“Desafío TPD”, un nou projecte de treball col·laboratiu

Introducció

El passat 16 de setembre es va celebrar a Sevilla la jornada “Transparència i protecció de dades des del disseny i per defecte”, tot un desafiament, impulsat per l’Asociación de Archiveros de Andalucía (AAA) i l’Associació de professionals de l’arxivística i la gestió de documents de Catalunya (AAC) i amb el suport del Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía (CTPDA) i la Comissió de Garantia d’Accés a la Informació Pública (GAIP). Aquesta iniciativa tenia per objectiu compartir i debatre en relació amb els problemes reals que ens trobem les persones professionals que garantim la transparència i el dret d’accés a la informació pública i, alhora, garantim la protecció de les dades en la nostra activitat diària. Com afrontem en el nostre dia a dia els conflictes i matisos que sorgeixen en relació amb aquestes matèries, la transparència i el dret d’accés a la informació pública i la protecció de dades de caràcter personal.

Després d’una presa de contacte inicial, la benvinguda de Jesús Jiménez, director del CTPDA, i l’obertura de la jornada en què Isabel Medrano (vicepresidenta de l’AAA) i Francesc Giménez (president de l’AAC) van presentar els objectius de la sessió va haver-hi una roda de presentacions dels participants en la que es va poder copsar l’afectació que tenen les diferents normes vinculades en aquests dos aspectes en els seus entorns laborals i què s’esperava de la jornada.

En la jornada hi van participar vint-i-tres professionals dels vint-i-vuit convocats, de perfils molt diversos (arxivers, juristes, advocats de l’àmbit privat i públic especialitzats en ambdues matèries, tecnòlegs, catedràtics de dret administratiu, consultors en matèria de gestió documental i arxius i protecció de dades) i va tenir el suport d’un conductor per facilitar la gestió dels grups de treball, les qüestions a plantejar i encaminar les propostes per poder tenir un relat constructiu i que facilités i dirigís el que era una jornada de treball en un projecte a desenvolupar a través d’una comunitat pràctica.

La jornada

Del resum de la jornada s’extreuen els principals conflictes que afecten a les persones professionals en la seva activitat diària, els desafiaments identificats, els temes que seria convenient impulsar i els elements claus a treballar a través d’una comunitat de pràctica i que es detallen a continuació. Cal tenir en compte que es parteix de realitats diferents en l’àmbit de l’arxivística i la gestió documental en l’Estat Espanyol i que la implementació del sistema en les administracions públiques, malgrat tenir una obligació legal, no és uniforme.  Es constata una deficient articulació entre el règim general de transparència i l’accés a la informació pública amb el preexistent règim d’accés als documents conservats en arxius públics i aquest fet tensa, i fins i tot col·lisiona en alguns casos, el correcte exercici d’ambdós drets: el dret de protecció de dades i el dret d’accés a la informació.^[1]

Els comentaris i reflexions dels diferents participants en aquesta roda de presentació inicial es poden en quatre blocs i aspectes generals a considerar: 

1. Conflictes i dilemes en l’aplicació de les normes
2. Gestió de l’operativa i recursos
3. Confiabilitat, valorització i gestió documental estratègica
4. Desafiaments estratègics i futur de la gestió documental

Després d’aquesta primera presa de contacte, les persones participants s’organitzen en diferents grups de treball amb l’objectiu d’identificar desafiaments comuns en la gestió documental i la protecció de dades, i es plantegen propostes que es converteixen en desafiaments necessaris:

1. Anàlisi de dades i seguretat des del disseny.
2. Objectes documentals adaptats a les noves necessitats.
3. Gestió datacèntrica i transició de la gestió documental.
4. Suport institucional pel canvi.
5. Identificació d’agents implicats.
6. Model de dades des del disseny.
7. Integració d’àmbits fragmentats.
8. Gestió documental en la gestió administrativa.
9. Automatització de la publicitat activa d’informació pública.
10. Coherència en els terminis de conservació.

Un cop realitzada una primera valoració i detectats els principals desafiaments, es treballa per determinar possibles temes que des d’aquesta comunitat pràctica es puguin impulsar. L’objectiu principal és que siguin viables i permetin, després, ser utilitzats per al conjunt de la comunitat professional; que permetin i facilitin els consensos entre els diferents àmbits per a poder, al final, disposar d’una administració pública més eficient i eficaç en la gestió de la seva informació, facilitant la transparència i el dret d’accés a la informació pública i sense vulnerar, en cap cas, el dret de protecció de les dades de caràcter personal de la ciutadania. Es proposa:

• Elaboració d’un decàleg de bones pràctiques.
• Desenvolupament d’una metodologia integral. 
• Adopció del SD-JWT (Selective Disclosure JSON Web Tokens) com a format de document.
• Fonts autèntiques com a base única de dades.
• Presència de professionals arxivers en el disseny de processos.
• Anàlisi integral en el disseny de procediments.
• Vinculació d’instruments de gestió.
• Identificació de la producció documental.
• Identificació d’interlocutors.
• Integració de plataformes tecnològiques.

Al final de la jornada, les persones assistents entenen i coincideixen en la gran oportunitat que ofereix aquest projecte, Desafío TPD. Es constata un ferm compromís per continuar treballant i participant en una comunitat de treball que generi eines i instruments reutilitzables, que elabori una metodologia d’anàlisi des del disseny del procediment i que integri totes dimensions de la gestió documental i de la informació, que inclogui la seguretat dels sistemes, la protecció de dades, la transparència i les dades obertes. Aquesta metodologia ha de ser integral i flexible, és a dir, que contempli la identificació de riscos, valori la seguretat i el compliment normatiu, i s’adapti a diferents contextos i sectors. Ha de considerar com harmonitzar la convergència de la normativa aplicable, reduint les incongruències que apareixen entre els diferents marcs legals.  Ha d’identificar els diferents escenaris multisectorials i protocols d’actuació  de manera que se’ls pugui integrar i intervenir des del disseny, afrontant la gestió de les dades des d’una perspectiva multisectorials. I per assolir aquest gran repte, és necessari la implicació d’actors claus. És per això, que és fonamental promoure la implicació dels diferents actors involucrats en la gestió de les dades, incloent-hi responsables funcionals, tècnics, normatius i usuaris finals. La col·laboració i la comunicació entre aquests actors seran clau per a implementar les directrius de manera efectiva. Hauran de tenir-se en compte els rols i responsabilitats de cada actor, així com els punts d’interacció necessaris per a assegurar una gestió coherent i col·laborativa.

El paper de la CTPDA i la GAIP

I en aquest punt, és rellevant destacar la implicació en el projecte de dos òrgans de garantia d’aquests drets, la CTPDA i la GAIP amb el ple convenciment d’ambdós, que el principal límit per a la transparència i l’accés a la informació, més enllà dels previstos per la legislació en l’àmbit de la transparència i la protecció de les dades, és no poder disposar d’aquesta informació. I la manera per resoldre aquesta limitació és tenir implementat en les organitzacions un sistema de gestió documental robust amb criteris arxivístics que permeti la utilització i disposició de la informació amb totes les garanties tant pel que fa a la protecció de les dades com per a garantir l’autenticitat, integritat i credibilitat de la informació.

En definitiva, si no hi ha gestió documental no és possible garantir ni la transparència ni el dret d’accés a la informació. Aquest és el veritable límit. I és per això que és necessari fer un pas endavant per revisar el sistema de gestió de la informació de manera que des del disseny i en origen es prevegin els elements que facilitin, més endavant, les previsions necessàries per a garantir l’accés a aquesta informació amb la deguda protecció de dades i la publicitat activa de la informació, si escau, i fins i tot l’explotació d’aquestes dades per a la seva reutilització. 

Des del punt de vista de l’administració pública, la informació és cabdal per a identificar necessitats, prendre decisions amb major certesa, actuar i generar canvis sense que comportin incertesa. En definitiva, elaborar estratègies de millora en els serveis que les administracions ofereixen a la ciutadania.

Des del punt de vista social, estem davant d’una societat que genera i demanda informació. Una societat cada vegada més madura i exigent, com no pot ser d’altra manera, amb les administracions públiques i, per tant, reclama major transparència en la presa de decisions i retiment de comptes de l’ús dels recursos públics. Aquest fet es constata amb l’increment continuat de les reclamacions en els òrgans de garantia d’accés a la informació pública^[2]. 

I no podem oblidar que tenir accés a les dades que genera l’Administració garanteix la transparència, l’eficiència i la igualtat d’oportunitats La reutilització de les dades ens permet consultat i tractar dades que venen de fonts oficials de manera que la ciutadania en general i les organitzacions poden elaborar productes, crear serveis amb igualtat d’oportunitats perquè les dades obertes són per tothom, al mateix moment i al mateix lloc. Amb informació la societat s’empodera, assumeix un paper més actiu i pot prendre millors decisions. En definitiva, la transparència i el dret d’accés a la informació pública es consoliden com a eines determinants del control social de l’Administració i de la seva activitat, en benefici d’una major qualitat democràtica, alhora que afavoreix el creixement econòmic.

Ara bé, els reptes als quals ens enfrontem per aconseguir una millora qualitativa en els estàndards de transparència i accés a la informació pública, com hem pogut veure en els desafiaments identificats a la jornada, passen innegablement per enfortir els nostres sistemes d’informació i preveure els límits previstos per la legislació, tant de protecció de dades com de transparència, des del disseny i en origen que ens ha de facilitar aquesta compartimentació. Això comporta una anàlisi acurada, integrada i integral per a cadascuna de les sèries documentals: quins documents o dades contenen; quin nivell de protecció requereixen aquestes dades; quines dades són imprescindibles, quines necessàries i quines prescindibles; per què es captura aquesta informació; quina funció tenen vers la resolució final; quin termini de conservació tenen i quin risc assumeix l’administració en tot el cicle de vida; quin impacte tenen per a l’organització; si són importants per a la seva reutilització; quin cost té publicar-les i quin cost té mantenir-les publicades… 

No és un debat que es pugui postergar si creiem que, com a administracions públiques, hem de garantir aquests drets. 

És per això que tant la GAIP com la CTPDA s’hi ha volgut implicar des del convenciment que generant aquestes sinergies col·laboratives ha d’afavorir la implicació de la resta de les administracions i liderar, si escau, un discurs consensuat per al compliment de les obligacions legals pel que afecta el compliment de les polítiques de gestió documental per facilitar la transparència, el dret d’accés a la informació públic i el dret de protecció de les dades.

---

^[1] Informació extreta del resum de la Jornada. Podeu consultar a: https://www.archiverosdeandalucia.org/jornada-sobre-transparencia-y-proteccion-de-datos-desde-el-diseno-y-por-defecto/ i https://arxivers.com/jornada-al-voltant-del-desafiament-de-la-transparencia-i-proteccio-de-dades-des-del-disseny-i-per-defecte/

^[2] El CTPDA va tenir 1023 reclamacions l’any 2023 relatives al dret d’accés a la informació pública front les 715 de l’any 2022. La GAIP va acabar l’any 2023 amb 1330 reclamacions front les 1188 de l’any 2022. Podeu consultar les memòries a https://www.ctpdandalucia.es/transparencia-del-consejo/planificacion-evaluacion-estadistica/informes-anuales-de-actuaci%C3%B3n i https://www.gaip.cat/ca/qui-som/memories/