Arxivers-Gestors de Documents, una espècie en mutació. Apunts de l’assistència al II CNADE

13 Febrer, 2020 - Erola Simón Lleixà, directora de l'Arxiu Comarcal de la Cerdanya. Vocal de difusió de l'AAC-GD

En la segona edició del CNADE hem constatat un seguit d’inquietuds comunes que són fruit delt moment de transició professional que vivim. El gran interés que ha despertat el congrés torna a demostrar que l’arxiver és inquiet, té molts dubtes i vol aprendre.

Ponència: El ciudadano en el centro de una gestión documental de gobierno abierto, a càrrec de Joan Soler Jiménez. Foto: Erola Simón

Com que diuen que la transformació al món digital és una qüestió de persones, jo com a  persona la setmana passada me’n vaig anar fins a Leganés a treure el cap al II Congresso Nacional de Archivo y Documento Electrónico. Per curiositat, buscant orientacions.  Hi he vist coses que no creuríeu… bé, sí, hi he vist una professió que malda per estar a l’alçada dels nous reptes tecnològics. 

Aquestes notes que llegireu no són una crònica sistemàtica del congrés o dels discursos dels ponents, sinó quatre apunts d’allò que més em va cridar l’atenció. Si voleu més precisió o jutjar per vosaltres mateixos podeu recuperar totes les sessions al web cnade.es

El primer dia vam escoltar amb molt d’interès les reflexions de Ricard Pérez Alcázar cap de l’Área de Gestión Documental y Administración Electrónica de la Subdirección General de los Archivos Estatales en la seva intervenció  “Construyendo el archivo del futuro”. Pérez plantejava que cal anar més enllà de l’arxiu com a simple gestor cultural i en destacava la missió social i ciutadana. Apuntava la importància de treballar de forma transversal amb altres serveis més enllà de l’adscripció orgànica dels serveis d’arxiu i afegia que els arxius ens trobem enmig d’una situació de trànsit cap a l’administració electrònica. En aquest sentit Pérez admetia que si bé s’ha dibuixat conceptualment el sistema, falta resoldre aspectes tecnològics per arribar a una solució integral dels documents, des de la creació fins a l’arxiu definitiu. Vinculat amb aquesta idea deia també que cal modificar els processos de selecció per assegurar perfils competents en les noves necessitats. 

José Ramón Curz Mundet, director del Master en Archivística de la Universidad Carlos III de Madrid va fer un molt pertinent balanç de la professió on destacava tant les grans tasques pendents del món del paper, que n’hi ha, com els reptes professionals a què s’enfronta l’arxiver avui. En aquest darrer aspecte va recalcar que els processos selectius han quedat obsolets i la formació està en risc perquè no és capaç de definir perfils professionals especialitzats. Cruz Mundet va fer una reflexió que em va confortar personalment perquè va reconèixer que l’arxiver tot terreny cada vegada funciona menys i les coses no poden dependre del voluntarisme, tant propi de la nostra professió. En puc donar fe. 

Una taula rodona va abordar el tema de la l’avaluació documental amb el títol “La valoración de documentos como base de los sistemas de gestión documental”. Entre d’altres hi van participar en Lluís Cermeno, coordinador de Sistemes de Gestió Documental Corporativa de la Generalitat de Catalunya. En aquest espai es van presentar les experiències de diferents sistemes d’avaluació de documents i es van comentar les problemàtiques que les administracions presents troben en l’aplicació de les taules. Beatriz Franco, cap de la Unidad Técnica de Planificación y Programación Archivística de la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental de la Comunidad de Madrid va apuntar de manera molt encertada la idea que la valoració en el món de la documentació electrònica ja no pot ser de cap manera una acció reactiva, sinó que s’ha de plantejar necessàriament des de la creació dels objectes electrònics. Una evidència que segurament justificava la gran expectació que va generar la taula rodona. 

Francesc Giménez, responsable de Gestió Documental i Arxiu de l’Ajuntament de Sant Cugat i vocal de formació de l’AAC-GD, va exposar en la intervenció titulada “La doble y apasionante vida del archivero – DPO” la seva experiència com a gestor de documents i delegat de protecció de dades al seu ajuntament. Giménez ens va convèncer que els dos perfils són compatibles i altament complementaris, i que reunir-los en una mateixa figura representa una oportunitat per posar la gestió documental al centre del sistema de la mà de la protecció de dades. 

Vam tancar el primer dia de congrés amb la taula rodona dedicada a les associacions professionals: “Cómo enfrentar los nuevos retos de la profesión. Visión desde el asociacionismo”. Un cop més es va abordar el tema dels perfils professionals, aquesta vegada vinculats a les formacions que aquestes entitats proporcionen als seus associats. Es va parlar de la necessària tasca de lobby o “cabildeo” de les associacions davant els poders polítics, de l’atenció arxivística als petits municipis i la precarització laboral derivada de l’externalització de tasques arxivístiques a empreses privades. L’AAC-GD hi va ser present a través de la vicepresidenta, Dolors Visa Oró, a qui he manllevat això de que som una espècie en mutació

A la segona jornada del congrés vam escoltar atentament a Jone Garmendia, cap de catalogació dels Arxius Nacionals del Regne Unit, que va participar a la taula rodona “El archivo electrónico en los sistemas de Reino Unido y Portugal”. Garmendia ens va deixar tots amb la boca oberta perquè a banda de tenir un discurs clar i absolutament entenedor va mostrar feina feta i no només projectes i voluntats difuses. Recupereu la seva intervenció si teniu un moment. 

Joan Soler, responsable de l’Arxiu Històric de Terrassa i president de l’AAC-GD, va fer una intervenció, com sempre amena i dinàmica titulada “El ciudadano en el centro de una gestión documental de gobierno abierto” on va introduir la dimensió social de l’arxiu. Soler va demostrar com la implicació dels ciutadans en la presa de decisions a través de la transparència, col·laboració i participació només és possible si l’administració disposa d’un sistema de gestió documental que estructuri la informació. D’aquí neix la idea holística de governança de la informació com a sinònim de control i gestió de tota la informació generada per un organisme. Una idea que ha de servir a l’arxiver d’avui per expressar d’una manera més clara la seva missió dins les organitzacions. 

Els organitzadors del congrés van voler innovar en el format en alguna de les sessions i, amb el títol de “Cuéntame”, van plantejar una entrevista a dues persones de perfils i generacions diferents amb la voluntat d’evidenciar la transformació de la nostra professió. Les protagonistes van ser Antonia Heredia, arxivera i professora de llarga trajectòria i prestigi en el món arxivístic espanyol i Pilar Campos, jove arxivera de l’Institut Municipal d’Hisenda de l’Ajuntament de Barcelona i vocal e comunicació de l’AAC-GD. Tot i que la idea era bona, la manca de temps i una entrevista mal plantejada per part de la conductora va fer la sessió un pèl desafortunada.

Diàleg/entrevista: Cuéntame. Amb Antonia Heredia i Pilar Campos. Foto: Erola Simón

Vam tancar el segon dia assistint al “Metabingo: jugando con los modelos de metadatos” un taller pensat i conduit per Marta Munuera, cap de Gestió documental de l’Ajuntament de Terrassa i tresorera de l’AAC-GD, i Pilar Campos. L’objectiu del taller era posar en evidència a través d’un joc la problemàtica derivada del treball amb diferents esquemes de metadades que en teoria han d’assegurar la interoperabilitat dels sistemes. Munuera i Campos van demostrar als assistents la dificultat de casar esquemes de metadades diferents com a conseqüència d’estar mal definits o tenir extensions molts diverses. 

Taller: Metabingo, jugando con los modelos de metadatos, a càrrec de Marta Munuera i Pilar Campos. Foto: Erola Simón

El balanç del II CNADE és prou bo. Hem constatat un seguit d’inquietuds comunes que són fruit d’aquest moment de transició professional. El gran interès que ha despertat el congrés torna a demostrar que l’arxiver és inquiet, té molts dubtes i vol aprendre. 

Una arxivera d’un municipi alacantí em va dir mentre jugàvem al Metabingo que ella, com a servei d’arxiu, se sentia el cul del seu Ajuntament en tots els sentits. Valgui el grafisme de l’analogia perquè tots hem tingut alguna vegada aquesta sensació. La feina que ens queda per fer és posar l’arxiu i la gestió documental al cor de les organitzacions. L’administració electrònica és una oportunitat per fer aquest canvi però hem d’estar preparats, és a dir, adequadament formats per entomar el repte. 

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *