ArxiRuta: Arxiu de la Universitat de Girona

15 Juliol, 2019 - Sergi Borrallo Llauradó (Responsable de l’Arxiu General de la Diputació de Tarragona)

Avui visitem l’Arxiu d’una institució acadèmica i docent que ha dissenyat una eina de gestió documental utilitzable per la resta d’universitats catalanes.

Presentació

L’Arxiu de la Universitat de Girona (AUdG) es troba ubicat en la mateixa ciutat i és dirigit per Miquel Casademont Donay.

Història

L’Arxiu es creà el juliol de 1993. Anteriorment, durant el segle XX, diversos centres docents van impartir ensenyaments universitaris a la ciutat de Girona: l’Escola Normal de Mestres, des de l’any 1914, i centres dependents de la universitat Politècnica de Catalunya (UPC) i de la Universitat Autònoma de Barcelona (UAB), des de l’any 1968. Amb la creació de la Universitat de Girona, per la Llei 35/1991, aquests centres universitaris es van integrar a la nova Universitat i traspassaren tota la seva documentació.

Edifici de les Àligues de la Universitat de Girona. UGDAiR

El primer curs fou el 1992-1993 i en els anys següents s’organitzaren els centres i els ensenyaments i s’estructuraren tant les funcions com els serveis. Amb l’objectiu de millorar la gestió administrativa i conservar la documentació històrica o de recerca, el juliol de 1993, es creà l’Arxiu de la Universitat que començà a treballar el desembre del mateix any. La metodologia de l’Arxiu ha estat la del tractament continuat dels documents, en aquest sentit, el Servei passà a denominar-se posteriorment Unitat de Gestió Documental, Arxiu i Registre.

Fons documentals

Es custodien 10 fons documentals. Els fons predecessors són: Escola Normal de Mestres de Girona (1914-1972), Col·legi Universitari de Girona (1968-1989), Escola Universitària Politècnica de Girona (1974-1991), Escola Universitària d’Estudis Empresarials (1978-1989) i Estudi General de Girona (1989-1992). Els fons d’altres ens són: Moviment de Mestres de Girona (1968-1990), Oficina de Promoció de la Universitat de Girona (1989-1991), Fundació Privada Girona: Universitat i Futur (1989-2006) i Comissió Coordinadora dels Centres Universitaris de Girona (1990-1991). Finalment, el fons propi és el de la Universitat de Girona (1992-).

Els fons més rellevants són el de la pròpia Universitat i també el de l’Escola Normal de Mestres de Girona. Aquest últim, és el més reculat i testimonia l’organització i evolució dels estudis de magisteri a la ciutat i de l’ens que l’impartia.

1927-1935. Expedient acadèmic de l’alumna Pilar Cateura Geremias. UdG Arxiu. Fons de l’Escola Normal de Mestres de Girona. Autor: Josep Maria Oliveras. Documents relatius a la sol·licitud d’ingrés als estudis de magisteri, a les proves realitzades i a la qualificació obtinguda, del dia 2 de juny de 1927

Pel que fa a les possibilitats d’investigació, permeten recerca sobre l’organització i evolució dels estudis superiors a la ciutat de Girona al segle XX, la vida acadèmica d’una part de la població universitària de les comarques de Girona i est de Barcelona, i la carrera docent i investigadora del professorat.

En relació als documents més antics, cal destacar un petit volum de documentació datada entre 1845 i 1914, relativa a la formació dels mestres a Girona, abans de la creació de l’Escola Normal. Destaquen un llibre de certificacions acadèmiques i un d’actes d’examen d’aptitud per a mestres de primera ensenyança.

Personal

L’equip humà de l’arxiu està format per quatre persones: el cap, dos tècnics superiors i un administratiu especialitzat.

Edificis

Els dipòsits de l’arxiu estan ubicats en dos campus diferents. Un dipòsit està situat al campus Barri Vell, a l’edifici històric i rehabilitat de Les Àligues, seu del rectorat i els altres òrgans de govern, d’àmbit general, de la Universitat. Té una capacitat de 1350 m/l i és on es conserva la documentació en suport paper i compta amb un dipòsit especial per als suports magnètics, òptics i fílmic. 

L’altre dipòsit, distribuït en dos magatzems, està ubicat al campus Montilivi, en un immoble de nova construcció. Està dotat dels sistemes de seguretat més moderns i eficients i té una capacitat efectiva de 250 m/l, que a final d’any serà de 1.200 ml.

Serveis

Els serveis que ofereixen són: 1) Definició, implementació i manteniment dels sistemes de gestió documental, arxiu i registre corporatius, 2) Suport i assessorament als serveis i unitats administratives de la Universitat i altres centres de l’estructura universitària, 3) Participació en la definició i implementació de les polítiques i processos de digitalització de l’administració universitària (e-administració), seguretat de dades i transparència, 4) Servei d’atenció a consultes de documentació i requeriments d’informació, 5) Servei de reprografia, i 6) Difusió cultural mitjançant publicacions i exposicions convencionals i virtuals. Tenen presència a la xarxa per mitjà del següent enllaç:http://www2.udg.edu/arxiu  

Gestió documental/projectes

El personal de l’Arxiu considera que el grau d’implantació de l’Administració electrònica és mitjà. Incideixen en distingir els procediments comuns (contractació, personal, patrimoni, comptabilitat, etc) amb els específics d’universitat (acadèmics, docència, recerca, serveis a la comunitat universitària, etc), ja que en aquests darrers la Universitat té un major marge d’autoregulació i els nivells d’exigència i rigor administrtaiu conforme al procediment comú. són més laxes.

Des de l’any 2008, han impulsat i participat en diferents projectes en el si de l’Associació Catalana d’Universitats Públiques (ACUP) i del Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC), per dotar les universitats catalanes de recursos, eines i plataformes de gestió documental. Entre els projectes més rellevants trobem: el Quadre de Classificació dels documents de les universitats, l’eina de manteniment del QdC, les propostes d’avaluació i de revisió de TAADs, el model documental i l’esquema de metadades.

L’Arxiu s’ha implicat en diversos projectes i àmbits de l’Administració electrònica fins el moment en què s’han creat una unitat específica. Fou l’impulsor de l’e-Administració, ha gestionat les polítiques de seguretat de dades personals, etc. D’altra banda, participa i representa la Universitat en la Comissió d’Organització del CSUC, i anteriorment de l’ACUP.

DOCUdG_e_f: gestor documental de la UdG. Contingut d’un expedient híbrid.

Malgrat tot, el projecte més destacable ha estat la concepció, disseny i implantació, conjuntament amb el Servei Informàtic de la UdG, d’una plataforma de gestió documental i arxiu (DOCUdG_e_f) que integra de manera totalment transparent els contextos electrònic i analògic. L’eina disposa de tres mòduls: gestor documental electrònic, gestor de dipòsits d’arxius físics i tramitador de processos (workflow) de gestió de la documentació física, i d’eliminació també per l’electrònica. . Aquesta plataforma treballa en mode interfície i Serveis Web (WS), està integrada amb l’iArxiu i properament també amb l’aplicació de registre general d’entrada i sortida de documents. La UdG en va cedir els drets al CSUC per poder-la oferir a la resta d’universitats. Actualment, l’usen cinc de catalanes i una de fora.

Peculiaritats

El què diferencia l’Arxiu de la Universitat de Girona de la resta és l’especificitat dels fons que tracta i custodia, amb continguts relacionats a les funcions acadèmiques i docents. La singularitat rau també en la seva orientació preferent a donar servei intern a la Universitat i a incidir sobre manera en les fases de tramitació de la documentació.

Visió Professió

Preguntem a Miquel Casademont, director i arxiver amb una trajectòria professional dilatada, com veu el sector. Creu que el sector ha progressat molt, s’han creat diversos centres d’arxiu, s’han incrementat nombrosament els professionals i s’ha consolidat la formació especialitzada, homologada i de nivell. Tanmateix, ens indica que la funció dels arxius i la gestió documental no ha avançat en la mesura que ho han fet els recursos materials i humans, en conseqüència, no se’ls treu el rendiment que poden proporcionar. Les raons són diverses i interconnectades: cultura administrativa poc evolucionada, concepció arcaica de l’arxivística per part dels nuclis directius de les organitzacions, no valorització de la gestió documental… això explicaria que la funció encara estigui massa incardinada en l’àmbit cultural patrimonial i que la professió no hagi obtingut el reconeixement d’estatus professional que tenen professions amb igual o menor incidència administrativa i organitzativa.

En un exercici d’autocrítica, ens comenta l’opinió que col·lectivament hem patit un afany per assumir funcions connexes però no primordials per l’arxivística i això ha anat en detriment de la prestació de les comeses bàsiques que ens corresponen. Pensa que en general, s’ha pecat d’excessiva teorització i hipersensibilització competencial. Ens cal més ortodòxia metodològica i més pragmatisme i, sobretot, ser permeables als plantejaments provinents d’àmbits funcionals amb els que ens és indispensable col·laborar per reeixir la nostra missió.

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *