ArxiRuta: Arxiu de la Universitat de Vic-Universitat Central de Catalunya

Presentació

L’Arxiu de la Universitat de Vic-Universitat Central de Catalunya (UVic-UCC) es troba situat territorialment a la capital d’Osona,  orgànicament dins el Servei de Gestió Documental, Arxiu i Registre (SGDAiR), depèn de la UVic-UCC i és dirigit per Núria Cañellas Terradellas.

Història

La Universitat de Vic fou reconeguda pel Parlament de Catalunya el 21 de maig de 1997, no obstant això, l’Arxiu es creà el setembre de 2004. Prèviament a la seva creació, la documentació es guardava als despatxos de les mateixes àrees i serveis de la Universitat. Actualment depèn funcionalment de la Secretaria General i Gerència de la UVic-UCC.

Fons documentals

El SGDAiR custodia 3 fons documentals. El fons de la Universitat de Vic-Universitat Central de Catalunya permet conèixer com es va construir el projecte universitari que actualment teixeix xarxes amb tots els actors del territori (àmbit sanitari, empresarial, social, educatiu…). El fons patrimonial EumoGràfic té un valor testimonial importantíssim tant per la UVic-UCC, com per la ciutat, la comarca i el territori català, en l’àmbit del disseny gràfic. Finalment, el fons personal d’Emili Teixidor permet aprofundir en la figura de l’escriptor rodenc en les seves facetes, tant literàries com periodístiques (aquest fons es custodia una part, en col·laboració amb la Biblioteca de la Universitat).

Els documents més antics formen part del fons de la UVic-UCC, conserven imatges de l’Escola Femenina d’Ajudants Tècnics i Sanitaris d’Osona (1979-1985) i també de l’Escola de Mestres d’Osona (1977-1986). 

Personal

En el curs passat (2018-2019) es consolidà la plantilla de l’arxiu i la seva estructura. Les persones que hi treballen són 5: la directora, dos arxivers/gestors documentals, un administratiu i un estudiant en pràctiques.

Edifici

El SGDQiR es troba ubicat en un edifici funcional, dins el Campus Miramarges de la UVic-UCC, situat al Carrer Sagrada Família número 7, de Vic. 

Disposa d’un únic dipòsit central, amb capacitat per 991,88 metres lineals, i equipat amb control de la temperatura i humitat, regulat manualment. 

Serveis

Ofereix els serveis bàsics d’un arxiu: transferències, préstec, consulta i destrucció confidencial de documents. A més d’altres serveis com: exposicions, formació o visites. Principalment, estan adreçats a la comunitat universitària i a la ciutadania. Actualment, estan preparant visites per a l’àmbit d’educació infantil. 

Destaca la formació en línia que ofereixen al PAS de la Universitat. Les càpsules formatives les ha gravat el mateix personal del servei en un petit plató que ofereix el servei UMedia de la mateixa Universitat. Aquests dies de confinament, han gravat noves càpsules formatives des de casa. Un cop finalitzat el curs els alumnes obtenen una insígnia digital. 

L’arxiu disposa de lloc web (https://www.uvic.cat/arxiu) i també té perfil en la xarxa social Twitter (https://twitter.com/GdiArxiuUVic).

Gestió documental

Fa molts anys que des del servei es potencia l’administració electrònica. Des del curs 2017-2018 es van ampliar les funcions de l’arxiu. Exerceixen de coach assessorant equips directius i equips transversals que treballen per aconseguir aquest salt digital. Podeu trobar més informació en el següent enllaç:https://mon.uvic.cat/lapunt/nuria-canellas-leadministracio-redueix-el-cost-ecologic-de-la-tramitacio-i-estalvia-desplacaments-innecessaris/

Formen part de diferents grups de treball en què comparteixen projectes i experiències amb d’altres professionals del sector universitari. Cal destacar-ne el del Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC) on treballen per millorar el gestor documental Alejandria que tenen en algunes universitats catalanes i es coordinen en temes d’administració electrònica. Anualment, també realitzen trobades amb els arxivers de totes les universitats espanyoles, en el marc de la Conferència de Rectors de les Universitats Espanyoles (CRUE) amb l’organització anual, a una universitat diferent, de la Conferencia de Archivos Universitarios (CAU) [http://cau.crue.org/]. També existeixen grups de treball específics i des del Servei participen en el grup  d’administració electrònica i en el de comunicació.

Paral·lelament també es reuneixen amb el Consorci d’Administració Oberta de Catalunya (CAOC) per perfilar com es va desenvolupant l’administració electrònica a les universitats catalanes a través dels serveis que ofereix el CAOC a l’administració local.

D’altres projectes destacables són la inauguració del web del servei, durant el passat mes d’abril, que els permetrà donar a conèixer, tant a la ciutadania com a la comunitat universitària, els fons documentals i la bona feina realitzada. L’adhesió a la campanya #Arxivemlacovid19, per la qual disposen d’un formulari de recollida de materials de la ciutadania (https://www.uvic.cat/arxiu/arxivem-covid19), i a mesura que es van descrivint, es publiquen a la web de l’arxiu fotogràfic de la universitat (https://atom.uvic.cat/index.php/campanya-arxivemlacovid19-centres-sanitaris) on organitzen els materials en funció del col·lectiu que els ha enviat (centres sanitaris, sector educatiu, sector empresarial o particulars). L’adhesió a la crida d’#arxiusaccessibles de l’ICA, obrint els fons a la ciutadania. Finalment, cal destacar el projecte Arrels (https://atom.uvic.cat/) un projecte nascut l’any 2016 coincidint amb la celebració de la Capital de la Cultura Catalana a Vic, amb l’objectiu de donar llum a l’arxiu fotogràfic de la UVic-UCC.

Peculiaritats

El que diferencia el SGDAiR de la resta són les persones que en formen part. Tots són únics i particulars, per tant, la suma de cadascun els permet potenciar les qualitats i créixer tant professionalment com a nivell personal.

Entre les peculiaritats, són un arxiu dins d’una universitat que es coneixen molt bé tots i el contacte és molt directe. És fàcil arribar al personal que dirigeix la Universitat i també a tot el personal administratiu que fa funcionar la universitat amb la gestió administrativa diària. Aquest fet permet engegar projectes àgilment. 

Visió Professió

La cap del servei, Núria Cañellas, considera que la nostra professió requereix d’una visió holística i transversal de la creació i conservació de documents, independentment del seu format. Si tenim aquesta visió, podem actuar i assessorar a qualsevol punt de l’administració de les nostres institucions. Des de les entrades i sortides del registre, en la gestió d’expedients, en el règim d’accés a la informació i la transparència, fins a la preservació a llarg termini.

S’hauria de creure més en les potencialitats de la nostra professió i sobretot, ser intel·ligents i saber-nos adaptar al canvi. Cal saber deixar la zona de confort. No s’hi val a quedar-se atrapat en el temps (per això ja tenim els dipòsits plens de documents històrics que anem descrivint poc a poc i posant a disposició de la ciutadania a través de les nostres webs i xarxes socials) i cal avançar, créixer, innovar, aprendre! 

La Núria ens remet a un article que li agrada molt d’en Xavier Ferràs, professor universitari i ex degà de la Facultat d’Empresa i Comunicació de la UVic-UCC,  (https://www.lavanguardia.com/economia/20190727/463726114695/lecciones-desde-la-luna.html) que segueix aquesta opinió expressada anteriorment sobre “caminar, avançar, créixer, innovar, aprendre”: <“Emocionar” i “motivar” tenen la mateixa arrel llatina que “moviment” (motus). T’emociones i et motives quan et mous, quan canvies, quan t’enfrontes a nous contextos i aprens. I llavors també creixes. És impossible motivar-se en un bassal de rutina.>