ArxiRuta: Arxiu Municipal de la Garriga

Presentació

L’Arxiu Municipal de la Garriga (AMLG) es troba ubicat a la plaça de l’església, 2, la seva directora és Almudena Gutiérrez García-Muñoz i la seva titularitat i gestió correspon a l’Ajuntament de la Garriga.

Història

Fins a l’any 2014 en què es va convocar la plaça de tècnica superior d’arxiu no hi havia existit l’arxiu municipal com a tal. Sí que es van fer un parell d’actuacions encarregades al Francesc de Rocafiguera però sense continuïtat en el temps ni en l’actuació. Així, l’any 1990 es van executar unes obres de remodelació de la planta baixa de l’ajuntament on se situava tant la documentació històrica com l’administrativa que es conservava separada. La distinció entre l’arxiu històric i l’administratiu el marcava l’any 1939. Es va construir l’actual dipòsit d’arxiu amb armaris compactes i es va encarregar al Francesc fer el trasllat i la posterior ordenació.  A banda d’aquesta documentació també hi havia documentació a arxius intermedis en cada planta de l’ajuntament. Alguns d’aquests encara es conserven avui en dia.

Entre l’any 2002 i el 2006 es va produir la segona intervenció per part del Francesc que va tenir com a objectiu i resultat la classificació i ordenació d’una gran part de la documentació de l’arxiu històric.

Entre els anys 2006 i el 2014 la documentació, juntament amb diferents trastos que res tenen a veure amb un arxiu, es va anar amuntegant al dipòsit d’arxiu sense cap tipus d’ordre.

Amb la dotació de la plaça de tècnica d’arxiu al setembre de 2014 es va crear el servei d’arxiu municipal adscrit a la Secretaria i regulat amb un reglament aprovat al 2015. Es va implantar el Sistema d’arxiu municipal, es va adherir a la Central de Serveis Tècnics de la Diputació de Barcelona i es va començar a treballar en el sistema de gestió documental de la corporació. Els primers anys van estar principalment dedicats a posar ordre i adequar els espais d’arxiu ja existents, a tractar i descriure les principals series documentals, a  l’eliminació d’una gran quantitat de documentació que per falta de personal tècnic no s’havia pogut realitzar i a implantar el concepte d’expedient i de cicle documental a l’organització. Aquests últims anys, el servei d’arxiu s’ha orientat més a implantar la gestió documental en la tramitació electrònica dels expedients. 

Fons documentals

L’AMLG custodia 10 fons documentals, dels quals 4 són d’organismes públics i 6 de privats. Sense dubte el més rellevant és el del mateix ajuntament de la Garriga tant pel volum (750 ml) com per l’extensió cronològica (1323-actualitat). Conserven dades padronals pràcticament sense interrupció des de l’any 1717 i actes del govern municipal ininterrompudament des de 1684. Cal destacar la sèrie de llicències d’obres que conserva gran quantitat de plànols de les cases modernistes de la Garriga firmades per arquitectes com a Raspall o Puig i Cadafalch. Aquestes sèries són les més consultades per investigadors de la història de l’arquitectura i de l’art.

Es conserven així mateix 24 pergamins en perfecte estat de conservació que daten entre 1323 i 1473.

Una mancança força important del fons municipal és que no es conserven pràcticament fotografies.

Cal destacar el fons de l’empresa SATI, durant molts anys principal empresa privada de la Garriga i que va tancar l’any 2014.

Personal

L’arxiu només compta amb la tècnica superior d’arxiu adscrita al servei tot i que respecte a la gestió documental treballa amb dues persones administratives. Així mateix de manera habitual treballen persones contractades a través de plans ocupacionals que ajuden a la descripció i tractament de la documentació.

Edifici

L’Arxiu compta amb un dipòsit general a la planta soterrani de l’edifici principal de l’ajuntament, una sala d’arxiu intermedi a cada planta d’aquest edifici i una sala amb dos cossos de planeres. També disposen d’una sala d’arxiu intermedi els altres edificis de l’ajuntament.

El dipòsit general està dotat de prestatgeria compacta amb capacitat per 600 ml, deshumidificador, control de temperatura i humitat, porta tallafocs i un sistema de seguretat per al seu accés.

La resta de sales d’arxiu només disposen de prestatgeria metàl·lica fixa.

Serveis

L’arxiu disposa de servei de préstec intern i de consulta externa i realitza visites escolars anuals a tot l’alumnat de tercer curs de primària de la Garriga i a altres cursos segons la demanda. Així mateix i sota petició, realitza visites guiades particulars.

També col·labora activament amb l’àrea de patrimoni en el disseny de rutes i visites guiades i teatralitzades pel municipi.

Gestió documental

La implantació de l’administració electrònica a l’ajuntament de la Garriga a dia d’avui és total. L’any 2017 es va iniciar aquesta transició al paper zero amb l’escaneig amb validesa legal de tota la documentació d’entrada i la implantació de la tramitació electrònica de tots els expedients. Aquest any han donat per conclosa aquesta transició amb la implantació de la signatura biomètrica en dispositius mòbils per tal d’eliminar els últims documents en paper que restaven, que eren aquells signats per part de tercers que no disposaven de signatura electrònica.

La implantació de l’administració electrònica s’ha impulsat, coordinat i dirigit des del servei d’arxiu i gestió documental de l’ajuntament i és aquesta, creiem, la principal peculiaritat que te el nostre arxiu. 

 Visió Professió

L’Almudena Gutiérrez creu que estem en un moment únic per a la nostra professió. Un moment en el qual tenim l’oportunitat de situar l’arxivística en un lloc cabdal dins les organitzacions però amb el gran repte de no perdre res ni a ningú pel camí. Tirar endavant però mirant sempre també pel retrovisor. No hem d’oblidar mai que la defensa i protecció del patrimoni documental és una part indestriable de la nostra disciplina. 

Cada vegada més als organigrames municipals els serveis de gestió documental se situen al centre de l’organització i formen part dels grups disciplinaris que treballen els procediments, la protecció de dades, la transparència i tot el que significa govern obert en el si de l’administració electrònica. Falta que aquest pas també el pugui fer l’òrgan coordinador del Sistema d’Arxius de Catalunya per tal de poder remar tots plegats en la mateixa direcció.

Però, tot i que estem avançant força en aquest sentit, no hem d’oblidar que estem en aquest punt perquè ens dediquem a una disciplina que porta molts anys de recorregut i que, des del seu parer, només un tant per cent petit és el que ha canviat en quant a tècniques i conceptes amb l’arribada de l’administració electrònica. No hem inventat tant….el que hem fet fonamentalment és canviar d’escenari i som vàlids en aquest nou perquè parlem del mateix des de fa temps. Això no ho podem oblidar mai i tampoc que la nostra força, sobre tot quan en moltes organitzacions estem soles, la fa la cohesió del col·lectiu.