Big Data & Smart Records

Reenginyeria documental amb la metodologia APS. Creació pròpia.

No hi ha retorn, Internet ho altera tot

En un món datificat, cal canviar el model de treball, integrant fórmules que assegurin eficiència, veracitat, qualitat i seguretat, per a tramitar àgilment els serveis sol·licitats, siguin públics o privats. Caldrà reinventar-nos i posar els usuaris de la societat informacional al centre de la cadena de valor. No té cap sentit actuar com si res haguera canviat, amb operatives adequades únicament per al paper.

La producció documental evoluciona. Gestionar òptimament la informació ha de resoldre àgilment i amb garanties les operacions. Amb les noves tecnologies, a més, s’obre la possibilitat d’acumular i reutilitzar aquest actiu amb posterioritat i transformar-lo en l’obtenció de nous productes i els seus beneficis associats, generant coneixement, riquesa i desenvolupament social.

Generar i disposar del nostre patrimoni ollegat informacional supera el pla estrictament tecnològic. I aquesta qüestió no és menor. Amb el boom de la informàtica generem molts més documents, existeixen mil maneres de resoldre el mateix procediment en municipis diferents, i per tant evidències-expedients absolutament distints com a testimoni de l’activitat pública.

Estem diluint el nostre bagatge informatiu com a col·lectivitat tot just ara? Ens equivoquem si pensem que això va sols d’un canvi de suport. Vivim a Internet, som dades per a milers d’algoritmes, i alguns en fan sucosos negocis. La vida digital intenta projectar-nos en un món perfecte i líquid, una ficció distòpica –segurament intencionada– on la llibertat està en joc. Les dades massives són per a que hi treballin les màquines, les persones necessitem documents intel·ligents.

L’autenticitat i la validesa dels documents electrònics administratius té unes regles i uns criteris propis i ens obligarà a revisar la praxi administrativa. Però la reenginyeria documental va més enllà. La reenginyeria documental va de repensar radicalment la producció d’evidències de qualitat, mínimes i òptimes, preparades per a la datificació i explotació continuada, per a generar creixement i riquesa social.

Reenginyeria documental

L’empresa privada també té programaris propis. Dins l’àmbit públic, coneixem ofertes d’empreses tecnològiques que projecten simplificar la casuística operativa de múltiples administracions oferint un procediment genèric o procediment administratiu comú, com la llei. No és suficient, però; cada cop és més evident. Paral·lelament, necessitem models operatius per al redisseny de processos i circuits administratius, aplicant mètode, com és l’Administrative Process Study(APS). Aplicar mètode per a una estratègica col·lectiva, socialment responsable. Destaquem tres dimensions sobre les quals intervenir:

• Mapa de Circuits administratius. Igual que els capítols d’una sèrie televisiva, la reenginyeria ha de segmentar la complexitat dels processos amb el disseny de circuits més petits que permetin controlar la tramitació sencera i alhora evidenciar el producte final. Dit amb altres paraules, dividir lògicament la seqüència procedimental per poder controlar l’objecte de producció, l’expedient administratiu. Aquesta dimensió, poc estudiada, és probablement la clau de volta per a racionalitzar i fer sostenible el model de producció administrativa en entorns electrònics.
• Redisseny de l’Estructura documental. Cal redissenyar dràsticament el substrat documental electrònic que sosté vàlidament un procés, des del seu inici al final, i llur disposició vàlida al llarg del temps. Per suposat, racionalitzar i eliminar càrregues documentals supèrflues, amb un enfocament a documents compostos que evidencien suficientment i de manera òptima cada procés d’activitat. És un disbarat traslladar a PDF l’operativa de paper, ara que la tecnologia permet crear expedients digitals intel·ligents.
• Mapa Informacional de les organitzacions. Els processos es divideixen en circuits administratius; els circuits engloben documents; els documents contenen informació. Saber identificar el contingut informatiu d’un document no és cap mèrit. La novetat que aporta la reenginyeria és quan som capaços de relacionar aquesta informació amb la lògica procedimental de les organitzacions. Això ens duu a optimitzar les variables d’informació que requerim per a resoldre cada procés, i podrem aspirar a nodrir i gestionar un únic mapa informacional corporatiu.

Reenginyeria i millora de processos

Hi ha altres models: Lean&Six Sigmao UN/CEFAT’S Modeling Mehtodology(UMM), però l’APS aconsegueix resoldre els principals problemes organitzatius des de l’anàlisi sistemàtic dels documents i la informació associada en «la fabricació de cada circuit administratiu», amb independència de l’escenari tecnològic o organitzacional que ens trobem.

L’APS impulsa el canvi de baix cap a dalt, involucrant productors i unitats de negoci en la transformació. Destaquem les experiències, entre d’altres, de l’Ajuntament de Gandia, la Universitat de Girona-UdG, el principat d’Andorra, i, més recentment l’Ajuntament de Pamplona, el Patronat de Turisme Costa Brava Girona i la Universitat Pública de Navarra-UPNA.

No competim amb dades, les usem de forma òptima i les reutilitzem per acreditar la autenticitat i la rendició de comptes, permanentment i de forma sostenible. Amb mètode i estratègia davant la bombolla digitali la immediatesa d’aquesta societat líquida. Salut i metodologia APS!

Font: Data, information and knowledge @gapingvoid