Com fer el pla estratègic d’un servei d’arxiu i gestió documental i no caure en postulats teòrics

La planificació estratègica ha esdevingut un talismà per a molts serveis públics o empresarials que desitgen augmentar l’efectivitat en la programació de les seves activitats o millorar la prestació de serveis. Però què volem dir quan parlem de planificació estratègica d’un servei d’arxiu i gestió documental?

La publicació “La planificación estratégica del servicio de archivo y gestión documental. Qué es y cómo se implementa” pretén donar resposta a aquesta pregunta. Així, exposa els principals conceptes i desenvolupa una metodologia per a l’elaboració i implementació del pla estratègic d’un servei d’arxiu amb efectivitat. El context sempre parteix de les diferents realitats, des d’un departament d’arxiu de dimensions reduïdes, que ha de planificar els seus objectius anuals, fins a un servei d’arxiu amb programes complexos que abracen tot el cicle documental, o un sistema arxivístic més estructurat d’abast local o nacional.  

A banda d’una recerca professional sobre la planificació estratègica en l’àmbit de les organitzacions i dels serveis públics, aquesta obra reflecteix també els anys d’experiència al davant de l’Arxiu Municipal de Barcelona en el disseny i la implementació dels diferents plans estratègics, el full de ruta que ha guiat les actuacions de tot el Sistema Municipal d’Arxius de l’Ajuntament de Barcelona. 

La planificació a un servei d’arxiu ha esdevingut una eina imprescindible per programar els objectius a curt, mitjà i llarg termini, i afegeix un valor a les activitats productives. Sovint els professionals dels arxius hem planificat més amb la intuïció i la voluntat que no pas amb una metodologia de treball. Certament, el dia a dia ens ha superat i no hem sabut veure l’oportunitat de parar i pensar què és el que volem aconseguir en un futur immediat i desitjat. En aquest sentit, el llibre pretén ajudar els professionals a desgranar els diferents elements, la metodologia i les fases per elaborar i implementar un pla estratègic amb una mirada ambiciosa, però tocant sempre de peus a terra. 

S’ha dit, i és ben cert, que la planificació és la base de la presa de decisions de les organitzacions de manera anticipada. Una base reflexiva i conscient de quina és la missió de la nostra organització i quina és la meta del que es vol aconseguir. Avui és inqüestionable que aquest context ens permet ser més responsables i eficients en la gestió dels recursos públics o privats. A més, avaluar regularment els objectius és també un acte de transparència de la gestió, que mostra la capacitat dels gestors en la planificació i avaluació dels resultats. 

Cada vegada més, s’imposa que els serveis d’arxiu i gestió documental utilitzin aquesta metodologia com a full de ruta per fixar els objectius i avaluar les seves actuacions en el cicle de la millora contínua.  

La planificació parteix sempre de l’anàlisi rigorosa dels recursos disponibles per a cada projecte o actuació. Tanmateix, saber planificar els objectius i els projectes amb un abast i un pressupost realista facilita aconseguir l’acceptació de les nostres demandes. Això hauria d’assegurar el finançament adient del servei d’arxiu i de les seves activitats, tradicionalment infravalorat.

En aquest punt, estem convençuts que els serveis d’arxiu i gestió documental han de pensar estratègicament i planificar el seu futur per ser competitius i útils a la societat, en profunda transformació i amb canvis constants. 

La redacció del pla estratègic d’un servei d’arxiu ha d’estar inspirat per unes línies d’actuació:

• Pensar estratègicament: vol dir reflexionar i preveure (planificar) com volem que sigui el futur d’aquest servei. Insistim, no actuar per inèrcia o rutinàriament per complir les nostres obligacions, sinó afegir un valor per assumir nous reptes o superar dificultats (actuals o previstes) en diferents escenaris futurs amb un full de ruta.

• Tenir visió del servei: en un sentit ampli significa obrir les nostres ments a nous serveis, equips, mercats…, tot imaginant-nos on volem o ambicionem arribar en el futur per superar el present amb les seves dificultats o limitacions. Es podria gairebé resumir en la frase pensar en gran, tocant de peus a terra, sense perdre mai l’horitzó d’allò que és possible i no quedar-nos en l’autolimitació o la complaença. Cal cercar sempre respostes i experimentar solucions. 

• Redefinir el servei: cal estar disposats a canviar d’enfocament o de model de servei per assumir nous reptes estratègics, fins i tot innovant en el model de negoci. Per exemple, assumir sense reserves la gestió documental i l’administració de les dades com a substancial del nou servei. Aquest enfocament pot i ha d’afavorir el fet de redimensionar també els efectius i recursos per donar resposta a allò que les nostres institucions, empreses, o la societat en general, espera de nosaltres. 

• Potenciar l’equip: l’esperit de grup és sens dubte la clau de l’èxit de la majoria de les organitzacions, ja que les fa més fortes i competitives. En serveis d’arxius on els equips solen ser més aviat escassos, aquesta premissa és essencial per unir els professionals al voltant del lideratge clar i transformador de la persona responsable. Aquest líder és qui ha de treballar més les eines de la motivació, per portar tot l’equip a la nova cultura de la planificació estratègica en els pròxims anys i tenir una visió que il·lusioni els membres de l’equip. S’haurà de cercar el talent de tothom, desenvolupar les capacitats dels professionals i afavorir el coneixement compartit. 

• Apostar per la innovació i les TIC: a qualsevol escenari d’una nova cultura organitzativa i de desenvolupament estratègic, cal incorporar sempre com a elements neuràlgics del servei d’arxiu la innovació i la tecnologia digital sense cap reserva. Malgrat tot, no s’hauria de confondre la innovació amb la tecnologia, encara que poden ser complementàries, ja que essencialment els arxius han d’innovar com un procés més ampli que afegeixi valor a la cadena de totes les seves activitats. La innovació és substancial avui a qualsevol millora contínua de serveis i productes d’una organització, sobretot amb orientació als resultats efectius i als nostres usuaris o clients, com a destinataris primers. 

• Buscar suports externs: l’aposta per traçar un pla estratègic del servei d’arxiu ha de comptar sempre amb els suports externs necessaris que donin credibilitat, reconeixement i recursos per implementar-los efectivament. El primer suport que cal aconseguir és, naturalment, el de l’alta direcció de la institució a què es pertany (pública o privada), en nom del reconeixement polític i l’autoritat efectiva per impulsar-lo. Entre aquests suports externs s’imposa una anàlisi prèvia de tots els agents que hem d’implicar des del principi i teixir aliances operatives (usuaris, departaments de TIC, agents socials i culturals…).

En general, la planificació estratègica es concep com aquell procés mitjançant el qual una organització estableix la missió, la visió, els valors, els objectius i les estratègies, sobre la base de l’anàlisi de l’entorn, amb la participació dels professionals de l’organització, a més d’incorporar els interessos dels stakeholders (part interessada). Les estratègies estaran basades en l’aprofitament dels recursos i les capacitats de l’organització d’acord amb les fortaleses, les debilitats, les oportunitats i les amenaces detectades.

La planificació estratègica sempre genera beneficis per a un servei d’arxiu i gestió documental, i és sens dubte la clau de l’èxit de les actuacions i la millor manera de no deixar res per a la improvisació, ja que fins i tot la millor improvisació és la que s’ha planificat.