Editorial 161 – Un sistema per a la governança

La setmana de tots els arxius

Aquesta setmana se celebra arreu del món el Dia Internacional dels Arxius. Com cada any, els arxius, i darrere d’ells la mà experta i enèrgica de les arxiveres i arxivers d’aquest país, estan duent a terme múltiples activitats de difusió, tant dels seus fons com dels serveis que ofereixen. No us perdeu la gran varietat de propostes que estan programades, acosteu-vos al vostre arxiu més proper o aprofiteu per visitar aquells arxius que sempre heu volgut conèixer i mai heu trobat el moment. Milers d’activitats us hi esperen. Els i les professionals dels arxius, tot i l’habitual migrada existència de recursos als seus serveis, amb ganes i esforç us ofereixen des de tallers, a conferències, visites guiades, jocs o exposicions virtuals, que acosten la seva feina i el patrimoni documental que gestionen a la societat per la qual treballen. Moltes d’aquestes activitats estan adherides a la campanya #ArxiusxDins impulsada per la Generalitat de Catalunya, en el marc del #Empoweringarchives del Consell Internacional d’Arxius (CIA/ICA). Just avui surten a la llum els vídeos realitzats des de la Direcció General de Patrimoni Cultural del Departament de Cultura, amb una intenció clarament didàctica per acostar la feina de la nostra professió amb un llenguatge proper a la realitat quotidiana de la població, demostrant com, fins i tot en el nostre dia a dia, podem aplicar polítiques bàsiques de gestió de documents. Des d’aquí felicitem els ideòlegs de la campanya, la qual l’AAC ha donat suport des de l’inici.

I atureu-vos també, i dediqueu un moment, a aquells altres arxius. Ens referim als arxius privats, sovint oblidats però vitals. Aquells arxius d’empresa, en els quals hi ha professionals treballant-hi, i que tant s’esforcen a mantenir un sistema que garanteixi la preservació del llegat i la memòria empresarial i, encara amb més dedicació, són fonament per a la gestió dels actius informatius, tot esdevenint autèntics serveis essencials per a l’economia i l’estratègia organitzativa. Però també ens referim als arxius eclesiàstics, que fa anys que van superant vells estigmes i potenciant amb criteri arxivístic els fons històrics, cabdals per al coneixement del nostre passat. I seguim amb els arxius patrimonials i familiars, conservats en mans privades o públiques, però que són testimoni d’una visió particular de la història, una visió amb la qual, com si fos la reconstrucció d’un trencadís d’un vitrall, obtens la visió màgica del context global i la bellesa de la complexa realitat del coneixement. Finalment, no podem deixar de banda altres arxius que conformen la realitat social i cultural més local, com els arxius d’associacions, d’entitats, d’agrupacions, tant del món cultural com esportiu (immensament rics, com hem pogut veure en la recent Jornada d’arxius de l’esport), econòmic, polític, i de tots els vessants en les quals l’associacionisme té presència. Aquests són arxius rics, una mostra viva de la creació social davant d’un context històric particular, i que si no s’aconsegueixen preservar i gestionar des del seu dia a dia, amb el criteri i rigor que mereixen com a inputs socials, perdrem el bocí més genuí de la nostra personalitat com a poble. 

Tot aquest ecosistema és el que es mou aquests dies amb intensitat, i ho fa sota la campanya internacional de l’ICA, empoderant els arxius, perquè la importància del coneixement arxivístic no rau en la professió, sinó en la seva capacitat d’erigir-se en sistema de governança social i organitzativa. Estem vivint un canvi, un canvi que cal percebre i, sobretot, entendre estratègicament. És hora de reformular conceptes i de situar els nodes que connectin les xarxes que completin l’ecosistema. És hora de crear un sistema sòlid de governança. 

El paradigma de la professió

En aquest moviment fluctuant, l’AAC s’ha vist sempre propera a les sensibilitats que s’anaven generant, i és per això que, ara ja oficialment, hem fet el pas necessari per adaptar el document bàsic que defineix la nostra missió i abast com a associació, els estatuts de l’AAC, al que creiem és la realitat més ajustada i completa de la nostra professió. Oficialment, l’AAC és, des d’ara, l’Associació de professionals de l’arxivística i la gestió de documents de Catalunya, un nom nou aprovat per assemblea després d’un procés participatiu dirigit a tot l’univers d’associades. No és sols un canvi de nom, és un canvi que homogeneïtza nomenclatures professionals que tenen un objectiu únic, essent la finalitat principal vetllar pel bon exercici professional de l’arxivística, la gestió de documents i la governança de la informació i de les dades. Un canvi també en matèria de gènere, de categories d’afiliació i de revisió de processos electorals. Us convidem a entrar a la nostra pàgina web i llegir-lo atentament. En els pròxims dies anirem realitzant els canvis pertinents i us n’anirem informant. 

En aquest punt, cal no perdre de vista l’èxit del darrer Congrés d’Arxivística i Gestió de documents de Catalunya, el 18è congrés. Un congrés madur, com no podia ser d’altra manera. Un congrés que situa l’arxivística en la governança de les dades. I la situa amb pros i contres, però l’encaixa en el seu trencaclosques multidimensional. Més de 400 persones van inscriure’s en, ja podem dir-ho, el congrés més internacional que hem realitzat fins ara. I no sols pels ponents, cosa que ja és marca de l’AAC, sinó per la tipologia de participants. Un congrés, a més, que ha captat l’interès no sols dels arxivers i arxiveres, sinó d’altres sectors com la ciència de dades, els experts en participació, el món de la tecnologia i del periodisme de dades, sectors vinculats a l’organització, la transparència, la qualitat i la gestió pública. I és que ens hem situat en un entorn que ens posiciona com a generadores de polítiques estratègiques de governança. Estem posicionats, però no isolats. En això, també amb aquest congrés, hem vist la necessària interrelació amb aquests altres sectors, les limitacions pròpies i les oportunitats comunes per fer front a la societat erigida des del Big Data, una societat que lluita contra la infoxicació i en la qual la nostra professió hi té molt a dir. Creem espais perquè ens escoltin. El Congrés va ser, com sempre, un altaveu indispensable d’innovació. Ben aviat estaran disponibles els vídeos per a totes les persones inscrites. Estigueu atentes, nosaltres seguim amatents, ja que la densitat d’aquest congrés mereix una reflexió pausada i holística per captar-ne tota la importància.

El sistema de governança 

Com hem dit des del principi, el món està canviant. I en el nostre país tenim ara un recent nou govern amb una carpeta en matèria d’arxius molt densa, amb molts reptes i temes per tancar. En l’editorial de gener donàvem ja les pistes del que creiem essencial, bàsic, per ajustar el que és ja un deute històric i nacional amb els arxius. I és que l’arxivística és una qüestió d’estat. Siguem clars. Els arxius són estructures d’estat, són eines indispensables per a la governança i per la memòria. Són garants de drets i del patrimoni documental. La salut democràtica d’un país molt sovint es pot veure reflectida en el tractament que dona als seus actius d’informació. De fet, els països capdavanters en polítiques de transparència doten els seus arxius de la robustesa i la centralitat que requereixen. Estem parlant d’exemples com Finlàndia, Dinamarca o Nova Zelanda. Països que veuen en els arxius el tallafoc essencial contra la corrupció, un dels pilars del bon govern. Dotar de centralitat i construir un sistema robust que és capaç de garantir la fiabilitat, autenticitat, qualitat, integritat i preservació dels actius informatius de tot un país, és senyal de maduresa nacional. Maduresa que la Llei 19/2014 de transparència, accés a la informació i bon govern catalana (LTC) va saber captar, amb l’exigència d’un sistema de gestió documental i incorporant aspectes clau en aquest sentit en els articles 1.2, 5.2, 5.4, 6.1, 19.3, 40.3, disposició addicional sisena i disposició final segona. El recent Decret 8/2021, sobre la transparència i el dret d’accés a la informació pública, precisa alguns elements de la llei i crea la figura de la unitat d’informació en l’àmbit català. Unitat d’informació, un nou concepte que no concep de nou els arxius com a sistemes d’informació i els deixa fora de l’estructura o, el que és pitjor, en els llimbs d’indefinició i de regulació arbitraria de cada administració. En això, recentment hem proposat una solució, davant del mar de dubtes que genera. Qüestions, aquestes, que no es donarien si l’arxiu es veiés com un autèntic sistema d’informació, transversal, organitzatiu, estratègic.

Un sistema és un engranatge estudiat de processos, accions i activitats, ideat i establert explícitament per al compliment d’una missió-objectiu. Dotat, per això, amb els recursos i la infraestructura necessària. Un sistema té com a finalitat satisfer una necessitat inicial, i fer-ho de forma coordinada, establint responsabilitats, terminis, fites i objectius finals. Un sistema és mesurable, auditable i, també, avaluable. Un sistema requereix una anàlisi prèvia robusta, d’una estructura sòlida de lideratge i d’un equip clarament dimensionat. El Sistema d’Arxius de Catalunya (SAC), en aquest context i malgrat el nom, no és un sistema. No ho diem nosaltres, és ja una qüestió de govern. I és aquest fet el detonant d’un profund debat de la professió que ha culminat amb la celebració d’un procés participatiu amb un èxit de participació rotund, el Pla d’Arxius, en el qual la professió s’ha fet seu l’espai de debat. I que hi hagi hagut molta participació en tots els debats endegats, és senyal que els i les professionals de l’arxivística són conscients que cal un canvi, cal un objectiu, cal un horitzó que no porti a un perllongament de la situació actual. Cal, en definitiva, un sistema.

El govern actual, recentment constituït, té per endavant aquest gran repte. I és un repte que requereix lideratge. Un lideratge ferm, un lideratge dins de la mateixa estructura d’aquell departament que tingui les competències sobre arxius, que se’l permeti dotar de rang i autonomia a qui l’ocupi. És essencial dotar els arxius d’una direcció experta, segura, motivada i valenta. Una direcció que esdevingui una referència. Aquest, justament, és un dels elements clau que s’han tractat en els debats del Pla. Un Pla que no està acabat, ni de bon tros. Encara queden taules d’experts i elaborar el document final. En ell, hem de veure, justament, la proposta de nou model de governança. Acabar el pla, definir el model, dotar Catalunya d’un sistema robust d’arxius i de gestió documental, és una mostra clara de la voluntat de situar la governança pública en els llindars d’excel·lència dels països més avançats del món, com hem vist. Si es construeix un sistema sòlid d’arxius i gestió de documents, aquest pot vehicular-se a partir del departament que en tingui la responsabilitat, però si es dissenya amb una visió similar a la que hem estat explicant aquí, segur que esdevindrà un autèntic ecosistema de govern, essent alhora decisiu en polítiques de transparència i d’administració digital, essencial en preservació de la memòria, actiu central en polítiques digitals i element qualitatiu en matèria de dades obertes i reutilització de la informació. 

La redefinició del marc jurídic

El Pla d’Arxius és una punta de llança, però es pot quedar sols en una declaració d’intencions si no se’l dota de la força jurídica i organitzativa i de la credibilitat necessària. No oblidem, però, que aquest univers d’informació, no es pot sustentar en un marc jurídic desactualitzat. El món líquid en què vivim, fa evident que l’estabilitat normativa no té la mateixa vida longeva que al segle passat. Els moviments que s’estan creant al voltant del món digitalitzat, de l’era de les dades, impulsen canvis substancials que entrellacen directament gestió de documents, gestió de la informació i polítiques digitals. El Pla d’Arxius portarà segurament canvis que no es podran assolir sense un replanteig de la Llei d’Arxius. Aquest any que en fa 20, com ja dèiem a l’editorial del gener, és un bon moment per harmonitzar conceptes com els que hem referenciat. En aquests darrers anys lleis com les de transparència, reutilització, accessibilitat, protecció de dades i, fins i tot, el futur ja proper de normatives com el reglament europeu sobre la governança de dades, ens situen en una necessària reformulació jurídica, alineada així mateix amb les conclusions dels debats del Pla. És, la llei, un element clau per sustentar el que aquest dibuixi. Aquí, la responsabilitat i la visió de futur, rau en el Parlament. Cal demanar un grup de treball específic, com ja hem dit, per tal de proposar una reforma o, directament, una nova llei d’arxius. Cal començar a plasmar jurídicament la que ja és voluntat de la professió. 

No ens oblidem, tampoc, del greuge de la Comissió de Garanties del Dret d’Accés a la Informació Pública. Ho hem dit per activa i per passiva, ho hem denunciat públicament i hem demanat que es compleixi la llei des del 2015. Ho tornarem a fer ara amb el nou govern. Volem òrgans i mecanismes de control en matèria de transparència i bon govern que compleixin els mínims exigits per la normativa. I volem que hi hagi els membres experts en arxivística i gestió de documents dins del sí de la GAIP que l’art. 40.3 determina. No és una formalitat, és una conseqüència clara de tot el sentit del redactat de la LTC, que focalitza en els sistemes de gestió de documents una part essencial del sistema de transparència pública. És evident, per tant, que ara, amb el nou govern escollit i amb el necessari nomenament de membres vacants en la ja de per si migrada GAIP, és l’hora de reivindicar, novament, el compliment de la llei. 

Finalment, acabem com hem començat. Acabem amb els arxius del nostre país. I ho fem de nou animant a tothom a seguir totes les activitats que han desenvolupat els diferents arxius. Perquè si una cosa és clarament funcional en el sistema actual, són els i les professionals que hi treballen i la seva vocació i dedicació. Un dels puntals del SAC són, justament, les persones que conformen el gruix del seu cos. A totes i tots ells, enhorabona per les activitats i la dedicació permanent per a la difusió del servei d’arxiu. Un servei social, un servei que reverteix directament a la societat, i que s’ha de vetllar per aconseguir que aquesta se’l senti encara més seu. Fer-ho, fent un pas endavant, amb valentia, decisió i amb visió sistèmica, i escoltant la veu del col·lectiu i la seva visió i translació social, és essencial per al progrés de la professió i per a la compleció del sistema de governança pública de la informació. A qui estigui disposat, des de l’AAC, sempre: mà estesa i propostes sota el braç. 

Bona #SIA2021!