Crònica de la reunió del Comitè Executiu de la SPA a Berlín

Què és això de la SPA? Es tracta de la secció del Consell Internacional d’Arxius que representa a les associacions professionals d’arxivers i arxiveres de tot el món. Des de la creació de la nostra associació n’ha estat membre i des de 1992 té un lloc al Comitè Executiu on actualment trobem a Canada, Noruega, Israel, Estats Units, França, Polònia, Xile, Holanda, Xina, Alemanya, Senegal i Catalunya. Dues vegades a l’any el Comitè Executiu es reuneix: a la primavera en un país d’un dels membres i a la tardor coincidint amb el Congrés o Conferència de l’ICA.

Però amb quin objectiu? El món pot ser molt diferent i la situació a un país de l’Àfrica pot semblar-nos molt diferent però quan et poses a parlar amb algú com l’arxiver de Senegal t’adones que hi ha punts en comú (està igualment preocupat com conservarà i gestionarà els documents electrònics que comencen a fer a l’administració i reivindicar el lloc dels arxivers en la seva gestió). És per això que la SPA cerca posar en comú les problemàtiques de la professió i compartir-les facilitant la comunicació i intercanvi de coneixements i idees entre les associacions i els seus membres.  Sempre parlem de la col·laboració entre professionals i administracions però si es multiplica, els beneficis poden ser molts i això és el que cerquem amb la participació de l’Associació a la SPA.

I què vam estar fent durant quatre dies? L’any passat el Comitè Executiu de la SPA va redactar el seu pla de treball pel període 2016-2020. Les grans línies de treball que es van apuntar van ser: utilitzar millor les xarxes socials i els canals online per millorar la comunicació entre associacions, millorar el contingut de l’espai web del SPA dintre de la web de l’ICA, fer créixer el nombre d’associacions membres i enfortir la xarxa i implementar tres projectes que beneficiïn la professió.  Per tot això durant quatre dies ens van trobar a Berlín per aconseguir vehicular i treballar en aquestes línies de treball. Des de l’Associació la nostre aportació ha estat millorar el contingut de la pàgina web amb col·laboració de Vilde Ronge, la representant noruega i presidenta del SPA, a més de formar part d’un dels tres grups de treball que es van establir durant la reunió i que van estar treballant en tres projectes concrets: la nova edició del Festival de Cine d’Arxius i Gestió Documental, revisar i actualitzar el directori de membres del SPA i definir estratègies per a Àfrica (com ajudar a les associacions que existeixen i ajudar als països que no en tenen a crear-ne una).  Resultat d’això ja podeu trobar l’anunci de la pròxima edició del segon Festival de Cine d’Arxius i Gestió documental:  https://www.ica.org/es/anuncio-de-la-segunda-edicion-del-festival-de-cine-sobre-archivos-y-gestion-documental

Durant les reunions també es va treballar a crear una petita “caixa d’eines” per associacions arrel del workshop que es va fer a Mèxic. Es tracta d’aprofitar eines i estratègies de les associacions perquè tothom està fent moltes coses que poden ajudar a la resta. Tots els assistents a la reunió van compartir alguna de les iniciatives de les seves associacions per fer promoció i defensar la professió als seus països com a França el projecte de qüestionari/procés participatiu per saber quina és l’opinió de la professió per alguns dels temes que més preocupen com pot ser com es veu el servei d’arxiu o quin lloc té l’arxiver. És bàsic generar debat però també recollir l’opinió de tots:  https://www.archivistes.org/Questions-aux-archivistes-3224

Autora imatges: Marta Munuera

Quatre dies compartint experiències entre els membres del Comitè Executiu però la SPA vol que aquest intercanvi d’experiències i creació de sinergies i col·laboracions entre associacions s’hauria d’estendre a totes les associacions membre i per això cal millorar els mitjans de comunicació. Fins ara la SPA ha publicat una newsletter en PDF que s’envia als membres i que gestiona Bettina Joergens, la representant alemanya. Però el resultat no és satisfactori i durant la reunió es va discutir com poder millorar-ho perquè sigui més participatiu i amb més periodicitat. Per tot això, es va decidir utilitzar la pàgina web per crear un espai per les notícies i projectes de les associacions i s’encarregarà a cada una de les associacions membres del Comitè que s’encarreguin mensualment d’explicar almenys dos projectes o notícies.

I els quatre dies vàrem estar reunits parlant de què farà la SPA? Un dels punts més interessants que té la reunió és que es celebra a un país diferent on també podem conèixer com funcionen els arxius. En aquesta ocasió vam visitar l’arxiu del Ministeri de la Seguretat de l’Alemanya Democràtica, més coneguda com la Stasi. Al voltant de 111 quilòmetres de documentació es troben a l’arxiu que es va salvar l’any 1989 quan va caure el mur, encara que molta documentació es va intentar eliminar i hi ha 15.000 bosses de documentació fragmentada. Molts de vosaltres coneixereu el projecte de reconstrucció de la documentació que es va començar l’any 1995 manualment i després amb un projecte de digitalització i reconstrucció virtual que en aquests moments està parat per valorar els costos que es requereixen i els resultats obtinguts. El projecte tal com es va fer demostra que continuava sent lent i tecnològicament calien millores però sobretot ara per ara requereix molts recursos econòmics. Però un dels aspectes més interessants d’aquest arxiu és com es gestiona l’accés als expedients personals que la Stasi va crear de la ciutadania i com tota aquesta documentació s’utilitza.

Podeu trobar més informació a la seva web i us recomanem una visita si passeu per Berlín: https://www.bstu.bund.de/EN/Home/home_node.html

Un altre de les activitats més interessants és la trobada amb els estudiants d’arxivística dels països que visitem. Una oportunitat pels estudiants de conèixer la realitat de l’arxivística a altres països i per nosaltres de conèixer els programes d’estudis. En aquesta ocasió vam visitar la Universitat de Potsdam un grup de 3 professors que dediquen tota la seva jornada i 4 professors que treballen en arxius donen classe a 30 estudiants per curs (anualment hi ha unes 60 peticions d’admissió). Els estudis es divideixen en un grau (“bachelor”) d’arxivística amb conceptes de gestió documental i un màster de ciències de la informació més tecnològic. Els estudiants ens van explicar que encara hi ha separació entre arxivers i gestors de documents i les organitzacions i administracions encara no són conscients de la necessitat de tenir gestors de documents i només quan es posen a implementar sistemes electrònics es comencen a preocupar. Us sona d’alguna cosa? Com dèiem a l’inici és interessant veure com els problemes es reprodueixen en major o menor grau en diferents països i com el coneixement i l’intercanvi d’experiències ens pot ajudar a solucionar-los fixant-nos en els errors i encerts dels altres.

Crear sinergies i col·laboracions és un dels camins pels quals apostem. Per això seguirem explicant-vos les experiències dintre del SPA i esperem resultats. Ara us animem a preparar les vostres pel·lícules per a participar en el pròxim Festival de Cine d’Arxius i Gestió Documental. En els pròxims dies podreu trobar les regles a la secció del SPA a la web de l’ICA.