ArxiRuta: Arxiu Municipal de Cunit

13 setembre, 2021 - Sílvia Farré (Directora de l'Arxiu Municipal de Cunit) i Sergi Borrallo Llauradó (Responsable de l’Arxiu General de la Diputació de Tarragona) i

Avui visitem un altre exemple d’arxiu municipal amb una realitat allunyada d’una hipotètica situació ideal

Presentació

L’Arxiu Municipal de Cunit (AMCU) té l’oficina tècnica a l’edifici de l’Ajuntament (carrer Major, 12) i els dipòsits de documents en l’edifici del Casal Municipal (carrer Sant Joan, 2). La directora és l’arxivera Sílvia Farré Ferrando i la titularitat i gestió correspon a l’Ajuntament de Cunit.

Edifici del Casal Municipal, seu de l’Arxiu Municipal de Cunit

Història

Les primeres referències sobre l’Arxiu Municipal les trobem en les actes plenàries del 2 de febrer del 1863 i del 23 de setembre del 1973, que parlen del concepte i de l’essència de l’Arxiu Municipal com un equipament en valor que demostra la importància de la seva funció dins d’una institució.

Existeix un buit de memòria històrica durant el període de la  II República (1931-1936)  i de la Guerra Civil (1936-1939) no en tenim quasi constància d’informació ni de documents, ja sigui per pèrdua, destrucció, etc. La repressió política va castigar de valent a la ciutadania cunitenca i de retruc a tot el territori del Baix Penedès. Segons la història oral popular, gran part de la documentació municipal, amb l’inici de la Guerra Civil Espanyola, es va traslladar al poble veí de Cubelles. 

L’any 1988 amb motiu de l’última remodelació de l’edifici de l’Ajuntament, s’ubicà  – en la planta baixa- un espai com a dipòsit central de documentació, que actuaria com un servei més integrat en l’estructura organitzativa de l’Ajuntament.

Durant els anys 1994 fins al 1996, gràcies a un conveni establert entre l’Ajuntament i el Servei d’Arxius del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, es va destinar una professional després de valorar l’equip de govern d’aquella legislatura, la necessitat urgent de redreçar la situació de desgavell i descontrol que estava immersa la documentació de l’Ajuntament, amb el propòsit de realitzar el tractament arxivístic consistent en les tasques de classificació, ordenació i la descripció dels documents.

Va ser el moment per fixar la incorporació en la metodologia de treball, el quadre de classificació documental com a instrument de gestió i producció de la documentació que es generava dia a dia (model de Quadre de Classificació Documental per a arxius municipals, elaborat pel Servei d’Arxius del Departament de Cultura de la Generalitat l’any 1987) que identifica les competències, funcions i activitats que generen tràmits dins de l’estructura organitzativa de l’Ajuntament.

Registre del fons del Jutjat de Pau de Cunit

Durant el procés de sistematització, es va utilitzar l’antic programari, desenvolupat per la Subdirecció General d’Arxius de la Generalitat de Catalunya, que permet registrar, descriure i difondre a través del cercador d’internet “Arxius en Línia” GAC (ara anomenat GANG/GIAC) els fons documentals que es conserven en els arxius catalans.

Fruit de l’actuació arxivística durant aquest temps, a finals de l’any 1996, es va enllestir l’inventari general del fons històric municipal. Paral·lelament, gràcies a la implicació de la Secretaria General, es va fer extensiu, en la documentació pública més recent que havia finalitzat el seu procediment administratiu, dipositada a les mateixes unitats tècniques i oficines de gestió, tramitadores d’expedients, per establir les pautes de control i localització des de la seva producció.

Per manca d’espai a les instal·lacions de l’Arxiu Municipal, el mes de febrer de l’any 1998, es va signar un conveni entre l’Ajuntament de Cunit i la Generalitat de Catalunya, sobre la cessió –en dipòsit- de la documentació històrica a l’Arxiu Comarcal del Baix Penedès.

L’any 1999, es va sol·licitar la inclusió de l’Arxiu Municipal de Cunit,  en el directori d’Arxius a la Subdirecció General de la Generalitat de Catalunya.

Actualment l’Arxiu Municipal de Cunit es troba adscrit a la Regidoria de Serveis Generals i Secretaria General.

Fons documentals

L’AMCU conserva 4 fons documentals i 5 col·leccions factícies. El més rellevant és el fons Municipal de Cunit (1739-), malgrat ser un fons que malauradament va patir els efectes de destrucció durant la Guerra Civil Espanyola. D’altres fons són el fons del Jutjat de Pau de Cunit (1850-), el fons de la Cambra Agrària-Cooperativa Agrícola Cunitense (1921-1979) i el fons del Patronat del Casal Municipal (1986-2000).

Pel que fa a les col·leccions factícies, trobem el fons d’audiovisuals, el fons d’imatges, la cartelleria, el fons cartogràfic i la biblioteca i hemeroteca auxiliars.

Diferents exemplars de llibres del fons local

Personal

L’Arxiu Municipal només compta amb la Tècnica Mig d’Arxiu, professional qualificada, figura unipersonal, per atendre la gestió interna del servei i la gestió documental tant en suport paper com en suport electrònic.

Així mateix, de manera esporàdica i intermitent, han passat pel servei, personal en pràctiques, per obtenir formació i adquirir experiència i coneixements en gestió documental, en un alumnat molt divers en el grau de formació i especialització.

En cas de necessitat excepcional de reforç i suport a les diverses i múltiples tasques d’aquest servei públic, des del Servei de Gestió Documental i Arxiu es promou activament la instrucció educativa i pedagògica en els programes següents: 

  1. Conveni Universitat de Barcelona. Estudiants de biblioteconomia.
  2. Programa Desc-Obre. Alumnes 3r-4rt ESO IES Cunit.
  3. Programa internacional Eurodisea. Alumnes Lycée públic de Saint-Just (Lió-França).
  4. Pla Ocupacional. Majors de 40 anys empresa Eina (el Vendrell).
  5. Departament de Justícia. Prestació de serveis i treballs en benefici de la comunitat.
  6. Pràctiques beneficiàries de la Garantia Juvenil de Catalunya. Universitaris menors de 30 anys.

Edifici

L’Arxiu Municipal de Cunit, actualment es troba a la planta baixa de l’edifici del Casal Municipal, consta de dues plantes, ocupa una superfície de 156 m², amb una capacitat màxima de 8.800 capses, i supera amb escreix els 1.000 ml de documentació. Disposa d’aparells deshumidificadors per a regular la humitat ambiental, i de dispositius pel control de la temperatura. No existeix sistemes de seguretat (antirobatori), ni de contra incendis, ni de climatització. Es tracta d’un edifici nou, inaugurat el 10 de juny del 1988, que substituí a l’antic edifici de la Cooperativa Agrícola Cunitense que va cedir els terrenys per construir un equipament cultural destinat a gaudir de les activitats socials i culturals de la vida cunitenca.

Planta baixa del Casal Municipal on es troba l’Arxiu Municipal de Cunit

Des de l’any 2016, l’oficina tècnica va ser traslladada a la planta baixa de l’edifici de l’Ajuntament de Cunit (construït el 1892) i des de fa poc traslladada a la primera planta d’aquest, obeint a raons de reestructuració organitzativa.

Actualment, està en estudi el nou emplaçament definitiu per adequar la realitat legislativa que comporta adaptar l’Administració Electrònica en temps de transformació digital i cobrir les necessitats reals (recursos econòmics, personal qualificat, múltiples espais destinats a usos diferents, etc.) que ha de tenir les instal·lacions de l’AMCU. 

Serveis

L’AMCU ofereix diversos serveis, tots ells recullen la dimensió de servei públic d’aquest equipament cultural, social i administratiu: préstecs i consultes internes, consultes externes en sala, informació i assessorament, reproducció de documents i difusió cultural.

De la col·laboració de l’Arxiu Municipal amb el departament de Relacions Ciutadanes sorgí la campanya «Vivències del Confinament», una iniciativa per preservar la memòria de la Covid-19. 

L’AMCU es troba present a la xarxa a través d’un apartat propi del web corporatiu. Conscients de les possibilitats que ofereixen les xarxes socials, aviat s’activaran comptes a Facebook, Twitter i Instagram.

Programa del Dia Internacional dels Arxius 2021

Gestió documental

L’any 2015, es va impulsar l’Administració Electrònica a l’Ajuntament de Cunit amb la implementació d’un tramitador genèric d’expedients,  que no ha comptat amb el punt de vista de la gestió documental des de la perspectiva arxivística, cabdal en tota organització, i s’ha enfocat exclusivament des d’un criteri tecnològic… arrossegant mancances estructurals i organitzatives, i és per aquest motiu, que per redreçar aquesta situació, s’ha elaborat un esborrany de la política de gestió de documents electrònics per tal d’afrontar la transformació digital en condicions òptimes. Conscients que queda un llarg recorregut en el procés d’implementació i funcionament òptim de l’Administració Digital en l’ens: cal dotar de polítiques d’accés, de seguretat a la informació i disposició dels documents; incorporar l’Arxiu Electrònic Únic integrat; entre d’altres. Són processos complexos que cal analitzar amb detall.

Gràcies a subvencions públiques, es treballa per endegar projectes de digitalització dels fons documentals per donar visibilitat a la informació electrònica dels documents públics, donant prioritat a la documentació de conservació permanent (actes plenàries, decrets d’alcaldia, cartelleria de programes d’actes i activitats, plànols dels serveis tècnics, etc.) per a la seva consulta i disponibilitat en el seu accés.

Peculiaritats

L’AMCU, tot i ser un arxiu que pertany a un municipi costaner i que supera amb escreix els 14.383, està immers en una realitat diversa i desigual amb la resta d’arxius del territori català, i es fa evident les carències que patim de forma generalitzada els arxivers del segle XXI.                

Cal reivindicar unes instal·lacions dignes d’un equipament municipal que correspondria pel seu volum poblacional;  com també la voluntat política de suport  perquè els arxius i els arxivers/es estiguin en la posició cabdal de governança estratègica que els hi pertoca en una administració moderna, oberta, col·laborativa i transparent;  destinar recursos econòmics per a dotar de personal auxiliar i de suport al servei d’Arxiu; proveir i reforçar el finançament amb pressupost necessari per fer realitat els compromisos anuals de l’Arxiu. Aquest fet ens reafirma que no tots els arxius complim amb els requisits tècnics establerts pel Sistema d’Arxius de Catalunya.

Visió de la professió

Ara més que mai, amb la implantació d’una Administració Pública Electrònica, l’arxiver/a es posiciona activament com un valor de pes en l’organització, que es caracteritza per la multiplicitat i la pluralitat de funcions del nostre rol professional i que obre noves oportunitats que aporten beneficis en la qualitat de gestió i tractament de la informació i de les dades.

Hem de treballar plegats  per garantir justícia en el reconeixement i dignificació professional davant dels càrrecs polítics electes, i buscar la cohesió col·lectiva de la cultura del treball dins l’organització… perquè entre tots sumem! 

Per últim, mencionar que un gran repte representa el teletreball en el món arxivístic, que valorarem com encaixa amb l’entorn de cadascun dels arxivers/es segons sigui la seva realitat i casuística.

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *