Crònica del curs 7/2019 Un any de RGPD: Arxius i Dades Personals

6 Agost, 2019 - Oleguer Massaguer Cassola. Auxiliar d’arxiu de l’Arxiu Municipal de Pineda de Mar.

Entre els dies 17 de juny i 2 de juliol va tenir lloc el curs de formació semipresencial “Un any de RGPD: Arxius i Dades Personals”, impartit per Josep Matas Balaguer.

Plantejament del curs

Els curs es va plantejar de dues formes pel que fa a la manera d’impartir-lo. Durant dues setmanes es va poder treballar la matèria a través del recurs virtual Moodle, on Josep Matas anava penjant informació rellevant en relació als diferents temes en què estava estructurada la formació. Juntament amb la teoria, el formador va plantejar petites activitats que ajudaven a comprendre millor la teoria treballada i posar-la en pràctica.

La segona forma d’impartir el curs va ser la realització d’una sessió presencial a l’Arxiu Històric de la Ciutat de Barcelona. Aquesta sessió va servir per acabar d’exposar conceptes teòrics i també corregir i comentar les activitats que el professor havia plantejat durant el període teòric.

Estructura del curs segons la matèria impartida

L’estructura del curs es podria dir que estava formada per dos grans blocs.

En el primer grup, corresponent als temes 1, 2 i 3 es van tractar els aspectes importants i inicials del RGPD i la LOPDGDD des d’un punt de vista general. Així doncs, es van poder treballar les obligacions, principis i legitimació del tractament de les dades personals.

Pel que fa a les obligacions, Josep Matas es va centrar en la realització del Registre de les Activitats de Tractament (RAT), fixat a l’article 30 del RGPD, consistent en l’elaboració d’un registre per a cada activitat que comporta tractament de dades personals. S’han d’incloure dades com el nom i dades de contacte del responsable del tractament, finalitat del tractament, terminis de supressió de les dades, entre d’altres.

En relació als principis, recollits a l’article 5 del RGPD, es va fer gran incidència a la licitud, lleialtat i transparència del tractament de dades personals. El professor va incidir en què aquests tres principis bàsics posen de manifest un concepte molt important a l’hora d’entendre la forma d’elaboració del RGPD i en conseqüència la LOPDGDD. Aquest concepte consisteix en tenir en compte que les dues normatives es van elaborar des d’una visió àmplia, relacionant-les amb altres normes com són la llei 19/2014 de transparència i accés a la informació, la llei 39/2015 de procediment administratiu comú, així com lleis de patrimoni històric i d’establiment del Sistema Espanyol d’Arxius.

El tercer concepte, la legitimació del tractament de les dades va ser un dels pilars d’aquest primer bloc. L’article 6 del RGPD enumera les diferents casuístiques en què es pot basar el tractament de les dades. Poden ser, entre d’altres, pel consentiment de l’interessat, pel compliment d’una obligació legal, pel compliment d’una missió realitzada en interès públic.

Gràcies a treballar aquest apartat amb la realització del corresponent exercici pràctic es va poder observar que el tractament mitjançant el consentiment de l’interessat ha perdut pes, derivant cap a legitimacions de caire més legal i d’interès públic. En conseqüència, la conservació de les dades personals als arxius queda legitimada i no supeditada al consentiment del ciutadà. Per altra banda, el RGPD i la LOPDGDD contemplen també la conservació a llarg termini de les dades, aspecte que es va exposar als temes del segon bloc.

El segon grup, corresponent als temes 4, 5 i 6 es van poder treballar aspectes relacionats amb el servei d’arxiu, la conservació, l’ús i la gestió de les dades personals.

Gràcies als tres primers temes sabíem que el RGPD i la LOPDGDD inicialment limiten la conservació de les dades obligant a marcar un termini per la seva supressió. Per altra banda, totes dues normes contemplen també la possibilitat de conservació de les dades personals a llarg termini sempre i quan sigui per una finalitat d’arxiu en interès públic, fins d’investigació científica o històrica o finalitats estadístiques, tal com es recull a l’article 89, apartat 1 del RGPD i a l’article 26 de la LOPDGDD.

Es va tractar també la identificació dels interessats en les notificacions per mitjà d’anuncis i publicacions d’actes administratius. Observant que, de forma general, es compleix la directriu que el nom complet de l’interessat i el seu número d’identificació personal mai es poden mostrar junts en una mateixa publicació administrativa. 

La reutilització, per part de les administracions, de documentació ja aportada pels ciutadans i la capacitat d’aquestes d’aconseguir documentació, elaborada i/o ja presentada a altes administracions es va treballar mitjançant l’anàlisi de l’article 28.2 i 28.3 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques. El formador va presentar un model de clàusules per donar compliment als articles esmentats.

Finalment, el darrer concepte que es va exposar va ser el dret d’accés a la informació pública per part dels ciutadans, els límits existents i la relació que existeix entra el RGPD i la LOPDGDD i la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern.

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *