ArxiRuta: Arxiu de la Universitat de Lleida

7 juny, 2021 - Sergi Borrallo Llauradó (Responsable de l’Arxiu General de la Diputació de Tarragona) i Pepita Raventós (arxivera de la Universitat de Lleida).

Avui visitem el primer arxiu d’universitat en certificar-se en la norma UNE ISO 30.301

Presentació

L’Arxiu i Gestió de Documents de la Universitat de Lleida, d’aquí en endavant AUdL, es troba ubicat a la Plaça de Víctor Siurana 1 de Lleida. Aquest arxiu universitari es troba dirigit per la Pepita Raventós, arxivera de la Universitat de Lleida.

Exterior de l’edifici del Rectorat on es troba ubicat l’AUdL

 Història

L’AUdL es constitueix l’any 2004 i s’erigeix en la unitat administrativa de caràcter central que dona servei a tota l’estructura administrativa i acadèmica de la Universitat de Lleida, i que sota la dependència de la secretaria general de la UdL és l’encarregada de l’organització, la gestió, el tractament, la custòdia i la difusió dels documents que formen part del patrimoni documental de la Universitat.

Els orígens de la Universitat de Lleida es troben a l’antic Estudi General, creat l’1 de setembre de 1300, mitjançant privilegi fundacional atorgat pel rei Jaume II a petició dels estaments municipals. Prèviament, i a sol·licitud del rei, el papa Bonifaci VII havia atorgat l’1 d’abril de 1297, la butlla que aprovava la creació d’un Estudi General a les terres de Rei d’Aragó.

Els primers Estatuts d’aquest Estudi General que es conserven a l’Arxiu Capitular de Lleida els podeu veure en el reportatge sobre aquest Arxiu que la Dada va publicar el 28 de gener de 2021: https://arxivers.com/ladada/arxiruta-arxiu-capitular-de-lleida/

L’Estudi General entrà en un període de decadència important, a mitjan segle XVII, producte, entre altres causes, de les guerres entre França i Espanya; una decadència que continuaria fins al regnat de Felip V, ja al segle XVIII. En aquesta època, i un cop finalitzada la Guerra de Successió, els reformadors borbònics van decidir implantar un nou model d’Universitat. L’1 de maig de 1717 es va fundar a Cervera, un nou centre universitari. Pel que fa a l’Estudi General de Lleida, una Reial Cèdula del 9 d’octubre  de 1717 ordenava el seu tancament definitiu, després de 417 anys d’existència finalitzava la primera etapa de vida de la Universitat catalana que havia desenvolupat l’activitat acadèmica durant el període de temps més llarg.

La creació, l’any 1841, de l’Escola Normal de Lleida, en un període d’impuls i preocupació per l’educació, es pot considerar com una primera pedra de l’actual Universitat de Lleida.

No obstant això, es va haver d’esperar fins a l’any 1968 perquè es produís una veritable acceleració pel que fa a la reimplantació efectiva d’estudis universitaris a Lleida, i que encara depenia de les universitats de la ciutat de Barcelona.

El 12 de desembre de 1991 el Parlament de Catalunya va aprovar la Llei de creació de la Universitat de Lleida. La institució es constituïa a partir de tots els estudis universitaris de la ciutat de Lleida. 

Fons documentals

Els fons que custodia l’AUdL són els de l’Escola Normal de Mestres de Lleida (1841), els dels centres i estudis del període anterior a la constitució de la Universitat de Lleida, que depenien de les Universitats de Barcelona, —on la Divisió VI va adoptar el nom d’Estudi General de Lleida—, de la Politècnica de Catalunya i de l’Autònoma de Barcelona  (1968-1991), el de l’Escola Superior d’Adoberia d’Igualada i l’Escola d’Enginyeria Tècnica a Igualada (1958-1991) i el mateix Fons de la Universitat de Lleida (1991-). A més del Llegat audiovisual Evill (1987-2006).

Classe corresponent al 20 de febrer de 1932 per a la preparació dels exàmens d’oposició per a les futures i els futurs mestres. AUdL_Fons de l’Escola Normal de Mestres de Lleida_99.7.

Personal

A l’Arxiu de la UdL hi treballen tres persones. A més de la cap de servei,  hi ha una tècnica d’arxiu i un tècnic gestor i ben aviat esperem poder tornar a tenir una persona administrativa en el lloc que va quedar vacant fa un temps.

Edifici

L’AUdL es troba ubicat a l’edifici del Rectorat, on també està ubicada la Facultat de Lletres. És el mateix edifici on es va commemorar el 700 aniversari de l’Estudi General de Lleida, espai que s’ha fet mediàtic per la detenció del Pablo Hassél.

L’Arxiu disposa de dos dipòsits. Un, es troba ubicat en l’edifici del Rectorat que es va usar fins al juny de 2015 com a arxiu definitiu. Actualment només s’utilitza com a dipòsit temporal.  L’altre dipòsit es troba a les instal·lacions del GEPA (Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya) en el turó de Gardeny, on disposa de 1282 metres lineals, instal·lacions antiincendis específiques per al fons que acull, control de temperatura i humitat i de control d’accés.

Indicar, però que l’AUdL preveu el seu trasllat del Campus de Rectorat al Campus de Cappont tan aviat com s’acabin les obres de l’edifici Polivalent 3 on hi ha prevista la seva ubicació, amb instal·lacions més noves i amb més espai i instal·lacions específiques per suports especials.

Edifici Polivalent 3, on aniran les noves instal·lacions de l’AUdL

Serveis

L’AUdL ofereix els serveis de consulta, préstec i transferència, a més d’assessorament en la cerca i localització dels documents sobre els fons que custodia l’Arxiu.

Els serveis van adreçats principalment a la comunitat universitària formada pel personal docent i investigador, que necessita documents ben gestionats quan en el seu rol de gestors han de prendre decisions, realitzar recerca o en la gestió de la docència; el personal d’administració i serveis, que necessita tenir bones pautes operatives per als documents en la gestió administrativa diària; i els estudiants i exestudiants que necessiten que els documents estiguin ben gestionats per tenir constància fefaent dels estudis i resultats obtinguts.

En l’àmbit extern, a altres universitats, on la col·laboració interuniversitària és imprescindible per disposar d’una bona gestió dels documents potent i eficient per promoure la consecució de la transparència i la presa de decisions, així com la governança; els coparticipants en projectes de recerca, per als quals la bona gestió dels documents suposa poder agilitzar els tràmits administratius i poder dedicar més temps a la recerca; les autoritats arxivístiques tant de la Generalitat com de l’Estat, perquè necessiten que la gestió dels documents es realitzi de manera adequada a la legislació, a més de promoure la identitat del país; i finalment la societat en general, perquè la ciutadania necessita saber i percebre que es gestionen bé els seus impostos.

L’Arxiu de la Universitat de Lleida es troba present a internet a través del seu web i del compte de Twitter.

Instal·lacions actuals de l’Arxiu i Gestió de Documents en l’Edifici del Rectorat de la Universitat de Lleida

Gestió documental

Per respondre de manera adequada podem agafar com a referència l’apartat d’Informatització i administració electrònica del darrer informe de l’enquesta que cada dos anys duu a terme la Conferència d’Arxivers de les Universitats Espanyoles (CAU) i concloure que la Universitat de Lleida pot respondre positivament en totes les qüestions i especificar que es disposa d’aplicació de gestió documental i arxiu digital.

La Universitat de Lleida treballa des de fa uns anys per tenir un sistema de gestió per als documents basat en la norma UNE ISO 30301[1] completament implantat que va certificar per primera vegada l’any 2015 i que manté revalidat fins al moment de redactar aquesta entrada al blog.

La implantació del sistema s’ha fet perquè es garanteixi la gestió de documents a tota la Universitat. A mesura que s’avança en la implantació, s’estableixen aquells aspectes de la definició dels treballs que ha de realitzar cada part implicada, així com el procés de mesurar i avaluar els resultats. També s’inclou la revisió i avaluació del sistema de gestió tenint en compte els riscos documentals del mateix sistema i aquelles oportunitats que també es produeixen per al seu desenvolupament del sistema dins de la Universitat.

Peculiaritats

La principal característica que distingeix a l’AUdL és el fet de ser el primer arxiu d’una universitat certificat en UNE ISO 30301.

Visió Professió

Segons la directora, Pepita Raventós, la professió necessita tres pilars claus per reforçar l’exercici professional: 1) Una Ciència Arxivística potent conceptualment i metodològicament, 2) Un exercici professional cooperatiu i col·laboratiu corporatiu i 3) Una política arxivística reforçada des de l’acadèmia i des que la professió perquè pugui respondre a les necessitats dels distints tipus d’organitzacions i arxius. 


[1] UNE ISO 30301. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos. AENOR.

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *