ArxiRuta: Servei d’Arxiu Municipal de Lloret de Mar

12 abril, 2021 - Sergi Borrallo Llauradó (Responsable de l’Arxiu General de la Diputació de Tarragona) i Joaquim Daban i Massana (director del Servei d’Arxiu Municipal de Lloret de Mar)

Avui visitem un Arxiu Municipal amb gran quantitat de fons documentals, molta visibilitat a les xarxes i una envejable iniciativa a l’hora de dissenyar projectes de difusió.

Presentació

El Servei d’Arxiu Municipal de Lloret de Mar (SAMLM) es troba ubicat al carrer Josep Lluhí, 24, de Lloret de Mar. El seu director és Joaquim Daban i Massana i la titularitat i gestió correspon al mateix Ajuntament.

Entrada de l’edifici central de l’Arxiu

Història

La creació del Servei d’Arxiu Municipal data de l’any 1992. Anteriorment la documentació s’ha guardat en diversos espais. Tenim constància de què a finals del s. XVI hi havia un espai a la torre de defensa de la vila on es guardava la documentació generada per l’antiga universitat de Lloret. Aquesta construcció es va ensorrar a causa d’un temporal de mar, i una part del fons documental va desaparèixer. Durant els segles següents, tal com va succeir a la major part  de les petites administracions, la documentació va patir trasllats, conflictes bèl·lics, revoltes, desídia… i tot plegat va perjudicar greument la seva conservació. A finals del s. XIX es va construir l’actual edifici de l’Ajuntament on figurava una zona d’arxiu; però a mesura que van créixer els serveis de l’Ajuntament, aquest espai d’arxiu es va anar reduint, fins que van traslladar la documentació a un altre edifici que no tenia les mínimes condicions de seguretat, neteja, ventilació i ordre. Una llàstima.

Podeu consultar la història de l’Arxiu des del segle XIII en el següent enllaç:

https://www.lloret.cat/seccions/arxiu-municipal/informacio-general/historia-de-larxiu

Actualment, el Servei d’Arxiu Municipal de Lloret de Mar està ubicat en dos immobles diferents. D’una banda, l’edifici central que acull la documentació de caràcter històric, els fons externs i bona part de la documentació administrativa de l’Ajuntament; i de l’altra, l’edifici administratiu, on es custodia la documentació acabada de generar per les oficines municipals.

Orgànicament, l’arxiu és una secció administrativa que depèn dels serveis centrals de l’Ajuntament, però que manté una relació molt estreta amb les seccions de cultura i patrimoni. 

Fons documentals

Actualment tenen registrats 315 fons documentals. Amb el temps, s’ha aconseguit que les entitats i la ciutadania lloretenca confiï el seu patrimoni documental a l’arxiu municipal; i és per això que arriben tants ingressos.

https://www.lloret.cat/seccions/arxiu-municipal/els-fons/descripcio-dels-fons

Òbviament, el fons més important és el de l’Ajuntament perquè conté informació continuada i estructurada des del segle XIV; però també cal destacar la rellevància d’alguns fons personals, patrimonials i d’entitats perquè permeten analitzar la història del municipi des d’una òptica ben diferent.

Encara que pugui semblar una frase tòpica, les possibilitats d’investigació dels fons documentals són infinites; perquè depèn de l’interès i del punt de vista de l’investigador. A partir d’una anàlisi de la correspondència d’una família de mitjans del segle XIX es poden plantejar un munt d’estudis: sobre les condicions de vida de la família, sobre el context econòmic, sobre la grafia que s’utilitzava, sobre la genealogia… 

Des de fa uns anys estan recollint força documentació en suport audiovisual que permet conèixer el passat del poble des de diferents punts de vista: l’evolució de l’estructura urbana, els canvis de disseny dels vestits, l’organització dels esdeveniments socials o culturals… Ben segur que cada persona trobaria una temàtica d’estudi diferent.

El document més antic que conserven a les seves instal·lacions és el pergamí del 14 d’octubre de l’any 1001, on es fa la delimitació del terme de Lloret de Mar. Aquest document el va cedir l’any 2003 l’Arxiu Històric Fidel Fita d’Arenys de Mar.

Pergamí sobre la delimitació del terme de Lloret de Mar, any 1001

https://www.lloret.cat/seccions/arxiu-municipal/activitats-difusio-i-publicacions/primera-noticia-escrita-de-la-de-limitacio-del-terme-de-lloret-a-lany-1001

I, pel que fa al document més antic del fons municipal, es tracta del pergamí del 5 de març de 1346, que recull la sentència arbitral sobre el dret de tallar llenya dels homes de Lloret.

Personal

Actualment són cinc les persones que formen la plantilla, un tècnic superior, un tècnic mig i tres administratius; a més a més, també compten amb tres persones contractades a través d’una empresa externa. 

Edifici

Hi ha dos immobles destinats a Arxiu. L’edifici central es va construir l’any 1990 per acollir diverses dependències municipals, entre les quals hi havia una planta destinada a dipòsit d’arxiu. Progressivament, l’arxiu va anar creixent i ha acabat ocupat les tres plantes de l’edifici perquè la seva estructura estava reforçada i preparada per poder instal·lar armaris del tipus compacte. Pel que fa a l’edifici administratiu, es tracta d’una construcció força més recent, de l’any 2013, que estava destinada a centre comercial. Per diverses circumstàncies, l’arxiu va poder ocupar i adaptar una part d’aquest edifici, on s’hi han ubicat dos grans dipòsits per a la documentació.

https://www.lloret.cat/seccions/arxiu-municipal/informacio-general/ubicacio-i-horaris

A l’edifici central disposen de tres dipòsits per a la documentació en paper i un dipòsit per a documentació en suport audiovisual; i a l’edifici administratiu compten amb 2 dipòsits per a la conservació de la documentació en paper. Globalment, els 6 dipòsits sumen un total de 450 m2 i de 4.720 metres lineals de prestatgeries (dels que tenen ocupats 3.795 m/l). Tots els dipòsits estan ben equipats amb aparells de climatització pera a controlar la temperatura, la humitat i la ventilació. I també disposen de sistemes de seguretat contra robatoris i contra incendis. 

Maquinari tractament de documents audiovisuals

Serveis

Procuren oferir el màxim de serveis possibles: consulta d’expedients, reproducció de tota mena de documentació (ja siguin plànols, audiovisuals, fotografies…), suport als ciutadans per a la localització de qualsevol informació, assessorament per a la conservació del patrimoni documental privat, divulgació d’estudis històrics, visites per escoles o grups de persones interessades… 

Són plenament conscients que les xarxes socials són una eina excel·lent per a reivindicar el patrimoni documental i donar-lo a conèixer a la ciutadania; i és per això que a principis de l’any 2011 van decidir incorporar-s’hi amb la intenció d’aprofitar totes les seves potencialitats. Inicialment van obrir un compte a Facebook, posteriorment a Twitter i Youtube, i finalment a Instagram.

L’objectiu inicial era aconseguir una major difusió del patrimoni documental que es conserva i una major divulgació de les notícies i les activitats generades per l’arxiu. Ara, després d’uns anys d’activitat, en fan una valoració molt positiva de tota aquesta experiència perquè els ha permès aconseguir més visibilitat entre la ciutadania, els ha facilitat la difusió de les activitats i els ha permès interactuar amb un munt de seguidors.

Actualment, podeu trobar el SAMLM en el seu web, Facebook, Twitter, Youtube i Instagram.

Gestió documental

El mes de març de l’any 2019 es va implantar l’administració electrònica a totes les dependències de l’Ajuntament de Lloret de Mar. Actualment, l’administració electrònica funciona amb plena normalitat a totes les dependències municipals, i tot el personal de l’Ajuntament pot treballar amb bones condicions des dels seus domicilis particulars.

No obstant això, cal ser conscients que encara queda molta feina per fer en el procés d’implementació de l’administració electrònica: s’ha de continuar treballant el llenguatge de les metadades, s’han d’identificar i codificar les tipologies, cal implementar les polítiques d’accés i de disposició dels documents, s’ha d’implementar l’arxiu electrònic únic… Són processos llargs i complexos. 

Des del començament, el Servei d’Arxiu ha estat un dels departaments més implicats en l’administració electrònica. L’any 2004 va impulsar i gestionar la creació de la comissió de gestió documental a l’Ajuntament, on participaven diferents departaments municipals: serveis jurídics, informàtica, organització i recursos humans, serveis econòmics…  Aquesta comissió va funcionar de forma interrompuda fins al 2017. A partir de llavors es va fer un canvi de plantejament.  Es va elaborar el projecte “Pla estratègic de transformació  a l’Administració Electrònica de l’Ajuntament de Lloret de Mar”, que estaria liderat per un equip director on s’integraven els Serveis Jurídics, la secció d’Organització i Recursos Humans, la secció de sistemes informàtics, i el Servei d’Arxiu i Gestió de Documents. A banda d’aquest d’equip director, també es constituïa un equip motor format per representants dels diferents departaments municipals. I gràcies en aquest projecte s’ha pogut implantar amb èxit l’administració electrònica al nostre Ajuntament.

Projectes

Des de fa uns anys, a l’arxiu municipal de Lloret s’han proposat impulsar i treballar la funció social dels arxius. És per això que van impulsar, ja fa més de deu anys, la creació del Grup d’Amics de l’Arxiu, una iniciativa de participació ciutadana que, recíprocament, aporta molts beneficis. D’una banda, permet identificar i descriure amb precisió les imatges dels diferents fons documentals que ingressen a l’arxiu, i de l’altra, genera uns vincles afectius entre els membres del grup que estimula la comunicació, la memòria i la capacitat d’anàlisi de les imatges.

Grup d’Amics de l’Arxiu confinats, desembre de 2020

Alguns anys més tard, i dins d’aquesta mateixa funció social, van elaborar diferents projectes per impulsar les visites guiades i pedagògiques, van promoure la participació ciutadana a les campanyes “arxivem el moment” i, més recentment, amb motiu del confinament provocat per la Covid19, s’han iniciat nous projectes de col·laboració ciutadana: “L’escrivà del segle XXI”, i “La mirada ampliada”.

Darrerament, però, des del SAMLM han volgut donar un nou impuls a la funció social dels arxius i han elaborat una nova iniciativa: “Interseccionalitat i arxius. Un programa i quatre projectes”, on pretenen aconseguir diversos objectius: identificar i recuperar fons documentals vinculats amb els col·lectius silenciats (la dona, els migrants, les minories sexuals, les persones amb diversitat funcional…); aconseguir que el tractament documental sigui respectuós amb les diferents identitats de la nostra comunitat; analitzar els condicionants que permeten estudiar els casos individuals des d’un punt de vista interseccional (l’activitat professional, el grau de marginació, l’extracte social, el nivell econòmic…); utilitzar un llenguatge inclusiu en els instruments de descripció… Podeu consultar més informació sobre el projecte a: https://www.lloret.cat/seccions/arxiu-municipal/la-funcio-social-del-samlm/interseccionalitat-i-arxius-un-programa-i-quatre-projectes

Peculiaritats

En principi, tots els arxius hauríem de tractar els fons documentals de la mateixa manera i hauríem de gestionar les nostres competències de forma similar. No obstant això, les circumstàncies, els contextos i els interessos condicionen el nostre treball, i això fa que alguns arxius marquin l’accent en un àmbit o l’altre competencial. En el cas de l’Arxiu de Lloret, estan incidint en algunes temàtiques poc treballades en l’arxivística municipal: la conservació i digitalització de documentació audiovisual, la difusió i reconeixement dels arxius a través del portal d’internet i de les xarxes, i la ja esmentada funció social dels arxius.

Dins de l’àmbit local, han aconseguit una bona connexió amb la ciutadania del municipi. A partir del portal d’internet, que actualitzen constantment, i de la difusió del patrimoni documental a través de les xarxes socials, han aconseguit apropar-se a la ciutadania. Les consultes ciutadanes a la pàgina web, les sol·licituds de visites guiades, el nombre d’ingressos documentals, l’assistència als actes organitzats per l’arxiu… són índexs que  mostren l’interès de la població envers el patrimoni documental. Els arxius, hem de ser capaços d’estimular i propiciar aquest acostament.  

Visió professió

La visió del director, Joaquim Daban, és que fa uns quinze anys el futur de l’arxivística estava força malament; perquè el nostre àmbit de treball se’l disputaven diversos sectors professionals. No obstant això, amb l’arribada de l’administració electrònica i amb la implantació de l’arxiu electrònic únic, se’ns ha consolidat un espai que ens vincula a altres àmbits professionals relacionats amb el món tècnic i jurídic. Afortunadament, avui no es qüestiona que per implantar amb plenes garanties l’administració electrònica en una institució, és imprescindible la participació dels arxivers. No som el centre de l’engranatge, però sí que som una peça fonamental d’aquest projecte; i hem d’aprofitar-ho. Els arxivers hem de sortir de la nostra zona de confort i hem de coordinar-nos amb els altres sectors professionals.

Pel que fa a les situacions dels centres, creu que als arxius municipals els falta coordinació, visió de conjunt i suport de les administracions superiors (Generalitat, Diputacions…). Les ajudes econòmiques són escasses i les polítiques d’harmonització són mínimes. Actualment no hi ha cap normativa on es reguli el nombre de treballadors que hauria de tenir un determinat centre d’arxiu i tampoc es regula com haurien de ser els equipaments d’arxiu. Sí que disposem d’estudis de referència, però els responsables polítics i tècnics no tenen cap mena d’obligació de seguir-los.

Finalment, opina que s’hauria de millorar l’autocrítica col·lectiva. Els arxivers acostumem a buscar a fora els culpables de la nostra complexa situació; i potser ens convindria analitzar el nostre bagatge i el nostre comportament per tal de plantejar-nos millores en el reconeixement de la nostra professió.

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *