Document Controller o l’arxiver/a a l’empresa

26 Juliol, 2019 - Joan Carles Faus Mascarell. Arxiver, tècnic de processos i administració electrònica, responsable de l’Arxiu Municipal Administratiu a l’Ajuntament de Gandia. Pere Guiu Rius. Doctor enginyer industrial en organització, professor de Circuits Administratius. Disseny i Millora a l’Esaged- UAB

L’especialització en sistemes de Gestió Documental per a projectes de construcció i gestió de plantes industrials obri una finestra al posicionament de la professió arxivística dins el mercat de treball del món empresarial.

Planta de producció elèctrica de cicle combinat

L’arxiver/a a l’empresa

Ara mateix hi ha una forta demanda al món empresarial de professionals amb habilitats en les modernes tecnologies, l’anàlisi de dades i la gestió de la informació. Tanmateix, i ara per ara, sembla que els arxivers/res i els arxius en l’àmbit d’empresa son minoria envers el sector públic; si bé la projecció de la professió al sector privat és un repte ineludible. Aquest és l’objectiu inicial del curs de formació contínua de l’Associació d’Arxivers de Catalunya, Document Controller o l’arxiver/a a l’empresa. Sovint demanem una aplicació pràctica a la formació, i tot just és aquesta la raó de ser del curs: proporcionar les competències bàsiques en relació a la gestió documental per a la seva execució directa en entorns de construcció i gestió de plantes industrials. 

Les organitzacions generen documents i manegen informació. Totes. La casuística empresarial, en conseqüència, esdevindrà múltiple i diversa. Destaquen, però, determinats sectors amb exigències de grans volums d’informació, com el sanitari, farmacèutic, financer i d’assegurances, o enginyeries, entre d’altres. Recomane l’interessant anàlisi de Blanca i Alberto Biarge al respecte en el Llibre blanc dels Arxius Valencians. Pel que fa a les enginyeries, la documentació generada en projectes de construcció d’obra civil o industrial requereix d’una complexa i dinàmica gestió documental. Ens podrà semblar una parcel·la de coneixement específica, massa concreta, però en els últims anys s’ha convertit en la gran veta d’ofertes de treball a la nostra professió i ha creat fins i tot una nova especialització: el Document Controller

Sí, li canvien el nom, i ens agradarà més o no tant. Però allò ben cert és que les competències tractades no van sols de “vetllar” pels documents: la gestió documental deriva en gerencial, afecta el cor dels projectes i/o negocis i pot alterar l’operativitat en el dia a dia d’un gran projecte empresarial/industrial. Fins i tot la consecució de resultats i/o beneficis. Ara, a més, en un entorn plenament digital, extremadament globalitzat i amb la competitivitat de terminis i costos que exigeixen els “negocis” a gran escala. Certament, una part important de la docència se centra específicament en conèixer la realitat de la gestió documental de projectes de plantes industrials. D’altra banda, ens aporta una mirada “necessària” del món de l’empresa que podem incorporar d’una forma o altra als interessos i expectatives professionals de cadascun. De fet, el perfil de l’alumnat era molt divers, i totes i tots hem palesat els guanys indiscutibles d’aquesta nova perspectiva.

Partíem, si més no, d’un altre atribut d’èxit: la docència va a càrrec de Vanesa Verdugo Sanz. Vanesa és consultora especialitzada en dissenyar estratègies de Gestió d’Informació Empresarial (V Consultia). Presenta una acreditada solvència professional, domini tècnic i dilatada experiència. Responsable de la implantació de Sistemes de Gestió Documental Industrial en grans multinacionals del sector com Sener Enginyeria i Sistemes o Acciona, amb més d’una dècada d’experiència en projectes tals com a Cicles Combinats, Plantes Termosolars, Biomassa, etc. situats en diferents països del món com EEUU, Mèxic, Argentina, el Marroc, Noruega, Sud-àfrica o Espanya.

Gestió documental aplicada a projectes de plantes industrials

Fases de un projecte industrial

Construir i gestionar plantes industrials (d’àmbit nacional i internacional) té substància i exigència, amb una correlació precisa amb requisits tècnics, models de certificació i obligacions normatives. Els contractes sovint són grossos i els equip i projectes complexos, fins i tot distribuïts ara mateix arreu del mon, amb independència de l’emplaçament concret de la planta. Cal iniciar-nos en conceptes específics (definició del projecte, tipus de contracte, fases d’execució i organigrama dels equips) i en la casuística per a la seva materialització efectiva i de les necessitats informatives per a dur a bon terme un projecte industrial. 

Aquests conceptes previs ens serviran per a encaixar els nombrosos actius que la gestió documental aporta a la consecució del projecte, ja des del disseny del sistema, recopilació d’informació per a la materialització dels múltiples contractes i el control de la informació en el desplegament de les múltiples accions per a la construcció i gestió de les plantes o indústries. En aconseguir-ho, la responsabilitat sobre la gestió documental ens situa al costat de l’alta direcció i integrat amb l’equip tècnic directiu. Ens pertocarà, entre d’altres responsabilitats, acoblar el sistema en eines tecnològiques d’ús compartit per a contractistes i contractats i tots els equips, disseny dels fluxos de treball dels documents, nomenclatura i estat de la documentació, matriu de distribució de la documentació, perfils d’accessos i de seguretat, etc. Intervencions principals que serviran per anar bastint les polítiques i els procediments aplicables als documents en tot el cicle de vida del projecte industrial. 

Una especialització de futur. Una finestra al present.

Els models de treball evolucionen, i la professió arxivística haurà d’integrar fórmules que assegurin eficiència, veracitat, qualitat i seguretat per a tramitar àgilment els serveis sol·licitats, siguin públics o privats. L’oferta de serveis s’ha d’alinear a les exigències actuals… i hem descobert un nínxol real de mercat per a la gestió documental i arxiu d’empresa, orgànicament ben posicionada, amb implicació gerencial directa i enormes possibilitats de projecció de futur. Segurament el 90% de les empreses no disposen a hores d’ara d’una estratègia de gestió d’informació i dades. Podem restar “de perfil” o acarar aquesta realitat amb plena determinació, individual i col·lectiva. 

Val a dir que el curs ha estat en modalitat online; intens, interessant, profitós. I curt. S’ha tractat amb experimentació pròpia i pràctiques directes els conceptes bàsics adés resumits. Hem reflexionat i assimilat les funcions, perfil i responsabilitats del Document Controller. I hem fet un tast interessantíssim sobre fronts que ens afecten ja mateix, i que poden re-posicionar la disciplina arxivística en molt altres sectors empresarials. Estem parlant, per exemple, de la “gestió de riscos” aplicada a l’empresa. Comptar amb un suport documental, d’informació i dades que deixi traça i evidència legal és una “assegurança de vida” per a qualsevol companyia davant la presa de decisions, i també davant desastres i infortunis que, cada cop més, s’han de prevenir i inserir en la missió d’empresa. Cite aquí els treballs d’Anahí Casadesús. I fins i tot una mirada breu a la metodologia BIM (Building Information Modelling) per a la construcció de projectes d’obra civil i industrials. Com sabem, de rabiosa actualitat. Potser ha faltat una sessió de treball presencial (ni que siga potestativa) per compactar la “comunitat” d’aprenentatge. També ens resta per al futur provar un projecte industrial en aplicatius i software de gestió documental d’empresa o experimentar el BIM. Potser algun taller al respecte?

Vull acabar amb una frase, contundent, de la mateixa Vanesa Verdugo: I abans del Big Data què? Gestió Documental.

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *