ArxiRuta: Arxiu Central Administratiu de l’Escola d’Administració Pública de Catalunya

Presentació

L’Arxiu Central Administratiu de l’Escola d’Administració Pública de Catalunya (AEAPC) es troba ubicat a Barcelona i és dirigit per Cristina Biescas Socias. La seva titularitat i gestió correspon a la pròpia Escola d’Administració Pública, organisme autònom de caràcter administratiu, adscrit al Departament de Polítiques Digitals i Administració Pública de la Generalitat de Catalunya.

Història

L’Escola d’Administració Pública de Catalunyaés una institució centenària, creada l’any 1912 per Enric Prat de la Riba, que fou president de la Diputació de Barcelona des del 1907 i de la Mancomunitat de Catalunya des del 1914, i sostenia que el bon govern depenia d’una bona Administració pública, amb una escola per formar un funcionariat ben preparat i compromès amb el país. El 1912 va signar les bases de constitució de la llavors anomenada Escola de Funcionaris d’Administració Local.

Les dues grans etapes de l’Escola d’Administració Pública de Catalunya són del 1912 al 1939, i del 1979 fins a l’actualitat. Des de la primera etapa, l’Escola es va vincular a l’àmbit universitari i a la recerca de la qualitat, de l’excel·lència i de l’ètica, per aconseguir que els funcionaris ho fossin per la seva capacitat i els seus mèrits professionals. En la segona etapa, l’Escola ha esdevingut un referent formatiu i selectiu i ho vol continuar sent. Es va restablir amb el Decret de 14 de maig de 1979, i la posterior Llei 4/1987, de 24 de març, reguladora de l’Escola.

Entre el 1912 i el 1939 l’Escola va tenir diferents seus, sempre a prop de la plaça de Sant Jaume. Fins al 1924 estava situada als baixos del Palau de la Diputació, l’actual Palau de la Generalitat. Passada la dictadura de Primo de Rivera, a partir de 1930, l’Escola va compartir espai a la Casa dels Canonges. Posteriorment, es va ubicar al carrer d’Hèrcules i romangué allí fins a principis de 1984, moment en què fou traslladada a l’avinguda Pearson, núm. 28, de Barcelona. L’últim trasllat de l’Escola va ser el juliol de l’any 2000 a la Casa Antoni Roger, al carrer de Girona, núm. 20 de Barcelona (actual ubicació). L’ús d’aquest edifici és compartit amb l’Institut Europeu de la Mediterrània. Amb aquest darrer trasllat l’Escola va guanyar centralitat i proximitat als departaments i ens de la Generalitat de Catalunya.

L’AEAPC es crea l’any 2005, arran d’un acord de col·laboració entre l’Escola Superior d’Arxivística i Gestió de Documents i el Departament de Governació i Administracions Públiques (l’actual Departament de Polítiques Digitals i Administració Pública), l’Arxiu Central Administratiu del Departament de Governació i Administracions Públiques va impulsar la implantació del Sistema General de Gestió de la Documentació Administrativa de la Generalitat a l’Escola d’Administració Pública de Catalunya. Aquest conveni de col·laboració es va realitzar amb la cooperació de la responsable de l’Arxiu Central Administratiu del Departament de Governació i Administracions Públiques, a més de dos becaris, en diferents etapes cronològiques. Fins llavors ningú no havia establert ni marcat unes pautes clares i unificadores del tractament de la documentació generada o rebuda per l’Escolad’Administració Pública de Catalunya.

Durant el període 2005-2006, l’Escola d’Administració Pública de Catalunya no disposava de la figura d’un arxiver o arxivera i l’Arxiu Central Administratiu del Departament de Governació i Administracions Públiques va donar assistència a l’Escola d’Administració Pública de Catalunya. És així que entre el període 2006-2007 es constituí l’Arxiu Central Administratiu de l’Escola d’Administració Pública de Catalunya i es creà una plaça d’arxiver o arxivera.

Inicialment, la documentació es conservava a l’Arxiu de la Diputació de Barcelona, institució que la va lliurar a l’Escola d’Administració Pública de Catalunya quan aquesta va ser restablerta a començaments dels anys vuitanta. A partir d’aquest moment la Biblioteca de l’Escola va custodiar el fons fins al seu ingrés a l’Arxiu Nacional de Catalunya.

El trasllat de l’EAPC de l’avinguda de Pearson al carrer de Girona va suposar el desplaçament de documentació dels anys 1979 fins al 2000 que romania sense cap criteri arxivístic en capses grans de cartró en un magatzem de l’Escola. La documentació presentava un estat de desordre i deixadesa considerable.

Pel que fa a l’organització, tots els organismes i departaments de l’Administració de la Generalitat disposen d’un Arxiu Central Administratiu propi. Les persones responsables d’aquests arxius defineixen, implanten i mantenen el sistema general de gestió de la documentació administrativa en fase activa i semiactiva i conserven la documentació en fase semiactiva que utilitza més freqüentment l’organisme o ens corresponent, d’acord amb la normativa tècnica i les directrius del Departament de Cultura i seguint les instruccions del seu secretari general o de l’òrgan directiu corresponent (Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents). Els documents que, un cop avaluats, són considerats d’interès històric són transferits a l’Arxiu Nacional de Catalunya.

L’any 2016 i d’acord amb el Decret 254/2016, de 17 maig, de reestructuració de l’Escola d’Administració Pública de Catalunya, l’Arxiu Central Administratiu de l’Escola es va adscriure a una nova àrea formada per tres branques relacionades (l’Àrea d’Organització, l’Àrea de Comunicació i Difusió i l’Àrea de Gestió Documental i Arxiu). Aquesta reestructuració va ser beneficiosa per a l’Arxiu perquè va deixar de dependre del Servei de Gestió Administrativa i Règim Interior, una àrea que tenia funcions molt diferents de la de l’arxiu. Aquesta nova àrea es va designar com l’Àrea d’Anàlisi de Dades, Organització i Comunicació que depenia directament de la Subdirecció General d’Administració, Serveis i Projecció Externa de l’Escola d’Administració Pública de Catalunya.

Fons documentals

Bàsicament, es custodia i gestiona el fons generat o rebut per l’Escola d’Administració Pública de Catalunya.

Els documents més rellevants, entre d’altres, són: Llibre d’Actes de la Comissió Gestora de l’Escola d’Administració Pública de Catalunya; Actes del Consell Rector de l’Escola d’Administració Pública de Catalunya; programes d’activitats formatives de l’Administració de la Generalitat i de l’Administració Local; Projectes de recerca; publicacions periòdiques de la Revista Catalana de Dret Públic i la Revista Catalana de Llengua i Dret; Premis Alfons Ortuño.

Aquests documents donen suport a les unitats administratives de l’organisme, però també obren un ventall de possibilitats d’investigació relacionades amb la història de la formació dels treballadors públics tant en l’època de la Mancomunitat de Catalunya, com l’etapa democràtica actual.

Els documents més antics que hi ha a l’Arxiu Central Administratiu són programes i temaris de cursos realitzats durant els anys 1932-1936 i també existeix un fons fotogràfic entre els anys 1917 i 2008 referents a actes protocol·laris, homenatges i commemoracions, discursos, presentacions, inauguracions i cloendes, activitats formatives (jornades, cursos, conferències, seminaris…), viatges i visites, etc.

Personal

A l’Arxiu només hi treballa una tècnica d’arxiu, que s’ocupa de totes les tasques. Esporàdicament s’han rebut becaris estudiants d’arxivística.

Edifici

L’AEAPC disposa d’una oficina ubicada a la segona planta de l’edifici, la Casa Antoni Roger, situada al carrer de Girona, núm. 20, al districte de l’Eixample de Barcelona.

La Casa Antoni Roger va ser construïda entre el 1888 i el 1890, obra de l’arquitecte Enric Sagnier i Villavecchia, d’estil eclèctic amb influència modernista, i fou seu, a les primeres dècades del segle XX, de la reconeguda Acadèmia Granados (posteriorment Acadèmia Marshall) del compositor i pianista Enric Granados (Lleida, 1867 – Canal de la Mànega, 1916), que hi habità. A la façana de l’edifici, una placa sufragada pel Reial Cercle Artístic, obra de l’escultor Borrell Nicolau amb una llegenda d’Apel·les Mestres, commemora des del 1918 aquest fet.

L’escultor Josep M. Subirachs, en motiu del 75è aniversari de l’Escola, va crear un monòlit de pedra negra calcària. En un primer moment, el monòlit fou dipositat, l’any 1987, als jardins de l’actual IESE, aleshores seu de l’Escola a l’avinguda de Pearson, núm. 28, de Barcelona, i posteriorment, l’any 2012,  es va traslladar a la seu actual en ocasió del Centenari de l’Escola.

L’Arxiu Central Administratiu disposa d’un dipòsit situat a la planta baixa de l’edifici, sota el vestíbul. El dipòsit té una forma allargada aprofitant l’angle del xamfrà de l’edifici i consta de dues portes d’accés: una comunica amb el distribuïdor del soterrani i l’altra amb la planta baixa de la Biblioteca. El dipòsit té dos armaris de compactes instal·lats en perpendicular amb vies encastades a terra. El dipòsit actualment alberga uns 300 metres lineals de documentació dels segles XX i XXI. La capacitat total dels dos compactes és de 7.560 capses normalitzades (capses DINA-A4), uns 756 metres lineals aproximadament. Equipats amb un aparell deshumidificador i un sistema de ventilació que és el mateix que el de la resta de la planta. A més, disposa de sistemes de seguretat i d’un sistema d’extinció.

Serveis

Els serveis que ofereix l’Arxiu són la consulta, el préstec i la digitalització de la documentació que es custodia.

Els serveis van adreçats principalment al personal de les unitats administratives de l’organisme i a personal d’altres departaments i ens de l’Administració de la Generalitat de Catalunya i a investigadors amb cita prèvia. 

L’Arxiu Central Administratiu de l’Escola té presència a la web de l’Escola d’Administració Pública de Catalunya:http://eapc.gencat.cat/ca/inici/index.html i a la web del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya: https://bit.ly/2lI68RV

Gestió documental

L’Administració de la Generalitat de Catalunya disposa d’un sistema de gestió de documents de caràcter corporatiu. Des dels Arxius Centrals Administratius dels departaments i ens de la Generalitat de Catalunya s’està impulsant el projecte corporatiu ARESTA (Arxiu Electrònic Segur i Tramitació Administrativa) derivat del Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu. Actualment ens trobem amb la problemàtica dels expedients híbrids, una part en paper i l’altra, digital.

Per fer front al repte de l’administració digital i mitjançant el Grup de treball multidisciplinari de l’Escola d’Administració Pública de Catalunya, creat l’any 2015, i format perrepresentants de diferents àrees (Àrea de Tecnologies de la Informació i Comunicació (TIC), Àrea d’Organitzaciói l’Àrea de Gestió documental i arxiu), l’Arxiu col·labora en els següents projectes de gestió documental:

• Incorporació de tràmits a les eines corporatives:
  • Tramitador genèric (TG): Sistema d’informació per a la gestió electrònica d’expedients. Facilita la gestió interna dels epxedients i la comunicació cap a la ciutadania.
  • Tramitador d’Ajuts i Subencions (TAIS): Sistema d’informació per a la gestió electrònica d’expedients de gestió de subvencions.
• Organització dels documents electrònics a les unitats de xarxa de l’Escola (Reestructuració de les unitats de xarxa).
• Digitalització i simplificació els expedients de formació.

Visió professió

La responsable de l’Arxiu, Cristina Biescas, creu que la situació actual de l’arxivística ha d’afrontar uns reptes extraordinaris per encaixar en l’Administració digital. Cal donar més visibilitat i projecció als arxius per tal de sensibilitzar les organitzacions i la societat de la importància de la nostra professió.

Pel que fa a les millores del sector, creu que és necessari un lideratge directiu i treballar de manera conjunta per avançar cap a una Administració digital. Cal enfocar una altra forma de treballar i per això cal invertir en recursos humans, en noves tecnologies (TIC), en la gestió del canvi i en l’impuls de plans de formació en matèria d’arxius i gestió documental que s’adeqüin a les noves necessitats (transparència, Administració digital i preservació digital).