El fons de la qüestió de la transformació digital

3 Febrer, 2020 - Marta Munuera, arxivera de l’Arxiu Municipal de Terrassa

Hi ha molts reptes en el món digital, tenim moltes oportunitats i la tecnologia ens ajuda a fer el que no ens havíem arribat a imaginar però en el fons ara és una qüestió de persones

Quan es van aprovar les lleis 39 i 40 de 2015 tothom va donar per fet que ja no hi havia marxa enrere i que ara sí que de debò tindríem l’administració digital perquè aquestes dues lleis ens deien que tot era electrònic. La tecnologia ja està preparada i tenim més coneixement i experiència, així què pot funcionar malament?

Existeix el mantra que diu “no s’ha de traslladar al món electrònic el que es fa en el món paper”, és el moment de repensar i millorar. Llavors et trobes que algú et diu “s’ha de fer el llibre de resolucions i decrets, el llibre d’actes o el llibre de registre”. I et preguntes, per què? I et responen “perquè ho diu tal normativa o tal llei”. Quina llei? El Reial Decret 2568/1986 deia que “El libro de actas, instrumento público solemne, ha de estar previamente foliado y encuadernado, legalizada cada hoja con la rúbrica del Alcalde…..”. Ho entenc, però per què llavors hi havia la necessitat de fer això? Era per qüestions de control? D’accés? De recuperació de la informació? 

Entenc que si no s’ha de traslladar el que fèiem al món paper al món digital ens hem de fer les preguntes més bàsiques, s’ha de saber les motivacions que hi ha en el fons de tot el que fem i refer tot el corpus legislatiu.

Però em trobo, per exemple, el decret 24/2015 sobre llibres d’actes i resolucions de les entitats locals gallegues on diuen “Los libros de actas y los de resoluciones en soporte electrónico estarán formados, respectivamente, por la agregación cronológica y numerada correlativamente de las correspondientes actas y resoluciones. Cada libro abarcará el período de un año natural y podrá incorporar un índice comprensivo de los archivos incluidos“. I tinc la sensació que continuem donant continuïtat al món paper sense anar al fons de la qüestió. 

El marc mental de qui legisla i qui porta a la pràctica l’administració digital continua essent “paper”. No tenim la capacitat d’abstracció ni la intuïció tecnològica. Aquesta intuïció tecnològica que Bruce Schneier comentava entorn de la seguretat informàtica al seu llibre “Haz clic aquí para matarlos a todos” on deia que els responsables polítics no s’han de convertir en tecnòlegs però si han de tenir una intuïció tecnològica que els ajudi a prendre decisions. Tenen els juristes que redacten les lleis o els responsables de la transformació de les administracions aquesta intuïció? Algú dirà que això a poc a poc anirà canviant perquè la gent jove ja té un altre marc mental. 

Llavors és quan em trobo en una sessió de formació amb una noia que acaba de finalitzar la carrera de dret i accedeix per primera vegada a l’administració pública i li faig preguntes sobre el seu coneixement sobre conceptes de l’administració electrònica o conceptes tan senzills com si sap que és un “certificat electrònic” i detecto una manca de capacitació digital i comprensió de la tecnologia que em preocupa. 

Quan el legislador gallec o altres continuen perpetuant els model del món paper ho puc arribar a entendre. La meva experiència amb el món jurídic, excepte alguna excepció, és que no estan preparats i són molt reticents al món digital i quan s’hi posen ho fan replicant el món paper o seguint un corpus legislatiu que està encara molt enfocat al model paper. Qüestió de formació? Potser, però en tots els àmbits hi ha aquesta mancança. 

Al món dels arxius vivim una situació semblant. A l’últim Congrés d’Arxius de Catalunya John Sheridan, Digital Director dels Arxius Anglesos, ens deia que s’ha de re-imaginar tots els processos i tasques que fem als arxius, que s’ha de fer una aproximació a processos com la descripció arxivística d’una manera diferent en el món digital. Té sentit el préstec en el món digital o les transferències? Jo sempre em pregunto si cal per exemple un “expedient de personal” i tothom em respon que la normativa t’obliga a tenir-ho i que també hi ha una Taula d’avaluació documental sobre aquests expedients. Però què és un expedient de personal? En el món paper era una carpeta que recollia tota una sèrie de documents de diferents processos (una comissió de serveis, un canvi d’adscripció, una compatibilitat,…) per saber que li havia passat a una persona durant la seva vida laboral. Com ho podem saber si no? Anant a cercar diferents expedients? Entenc el perquè va aparèixer però ara em pregunto si al món digital on la recerca i recuperació de la informació ha canviat tenim les mateixes necessitats.

Succeeix el mateix amb «el document». Encara que tothom ara parli del document electrònic en realitat s’ha traslladat al món digital el concepte del món paper. El pdf no deixa de ser una translació del document paper. En un moment que tothom ens diu que s’ha d’anar cap a un enfocament centrat en les dades, continuem tenint molt present el concepte de document clàssic. I la terminologia no ajuda res. Seguir amb conceptes com el «llibre de registre» quan ara és una mera base de dades ens porta a visualitzar-ho i ha entendre-ho com un llibre. La nostra percepció del món ens segueix condicionant.

Hi ha molts reptes en el món digital, tenim moltes oportunitats i la tecnologia ens ajuda a fer el que no ens havíem arribat a imaginar però en el fons ara és una qüestió de persones. Nosaltres som el centre de la transformació digital i de nosaltres depèn que sigui realment diferent.

2 respostes a “El fons de la qüestió de la transformació digital”

  1. Blanca Martínez ha dit:

    Totalment d’acord. Llastimosament, a l’administració pública, especialment en l’àmbit dels juristes, els avenços són molt minsos. No entenen que vulguis gestionar dades i que si mai et cal un document, ja el generarem, amb l’aparença que vulguin, però ja el generarem, només si cal. No, això no és possible, com tu bé dius, la llei diu que tal o qual acció administrativa ha de ser un document i l’has de generar i conservar. O canviem la normativa, tota, o esperem que es jubili una generació de juristes… Els falta imaginació…

  2. Teresa Cardellach Gimenez ha dit:

    Totalment d’acord. Ens falta capacitació digital i ser capaços d’imaginar que es ofereix el món digital, sense passarbpel món paper o analògic. Canviar el marc mental vol dir desapendrendre, entrar de ple en un altre manera d’interpretar els processos administratius i deixar de fer moltes accions innecessaries. Cal pensar en digital, desapendre i canviar mètodes i creences molt arrelades en l’imaginari administratiu.

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *