A propòsit dels documents vitals i de la continuïtat de les activitats de l’organització després d’una emergència.

2 abril, 2020 - Elisenda Cristià Balsells. Arxivera, directora de l'Arxiu Municipal de Reus

Els documents imprescindibles perquè una organització pugui continuar funcionant immediatament després d’un desastre o d’una emergència, s’anomenen documents vitals.

Els documents imprescindibles perquè una organització pugui continuar funcionant immediatament després d’un desastre o d’una emergència, s’anomenen documents vitals. En paraules de la Society of American Archivist, aquells documents que davant d’una emergència són immediatament necessaris per a començar la recuperació de l’[activitat] , així com aquells relatius a drets i interessos, necessaris per a protegir els béns, obligacions i recursos de l’organització, així com dels seus empleats i [clients] o ciutadans.

El concepte es comença a utilitzar a nord Amèrica a la dècada de 1950 (durant la Guerra Freda) i està molt vinculat als plans d’emergència, plans de continuïtat de les activitats i a la gestió dels riscos.

En el moment en que apareix el terme “vital records”[1], – època d’escalada bèl·lica a nivell mundial-, les administracions nord americana i canadenca, decideixen incloure als seus plans preventius, no només la protecció de les persones, edificis … si no també la d’aquella documentació/informació més important, la que podria afectar al funcionament del mateix govern, de les ciutats, dels petits municipis, de les organitzacions en general.

La finalitat, és doncs, la de protegir els seus actius d’informació.

Comencen a sorgir des d’aquell moment els primers plans i programes de documents vitals, en els quals s’estipula com aquests documents s’identifiquen, com es protegeixen i com es preserven.

Superat el període de conflicte, poc a poc, les administracions nord americanes, centraren els seus programes de documents vitals, bàsicament en la continuïtat de les activitats i també en la manera de protegir aquest documents davant de qualsevol desastre o emergència (desastres naturals, atacs terroristes…)

A dia d’avui, sobretot en l’àmbit anglòfon, bàsicament en l’americà, podem trobar múltiples referències i abundant bibliografia que ens en parla.

Així, els NARA publicaven l’any 1996 Vital Records and records Disastre Mitigation and Recovery[2], en versió web al 1999: https://www.archives.gov/records-mgmt/vital-records#Introduction , i més tard, tot just fa dos anys treien una actualització d’aquesta guia: Essential Records Guide https://www.archives.gov/files/records-mgmt/essential-records/essential-records-guide.pdf 2018.

ARMA International (Association of Records Managers and Administrators), elaborà un informe tècnic: Vital Records. ARMA International TR 29-2017, que, tal i com ens diu en la seva introducció “proporciona informació per a les necessitats de planificació relacionades amb la continuïtat del negoci i la gestió dels documents vitals”.

A més, la FEMA (Federal Emergency Management Agency) orienta a les administracions americanes i les assessora en el desenvolupament dels plans de documents vitals[3].

Cal fer èmfasi també en la norma australiana Records management: Australian standard AS4390 -1996 / Standards Australia– precedent en molts sentits de la ISO 15489- que dedica tot el capítol cinquè a parlar dels Vital Records[4] . Els defineix com aquells documents, en qualsevol format, que contenen informació essencial per a la supervivència d’una organització. Si es perden, es destrueixen o no es disposa d’un document vital, aquesta pèrdua suposa un desastre que afectarà les operacions més crítiques.

El punt de vista australià, considera que l’enfocament ha d’anar més enllà del document, s’ha de centrar en els sistemes, cal així protegir, els sistemes d’informació essencials.

Tal i com veiem, el concepte, en l’àmbit anglòfon, està plenament estès i treballat, sobretot allí on va néixer, a nord Amèrica. I això bàsicament ha estat pel fet que la tradició arxivística americana està estretament lligada als Records Management i molt familiaritzada amb conceptes com els plans d’emergència, plans de prevenció de desastres, plans de continuïtat, de gestió de riscos o plans de reactivament de l’activitat, i per tant, els “vital records o essential records” – en aquest àmbit sinònims- són un concepte molt assumit i integrat en tot els seus processos de negoci i activitats.

A nivell internacional, el concepte va ser tractat per l’ONU a RAMP (Records and Archives Management Program), que ja a l’any 1986, va incorporar el subprograma de Gestió de Documents Vitals com un dels elements del Programa de Gestió de documents. L’ICA també recull i defineix el concepte «Vital Records» i l’any 2012 impulsa el projecte Les documents essentiels des municipalités : identification et recommandations pour leur protection[5]També InterPares Project hi dedica atenció en els seus grups de treball.

Les normes ISO 15489-1:2006 i ISO 15489-2:2006 sobre Gestió de documents fan referència explícita als documents essencials de la mateixa manera que els MoReq en les versions de 2001,2008 i 2010. Relacionades amb aquestes normatives n’hem de destacar d’altres que hi estan estretament vinculades -en relació amb l’aspecte que tractem-com poden ser: la ISO 18128: 2014. Informació i documentació. Identificació i avaluació de riscos per a sistemes de documents, o la ISO 21946 Identificació i valoració per a la gestió de documents.

I  en l’àmbit europeu què succeeix?

Tenim identificats els documents vitals de la nostra organització? Sabem com protegir-los? Tenim programes de seguiment i d’avaluació d’aquests documents?

Serien poques les organitzacions que trobaríem que han desenvolupat programes de documents vitals. També ha estat minsa la literatura que s’hi ha desenvolupat al respecte. Europa és hereva d’una tradició arxivística força diferent a l’americana i aquest tema, ha despertat, en general poc interès si ho comparem amb la immensa quantitat de programes de documents vitals existents per exemple, als EUA i al Canadà i la bibliografia que s’ha generat al voltant d’ells.

A Europa, destaquen els treballs de Christine Martínez, a França o de Didier Grange a Suïssa, que l’any 2018, publicava De la menace nucléaire au concept de continuité des opérations: une introduction aux “documents essentiels” (https://www.persee.fr/doc/gazar_0016-5522_2017_num_248_4_5502), un article molt interessant i que permet aproximar-se al concepte.

A Espanya, un dels primers a fer-hi referència fou en José Ramon Cruz Mundet l’any 2006[6]. Darrerament, ANABAD, hi ha dedicat atenció en alguns dels articles que ha publicat, així com també la XXXV Mesa de Trabajo de archivos de la Administración Local (2018) que hi centrà l’estudi en un dels seus grups de treball. Com a darreres aportacions, cal esmentar l’article de Fátima Rodríguez “La necesidad de una metodologia de identificación y gestión de documentos essenciales” (Tabula, 2018). Finalment cal posar en valor el paper capdavanter del sector universitari en abordar el concepte.

Pel que fa a l’àmbit normatiu, una de les primeres mencions la trobem a l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat (ENI), concretament s’hi refereix la NTI de Política de GD (2012) i posteriorment, en successives normatives es va desenvolupant cada vegada més el terme fins a arribar al Modelo B de Política de Gestión de documentos electrónicos para entitades locales[7] (2017) on s’estableix que els Ajuntament i Diputacions han d’aprovar criteris per a identificar i protegir els «documents essencials»[8]. La normativa estatal els vincula a la continuïtat de activitats («continuïtat de l’activitat municipal») i  a situacions d’emergències o catàstrofes.

En l’àmbit legal autonòmic, ben poques són les lleis d’Arxius que hi fan referència (Navarra, Euskadi i Madrid són algunes en les que s’hi menciona).

A l’àmbit català, les universitats encapçalaren la recerca i l’estudi d’aquests documents – igual que a Espanya-. Cal mencionar com a primeres aportacions les, d’Eva Roca (UPF) i Miquel Serra (UdG)[9] dins del projecte d’InterPares 3 CE-01 (2012). En l’àmbit municipal, Lluís Esteve Casellas, de l’Arxiu Municipal de Girona, al 2013 ja fa èmfasi en el concepte i en el decàleg elaborat en el marc del Projecte sobre documents vitals de l’ICA, exposa què són i que no són els documents vitals. Casellas defineix el documents vitals com “aquells indispensables per a reprendre les activitats d’una organització en el menor període de temps possible davant d’una situació d’emergència, i molt especialment aquells útils en les primeres 72 hores”  i a continuació ens diu que: “els documents vitals no corresponen al documents essencials des de la perspectiva del patrimoni documental, aquells imprescindibles per a la comprensió de l’evolució històrica de l’organització (…)”[10].

A nivell municipal, també cal esmentar les referències al concepte que trobem al  Model de Gestió de documents electrònics de l’Ajuntament de Barcelona (2016), al Reglament regulador de la política de gestió documental, accés als documents i Arxiu Municipal de l’Ajuntament de Castellbisbal (2014) o al Catàleg de documents vitals publicat per la Xarxa d’Arxius Municipals de la DIBA  (2018).

La denominació ens porta a confusió?

Un altre aspecte que hem de tenir en consideració és el tema de la denominació.

El concepte, tal i com hem dit a l’inici de l’article, va néixer amb la denominació “vital records”, no obstant, a la zona quebequesa va ser traduït com a “documents essentials”, essent però, els dos conceptes sinònims[11].

Quan el terme “documents essencials” arriba a Europa, es produeix una certa “perversió” del mot. De fet, comencen a identificar-se, en ocasions, amb “documents de conservació de permanent”. Luciana Duranti i Patricia C. Franks, a Encyclopedia of Archical Science, ja ens alerten d’aquesta confusió i ens adverteixen que “No hem de confondre documents vitals amb documents de conservació permanent. L’objectiu de protegir els documents vitals no és el d’aconseguir una conservació permanent a llarg termini”.

En aquest sentit, la puntualització que fa Caselllas – sobre què són i que no són els documents vitals-  , ens pot ajudar a comprendre millor el seu significat i sobretot a defugir de la presumpció que els documents vitals són, per defecte, de conservació permanent.

L’anàlisi etimològic d’ambdues paraules ens pot clarificar cada concepte:

Des d’aquesta perspectiva, el concepte documents vitals estaria relacionat amb la continuïtat del negoci i el de documents essencials al de la preservació de la memòria.

Així per exemple, un llibre del Consell del segle XIV o bé una carta de població, serien documents essencials de la nostra organització, però no pas vitals. Sense ells, l’entitat podria continuar perfectament la seva activitat després d’una emergència – no obstant, perdria part de les seva essència-.

I com identificarem els documents vitals d’una organització? Existeixen una sèrie de criteris que ens permeten identificar-los i bàsicament totes les fonts coincideixen amb els següents[12]: documents que contenen informació relativa als plans d’emergència, els que recullen i informen de les directrius, estratègies i planificació de l’organització, els que contenen drets que afectin al patrimoni municipal de béns, els que continguin drets legals i financers (la pèrdua dels quals suposo un risc pels drets de caràcter jurídic i econòmic), documents que deixin constància d’acords i resolucions dels òrgans de govern, entre d’altres.

Luciana Duranti i Patricia C. Franks, a Encyclopedia of Archical Science esmenten que els documents vitals comprenen, normalment, entre un 3 i un 7% dels documents de l’organització.

Una vegada identificats els documents vitals, cal elaborar un inventari, assignar-los-hi unes metadades específiques, protegir-los (duplicació, emmagatzematge in situ o emmagatzematge extern) i preservar-los. Tot, configuraria el nostre programa de documents vitals.

Ens cal una reflexió…

Queda sens dubte molta feina a fer en aquest àmbit i més encara quan cada vegada més estem ultrapassat el mateix concepte de “document”… parlem d’informació, de dades. Existeixen les dades vitals? La norma australiana ja parlava – l’any 1996- de dades crítiques i que calia protegir els sistemes d’informació on estaven aquests documents vitals, aquestes dades. Ens cal una profunda reflexió al respecte, sobretot per la gran complexitat que comporta abordar un debat com aquest.

Des de l’àmbit dels arxius i especialment de la gestió documental podem aportar un gran valor a la nostra organització en aquest aspecte. 

No obstant, aquesta tasca d’identificar, descriure, protegir i preservar documents vitals, necessària perquè la nostra organització pugui continuar funcionant després d’una emergència, necessita del treball conjunt amb professionals de diversos àmbits: des d’arxivers, tecnòlegs, juristes a responsables de seguretat, responsables de programes d’emergències, tècnics de les diferents unitats…

De fet, la continuïtat de l’activitat en les organitzacions requereix que sapiguem gestionar bé – i de manera col·laborativa – la informació i sapiguem identificar també quina és vital, aquella que ens permetrà reprendre el funcionament de les activitats després d’un desastre o una situació d’emergència i en assegurarà amb el mínim cost (tant temporal com econòmic) poder continuar endavant.

Més enllà dels molts fronts oberts, de les urgències diàries, de les mancances que tenim en quan als recursos, convé que poc a poc anem dedicant esforços i realitzant nous projectes multidisciplinaris que se centrin en el desenvolupament de plans i programes de documents vitals, establir-hi l’estreta relació amb els plans de continuïtat de les activitats i vincular-los als Plans d’emergència de les nostres organitzacions.

Per saber-ne més: https://www.recercat.cat/handle/2072/338659


[1]Qualificats en un inici també com a “indispensable records”.

[2]En la seva introducció ens diu: The management of vital records is part of a Federal agency’s emergency preparedness responsibility. This instructional guide addresses the identification and protection of records containing information that Federal agencies may need to conduct business under emergency operating conditions or to protect the legal and financial rights of the Federal Government and the people it serves.

[3]La Directiva Federal de Continuïtat 1 de FEMA (FCD 1) a l’annex F (Requisits i criteris) estableix que les agències han de desenvolupar i mantenir un Pla de Registres Essencials i inclouen una còpia del seu Pla en llocs alternatius

[4]Capítol V: Vital records protection (Counter Disaster Strategies)

[5] En el qual hi va participar en Lluís-Esteve Casellas (Arxiu Municipal de Girona)

[6]Cruz Mundet, J.R (2006): La gestión de documentos en las organitzacions. Ed Prámide. Madrid, pàg 250-252 o en els eu Diccionario de Archivística. Alianza Editorial, pàg 149 i un any més tard en Archivística. Gestión de documentos y administración de archivos. Alianza Ed. Madrid.

[7] “Los documentos identificados como esenciales, aquellos indispensables para asegurar la continuidad del funcionamiento y prestación de servicios del Ayuntamiento/Diputación serán dotados de medidas especiales de protección que permitan la continui- dad de la actividad municipal” 

[8] El Ayuntamiento/diputación deberán aprobar criterios para identificar documentos esenciales y las medidas de seguridad y nivel requerido aplicables. Una vez identificados estos documentos se deberán adoptar las medidas necesarias para asegurar especialmente su disponibilidad, y también su seguridad, privacidad, estabilidad y rendimiento. 

[9]Roca, Eva i Serra, Miquel: Cas d’estudi 01. La preservació dels e-documents vitals a la Universitat Pompeu Fabra (UPF) – amb col·laboració de la Universitat de Girona: Informe del cas d’estudi

[10]CASELLAS, Lluís-Esteve (2013): Documentos vitales. Recomendaciones generales. Decàleg elaborat en el marc del Projecte sobre documents vitals de l’ICA (document inèdit)

[11]De fet, tot i que als EUA va néixer amb el terme “vital records”, a la Guia dels NARA publicada l’any 2018, s’apunta a que s’ha canviat la denominació per “Essential records”: This Guide was first published in 1996 as the Vital Records Guide. Soon after Hurricane Katrina struck the Gulf Coast in 2005, officials in the nation’s state archives suggested to the Federal Emergency Management Agency (FEMA) that use of the term “vital records” be changed. Many state archives deal with “vital records” programs that primarily focus on birth and death certificates, marriage licenses, divorce decrees, and wills. These records are created by local authorities and are not considered to be Federal records. In response, FEMA adopted the term “essential records” to describe any documentation needed for emergency operating conditions and disaster recovery.

[12] A l’apartat 1.6.6.1del Modelo B de Política de gestión de documentos electrónicos para entidades locales (PGD-eL) ens parla de les característiques dels documents essencials: https://www.hacienda.gob.es/Documentacion/Publico/SGT/CATALOGO_SEFP/270_PGDE_el_modelo_B.pdf

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *