Editorial 156 – Motors de canvi

Pocs motors de canvi s’observen en l’àmbit de l’arxivística catalana que no vinguin per la via de l’activisme dels nostres professionals o pel procés inexorable de digitalització de les nostres tasques ordinàries. Evidentment que hi ha causes conjunturals de primer ordre que ens fan veure les coses amb més ombres que certeses, però no ens podem tancar en nosaltres mateixos tot esperant una esperança que desbloquegi una situació socioeconòmica ben complexa a Catalunya. Cal continuar amatents als sectors més dinàmics. Professionalment, les perspectives que s’obren per la via de la digitalització, no només física dels suports, sinó pel canvi d’actitud que suposa adaptar les nostres funcions al canvi, és un camí a no oblidar i que afecta a tots els àmbits de l’arxivística, des de l’obertura de dades i la gestió de la documentació, a la posada en valor del patrimoni documental i a la seva difusió. És per aquest motiu que l’AAC va tornar a ser present al Congrés de Govern Digital celebrat els dies 17 i 18 de setembre a l’Auditori AXA de Barcelona. El congrés portava com a lema un animós “Connectant experiències revolucionàries”.

Al marge del potser excessiu optimisme del lema, l’AAC hi va poder participar amb diferents ponències i el nostre habitual estand a la zona de patrocinadors. Ha estat estratègica des de l’inici d’aquests congressos, la visibilització del nostre col·lectiu professional com a un dels agents protagonistes de la transformació digital de les organitzacions públiques. A la vegada, posicionar els nostres professionals a prop de les empreses que donen suport al canvi digital de l’administració pública també ha estat objectiu constant. El de la transformació digital és l’àmbit que més ofertes laborals ofereix i que permet obrir, ara per ara, les portes als professionals de l’arxivística i la gestió documental. Només calia veure a la zona de patrocinadors la suma d’empreses que actualment ofereixen serveis de gestió documental, reenginyeria de processos, obertura de dades obertes i, fins i tot, solucions d’arxiu digital. No cal insistir més en la importància de la vinculació amb aquest entorn a fi i efecte de facilitar l’accés al món laboral de molts dels estudiants que surten dels estudis d’arxivística. 

Al congrés, vam poder participar en una taula rodona dedicada a valorar l’impacte positiu però també les necessitats de millora de les polítiques de Govern Obert impulsades els darrers cinc anys. D’ençà de l’aprovació de la Llei de Transparència, Accés a la Informació i Bon Govern el 2014, moltes iniciatives han fet canviar la manera de treballar de les administracions públiques. Als arxius ens ha impactat de ple, tot i que en graus diferents. Però sembla indiscutible que a tot arreu les necessitats d’accés a la informació han provocat, si més no, debats encesos sobre quan obrir, quan no fer-ho, quan prioritzar la protecció de dades personals, quan servir la documentació o quan servir les dades, qui ho custodia tot plegat, entre tantes altres preguntes. La Llei d’Arxius i Gestió Documental, de fet, ja es va modificar el 2015 per poder atendre aquesta nova cultura de la transparència que es vol, mica en mica, anar imposant. Els beneficis d’aquest impuls legislatiu i de la seva posada en pràctica són importants, però encara hi ha aspectes a resoldre. Segurament, el que més costa de canviar és la inèrcia de no promoure els canvis organitzatius necessaris per a posicionar la governança de la informació en un espai més transversal, o no promoure la incorporació de més pressupost i personal al canvi en les maneres de gestionar la informació pública a les administracions que faci més efectiva i menys cosmètica la transparència i l’accés a la informació. No tot són dades, i després d’aquests anys, molts ho estan veient. Gestionar la complexitat demana esforços a vegada difícils de fer lluir. També és cert que els canvis s’han de provocar. Més d’una vegada hem demanat que de manera proactiva es canviïn els terminis de provisió d’accés a la informació pública de 30 a 10 dies, millorant la pròpia llei. Només això, acabaria provocant una necessària reorganització interna per a facilitar ritmes més alts de resposta amb igual índex d’eficiència.

Entre els elements que vam sol·licitar des de la taula per millorar les polítiques de transparència hi ha la necessària reubicació orgànica dels serveis d’arxiu de moltes administracions a àmbits més transversals i l’obligatòria reorganització dels processos de producció documental. Canvis que són per natura lents, però estratègics. També és estratègica una visió de país del Govern Digital i una coordinació més efectiva entre Generalitat, Diputacions i Administració local per oferir solucions també de gestió documental a tots nivells, fins i tot als municipis més petits. Altres coses més concretes que vam demanar van ser que d’una vegada per totes es resolgués la injustícia de no disposar de membres experts en arxius i gestió documental a la GAIP (portem ja gairebé cinc anys incomplint l’article 40.3 de la Llei de Transparència). També es va sol·licitar una Pla Nacional de Preservació Digital que prevegi la conservació, gestió i administració dels actius d’informació en format digital, a la vegada que aprofundeixi  en la digitalització i posada en valor del patrimoni documental. Un darrer aspecte que vam voler destacar va ser que s’observa darrerament com les administracions ja no estan tant preocupades per obtenir bons resultats en els diferents models d’indicadors de compliment en matèria de transparència de façana. En canvi, sí es comença a treballar més intensament en l’autoavaluació i en l’avaluació més en profunditat de les polítiques de transparència a casa pròpia.

En aquest sentit va destacar la presentació sobre les dues primeres auditories que s’han fet seguint el Model de Maduresa en Gestió Documental per a la Transparència de l’AAC. Tant l’Ajuntament de Sant Cugat com el Departament de Transparència de la Generalitat de Catalunya es van auditar durant l’any 2018, amb resultats interessants. Un dels primers fou la baixa puntuació obtinguda, derivada de l’alt grau d’exigència del Model. El grau de satisfacció amb l’auditoria, tanmateix, era alt perquè el Model permet millorar substancialment la posada en pràctica de mesures facilitadores d’una transparència a fons, més efectiva, més ràpida, més honesta fins i tot. El Model esdevé, en aquest sentit, un motor de canvi a l’interior de les administracions públiques auditades, i ho és potenciant la gestió documental com a metodologia de control exhaustiu de la informació pública produïda. L’interès suscitat per les dues experiències el vam poder copsar el mateix matí al nostre estand de la zona de patrocinadors, on fins a quatre administracions es van mostrar interessades a poder aplicar-lo a casa seva. No només això, també ens consta que n’hi ha algunes que l’han utilitzat per autoauditar-se. El Model de Maduresa de l’AAC és una bona eina per disposar d’un estat de la qüestió sobre el grau d’implantació de la gestió documental a una organització pública i per definir un pla de treball que el millori.

Motors de canvi que venen de l’impuls de la transformació digital i que impacten en l’arxivística. Motors de canvi que, des de la gestió documental, podem aportar al programa general de la transformació digital. Com dèiem al principi, un dels pocs àmbits on, a hores d’ara, podem seguir millorant i creixent com a professió i que no poden (ni podem) menystenir ni oblidar.