ponencia con el binomio documentos esenciales y datos, tema que desde el inicio de las Jornadas ha ido asomándose en las ponencias como origen, causa o justificación de los propios documentos esenciales y de la continuidad de las organizaciones. 

Como colofón a las Jornadas, Julia María Rodríguez Barredo hizo un rápido repaso de la historia del Grupo de Archiveros Municipales de Madrid desde sus inicios a la actualidad. Y como es tradicional en las Jornadas, se entregaron las placas a los nuevos jubilados del Grupo.  

El acto de clausura estuvo a cargo del alcalde de Chinchón, del subdirector de Archivos y Gestión Documental de la Comunidad de Madrid, Javier Díez Llamazares, y del presidente de ANABAD. 

Creemos que el balance de las Jornadas ha sido positivo; a pesar de que, tras la inscripción de seiscientas cincuenta personas, asistieron finalmente cuatrocientas, con picos de conexiones simultáneas de casi trescientas personas. 

Queremos agradecer su esfuerzo y apoyo a todos los ponentes y patrocinadores que han hecho posible este encuentro. También a todos los asistentes sin los que no tendría sentido la celebración de las Jornadas. Agradecemos también a ANABAD su apoyo en la organización, y a la empresa Vidimus, de Barcelona, el respaldo técnico para el desarrollo de todo el evento.

Chinchón, 11 de junio de 2021.