Nou Lligall (i ja en van 45): la gestió documental i l’arxiu a la gran empresa

23 juny, 2022 - Jordi Serra Serra (director de Lligall) i Elisenda Cristià Balsells (coordinadora de Lligall i Vocal de Publicacions i acció pedagògica de l'AAC)

la Lligall 45 està dedicat a la gestió documental i l’arxiu a les grans empreses.

Un any més, tenim el goig de presentar-vos el nou número de la revista Lligall. Un Lligall que tracta una temàtica en la qual des de fa temps teníem el deure d’aprofundir: la gestió documental i l’arxiu a les grans (i a vegades molt grans) empreses. Un deute pendent que aquest nou número esperem que ajudi a resoldre.

Un número que també inaugura etapa en la vida de Lligall, amb nova Direcció i un renovat Consell de Redacció. Una etapa que l’equip de Lligall emprenem amb moltes ganes i il·lusió.

Però expliquem quelcom més del com i el perquè del número 45 de Lligall. Les grans empreses, per les dimensions i la complexitat que tenen, sempre han exercit un punt de fascinació en els professionals de la gestió documental, alhora que han esdevingut un mirall pel que fa a les metodologies i les eines que han implantat. Referents metodològics com la família de normes ISO 30300 de sistemes de gestió de documents,1 els Generally Accepted Recordkeeping Principles d’ARMA International,2 o l’Information Governance Reference Model,3 que molts arxivers han adoptat i han aplicat, tenen l’origen en el sector privat, i especialment en les empreses multinacionals o de grans dimensions i marcs reguladors complexos. Però, malgrat aquest emmirallament, la gran empresa segueix sent encara una gran desconeguda per a bona part del col·lectiu arxiver. Què sabem realment de la gestió documental en la gran empresa? 

Un estudi recent de l’Association for Intelligent Information Management (AIIM)4 que s’ha fet sobre una mostra de 265 empreses, majoritàriament grans empreses, ofereix, tanmateix, dades curioses sobre la gestió documental en el sector privat. Malgrat que la majoria d’empreses reconeixen que la informació és un dels actius més importants que cal gestionar, el 74 % afirmen que la gestió de la informació no està alineada amb els objectius de negoci i no rep l’atenció que seria necessària, una situació que en el 57 % dels casos fa més de dos anys que es manté i no ha millorat. 

Conscients d’aquesta mancança, el 44 % de les empreses fan constar que la principal inversió en gestió de la informació se segueix fent en la transformació digital dels processos i els documents, molt per sobre del 16 % que la concentren en la gestió de dades. I en el mateix sentit, el 45 % veuen clara la necessitat de gestionar separadament les dades i els documents, davant del 38 % que no ho distingeixen. Més enllà d’emmirallar-nos, doncs, també és bo visualitzar que el fet que la gran empresa privada tingui encara necessitats importants en matèria de gestió documental, i en sigui conscient, obre noves perspectives als professionals de la gestió documental.

Per dibuixar una primera visió d’aquesta qüestió, comptem amb tres participacions en el dossier central. María Lamas, especialista en gestió documental de la Universitat d’Oviedo, ens ofereix un panorama de la gestió documental en les empreses d’enginyeria, entorn de la figura del document controller, visió que completa Vanesa Verdugo, consultora especialitzada en estratègies de gestió documental, per a la gestió documental industrial. Com a contrapunt d’aquesta visió, Josep Fernández i Miquel Pérez ens expliquen quin tipus de fons històrics genera l’empresa privada, mitjançant l’experiència de protecció i difusió dels arxius empresarials que ha portat a terme durant més de quaranta anys l’Arxiu Nacional de Catalunya.

A continuació, per aprofundir en aquest panorama, hem demanat a tres consultors experts en gestió documental que, des de la seva experiència professional, ens donin la seva visió sobre quins són els reptes i les necessitats de la gran empresa en matèria de gestió documental, com són els professionals que hi treballen i quines línies d’evolució s’albiren envers el futur. Hem entrevistat David Cortés, de l’empresa Inetum; Laia Bota, de l’empresa NTT Data, i Alberto Biarge, de l’empresa Vidimus. La visió conjunta que ens ofereixen és realment enriquidora.

Una sèrie d’experiències singulars ajuden a completar el dibuix d’aquesta situació. Comencem amb Maria Pi, que ens parla de la transformació radical cap a una oficina sense papers que ha portat a terme la Societat General d’Aigües de Barcelona. Continuem coneixent el sistema de gestió documental electrònica de Servihabitat, un exemple del sector immobiliari i financer que ens presenten Adrià Moret, Núria Lorenzo, Jordi Bermejo i Carme Lorenzo. En tercer lloc, trobem una experiència de referència en el tractament i la rendibilització dels fons d’arxiu empresarials com a actius intangibles, la de l’arxiu històric del Banc Sabadell, que ens presenten en Jordi Andreu i la Mercè Marsal. Finalment, Alfonso García ens dona a conèixer l’experiència d’Asturiana de Zinc, una empresa amb dos segles d’existència que ha apostat fortament per protegir i difondre el seu patrimoni documental.

Malgrat que no es tracta d’una entitat privada sinó pública, no hem volgut deixar escapar l’oportunitat de donar també a conèixer l’evolució tan important que durant els darrers anys ha portat a terme la Universitat de Barcelona en la gestió de la seva documentació i el seu arxiu, que ens presenten Ferran Abarca, Núria Cañellas i Pilar Romera. 

Com és costum, Lligall segueix apostant per la difusió de l’activitat dels estudiants de màster i post­grau amb la publicació de treballs exemplars. En aquest cas, presentem un interessantíssim projecte de Sergio Gavilán sobre la representació arxivística en el cinema de ciència-ficció. 

Novament, reiterem l’agraïment a l’Associació de Professionals de l’Arxivística i la Gestió de Documents de Catalunya, i especialment al seu president, per haver dipositat en nosaltres la confiança de tirar endavant el Lligall en aquesta nova etapa, i us animem a endinsar-vos en aquest número, que esperem que sigui del vostre interès. Us animem també a fer-nos arribar les idees i propostes de col·laboració que considereu que poden ser interessants per al col·lectiu professional i a participar en els calls for papers que esperem inaugurar en números futurs. 

Bona lectura.

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *