Canvis en el dataset de taules d’accés i avaluació documental per a facilitar la disposició de la documentació

21 setembre, 2022 - Lluís Cermeno Martorell (Cap del Servei de Suport al Sistema d'Arxius de Catalunya) i M. Teresa Ferrer Fontanet (Secretària de la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental)

Difusió

Una de les operacions més rellevants en un sistema de gestió de documents és la disposició. La norma ISO 15489:1-2016 la defineix com “El conjunt de processos associats a l’aplicació de decisions de retenció, destrucció (3.7) o transferència de documents, que es documenten en normes de disposició (3.9) o en altres instruments”¹. Així, en el nostre context normatiu, les Taules d’Accés i Avaluació Documental (TAAD) són l’equivalent a les normes de disposició previstes en aquesta norma.

Dels elements principals continguts en la disposició (retenció, eliminació, transferència), pel que fa a en aquest article, posarem el focus en l’eliminació de la documentació, un procés que comporta, probablement, la responsabilitat més gran per a les persones que dirigeixen els arxius.

Fins aquests moments la immensa majoria d’eliminacions dutes a terme pels arxius catalans i comunicades a la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAATD) han estat realitzades sobre documentació en suport paper. Aquesta realitat, però ha començat a canviar, tímidament encara, i ja s’han anat comunicant unes primeres destruccions de documentació electrònica. La primera va ser l’any 2015 per part de la Sindicatura de Comptes² i darrerament, l’any 2021³, les dutes a terme pels arxius centrals administratius dels departaments d’Interior; Salut i Polítiques Digitals i Administració Pública. És previsible que en els propers exercicis es vagi incrementant el nombre de comunicacions de destrucció de documents electrònics, ja que el gran conjunt de les administracions públiques han anat digitalitzant els seus procediments.

Com dèiem, la destrucció de documents és una de les operacions rellevants en responsabilitat, però també en magnitud, ja que en el període 1995-2021 els arxius catalans han comunicat unes 97.672 destruccions d’acord amb el que es recull en el Registre d’eliminacions de documentació⁴ de la CNAATD.

Així doncs, la perspectiva d’un major protagonisme en la destrucció de documentació electrònica combinada amb el gran volum de destruccions han estat factors rellevants a l’hora de refer un altre dels datasets que publica la CNAATD com és el de taules d’accés i avaluació documental⁵. Aquest va ser creat l’any 2019 i recull la informació de totes les taules d’accés i avaluació documental publicades fins aquest moment. Aquest data set es va crear en un context d’impuls de l’Administració digital, de la publicitat activa, la transparència i de la demanda del col·lectiu dels professionals de l’arxivística de disposar d’un únic instrument on constés tota la informació de les TAAD.

Disposar d’una eina com aquest data set de TAAD és d’utilitat per filtrar la informació per a cada un dels camps, conèixer les taules que són de conservació permanent, eliminació total, eliminació parcial, el règim d’accés, quines sèries són d’accés lliure, o accés restringit, data de publicació de la taula al DOGC, etc. És una eina que permet explotar les dades, conèixer l’estat de la qüestió de les sèries documentals avaluades, disposar d’informació per a l’elaboració del Registre d’activitats del tractament⁶, etc. i que millora el cercador de TAAD que va entrar en servei a final dels anys 90.

Percentatge de tipus de taules d’avaluació. (Dades de la CNAATD)

Des de la publicació de la primera versió del dataset de TAADs al desembre de l’any 2019 fins a l’any 2022 s’han anat introduint millores per facilitar la consulta i explotació de dades per al col·lectiu dels professionals de l’arxivística i la ciutadania, però ha estat aquest any que s’han fet unes millores substancials que us comentarem a continuació.

Així, aquesta darrera versió del dataset inclou les adaptacions que s’han anat detectant i s’han anat recollint durant tot aquest temps i també s’ha adaptat a les necessitats identificades pel responsable del servei i-Arxiu del Consorci d’Administració Oberta de Catalunya, però que poden ser útils a qualsevol altre servei d’arxiu electrònic. Essencialment, el que s’ha volgut és facilitar l’execució de la disposició que determinen les TAAD de la forma més automatitzada possible el que ha suposat ampliar el data set amb nous camps. Amb la nova versió del dataset s’ha passat de 22 metadades o camps informatius que hi havia en els seus inicis, a 31 metadades. Aquesta informació ha estat estructurada d’acord amb la darrera ordre aprovada per la Consellera de Cultura, l’Ordre CLT 105/2022⁷, de 10 de maig, per la qual s’aproven, es modifiquen i es deroguen taules d’accés i avaluació documental. Atès que és possible que futures ordres requereixin ampliar o modificar l’estructura de les TAAD des de la Comissió s’aniran incorporant aquests canvis en futures versions del dataset.

Pel que fa als canvis concrets, les primeres versions del dataset constava de 22 metadades que eren les següents:

TAAD
Resolució
Sèrie
Àmbit 1
Àmbit 2
Funció administrativa
Marc legal
Documents que formen l’expedient
Documents recapitulatius
Disposició
Termini (anys)
Aplicació del termini
Termini 2
Règim d’accés
Motivació
Vigència de la restricció
Fonamentació jurídica
Organisme d’aplicació TAAD que consta al DOGC
Ordre
DOGC
Situació
Observacions

A partir d’aquí s’ha afegit més informació i amb la darrera actualització s’han inclòs els camps següents:

Sèries relacionades
S’ha modificat el títol del camp “Termini (Anys)” per “termini 1”
“Unitat de mesura 1” i “unitat de mesura 2”
Aplicació del termini 2
Data aprovació DOGC
Data modificació
Data derogació / tancament
Codi de classificació del QdCF
Codi de classificació del QdCAC

Aquests camps es poden agrupar en 3 blocs:

Referents a facilitar la disposició
Informació de la data d’aprovació, modificació o derogació de la taula
Vinculació amb el codi de classificació

1. Referents a facilitar la disposició

S’ha desdoblat el camp “Termini (anys)” en dos camps que són els següents: el camp “Termini 1” i el camp “unitat de mesura”. El motiu d’aquesta modificació consistent en desdoblar aquest camp en dos camps diferenciats és permetre programar les eliminacions de documentació. D’aquesta manera tenim en un camp el termini de conservació i en l’altre camp la unitat de mesura, que en la majoria dels casos seran anys, però també hi ha casos que siguin mesos o cursos acadèmics.

2. Informació sobre la data d’aprovació, modificació i derogació

En la nova versió del dataset també s’han inclòs camps que informen de les dates que ens proporciona el DOGC corresponent a l’aprovació, modificació i derogació de taules d’accés i avaluació documental. D’aquesta manera és més fàcil consultar i visualitzar si una taula s’ha modificat recentment, si s’ha modificat diverses vegades, o es tracta d’una taula antiga, taula derogada, etc.

3. Vinculació amb el codi de classificació

També constitueix un salt qualitatiu important i una eina molt útil per als professionals de l’arxivística, la incorporació del codi de classificació del quadre de classificació funcional de la Generalitat (Qdcf)⁸ i del codi de classificació del quadre de classificació per a ajuntaments i consells comarcals (QdCAC)⁹. Aquesta és una informació molt demanada pels diferents arxivers i que creiem que és molt útil per aplicar taules d’accés i avaluació documental. De moment s’han publicat els codis de classificació que s’han fet constar al formulari de presentació de propostes d’accés i avaluació documental, però hi ha la intenció d’anar completant aquesta informació amb mitjans interns o també incorporant altres quadres de classificació estandarditzats que s’usin en arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya.

De moment aquesta versió del dataset recull la informació de totes les TAAD, però hi ha el compromís d’anar mantenint aquest data set i anar millorant la qualitat de les dades. En properes actualitzacions es preveu anar incorporant gradualment les resolucions de la CNAATD i les sèries documentals avaluades pendents de publicar al DOGC. D’aquesta manera es podrà consultar en un sol instrument tota la informació avaluada, independentment de si té una TAAD aprovada.

Esperem que aquest dataset de taules d’accés i avaluació documental sigui una eina d’utilitat per als professionals de l’arxivística on poden consultar les sèries documentals avaluades, aplicar les taules d’accés i avaluació documental i també l’explotació de dades sobre les taules existents. Disposar d’aquesta informació ha de servir per a programar els diferents sistemes d’informació que contribueixin a identificar i executar les polítiques de disposició que estableixen les taules d’accés i avaluació documental.

Teniu disponible la nova versió del dataset a l’enllaç següent: