Els arxius de les associacions culturals a Catalunya

L’ORIGEN DE LA NECESSITAT

Les més de 5.500 entitats actives en l’àmbit cultural són un xifra qualitativament i quantitativament significativa com perquè el Govern d’un país assumeixi una acció de protecció i posada en valor del patrimoni documental d’aquestes entitats. Després d’anys treballant de forma bilateral arxius i associacions, l’any 2018 es va consumar una primera acció amb l’objectiu de conèixer la dimensió d’aquests fons documentals  que es concretà en l’anàlisi de les característiques dels arxius a les associacions culturals catalanes. Tanmateix, aquest no és el principi de la història. Aquest es remunta anys enrere quan a partir de les relacions del Servei de Coordinació de la Xarxa d’Arxius Comarcals amb l’Institut Ramon Muntaner (IRMU) és visualitzà la necessitat de promoure una acció coordinada entre dos direccions generals del Departament de Cultura amb funcions relacionades amb l’associacionisme com són la Direcció General de Cultural Popular i Associacionisme Cultural i la Direcció General del Patrimoni Cultural en la vessant d’arxius. En aquest punt, voldríem destacar el paper de l’IRMU com a institució i equip de persones que l’impulsen i, també, del president fins l’any 2017, Sr. Lluís Puig i de l’actual presidenta, Sra. Àngels Blasco. Sense la seva sensibilitat per la cultura popular i associacionisme i el respecte a la tasca dels arxius com essència dels valors de la nostra societat en la preservació i difusió de la memòria de les associacions, res hauria estat possible. Els fons documentals de les associacions reflecteixen aquesta vitalitat i el seu impacte en el seu àmbit i en el conjunt del país. La informació que pot oferir aquesta documentació és bàsica per a poder copsar el pols de les activitats de les associacions culturals, que sols d’una manera parcial i complementària pot trobar-se a la premsa o a altres llocs, dificultant molt seguir la seva petjada. En conseqüència, els arxius de les entitats són tresors que cal protegir i divulgar, tot impulsant sinèrgies entre entitats i arxius públics i aprofitant les eines i recursos arxivístics. El 2018, es va dissenyar un pla de diagnosi dels fons documentals de les entitats i associacions culturals del país, elaborar un protocol de suport als seus arxius i promoure espais on compartir experiències i bones pràctiques que afavoreixin la col·laboració entre associacions i arxius.

Molts arxius públics han establert relacions sòlides amb associacions culturals i moltes d’aquests associacions els han dipositat i confiat els seus fons per tal de garantir una millor conservació, tractament i difusió dels fons documentals. Aquesta sinèrgia es materialitza, per exemple, en la simbiosi entre arxius comarcals i centres d’estudis que permet als arxius comarcals cedir un espai com seu del centre d’estudis local o comarcal. Aquesta és una fórmula d’èxit en la qual tots guanyem. L’objectiu d’aquesta política és unir la notable vitalitat associativa i la seva inserció en el teixit social del país amb la necessitat de garantir-ne la gestió adequada i la preservació de la memòria històrica amb el suport dels arxius públics. 

EL PROTOCOL 

En el moment de plantejar el protocol es va considerar essencial que aquets fos una eina de suport a les associacions i també una referència pels arxius. En primer lloc, plantegem un instrument de primers tractaments documentals per les associacions, aportant pautes bàsiques tant en el tractament analògic com digital, però sempre sota la directriu que aquest protocol no és un curs accelerat d’arxivística, ni tampoc pretén suplir la tasca d’un professional de l’arxivística. I en aquesta línia, es reforça la proposta ja exercida per moltes associacions, i recomanació del protocol, com és promoure l’ingrés a l’arxiu públic més proper d’aquella documentació que ja no sigui d’ús quotidià, per tal de garantir la preservació dels fons arxivístics, l’accés a la informació i la difusió. En segon lloc, és un protocol bàsic de tractament documental pels arxius amb processos i instruments associats a cada moment del cicle de vida dels documents, és a dir, des que es produeixen fins que s’eliminen o es conserven permanentment. Per tant, el protocol aporta a les entitats culturals les eines metodològiques necessàries per emprendre una gestió adequada dels seus documents. 

El protocol es presenta en una seqüència lineal a partir de descriure què és i per a què serveix un arxiu i incorporar una breu descripció del marc legal i normatiu. El punt sobre la gestió de documents, conceptes, beneficis i metodologia és la part neuràlgica del protocol, ja que descriu arxivísticament els procediments i eines bàsiques per un correcte tractament documental. Finalment es presenten aspectes relacionats amb les accions i línies de suport que promou el Departament de Cultura, una terminologia tècnica bàsica i algunes referències normatives i bibliografia.

PROCESSOS I INSTRUMENTS TÈCNICS

Un arxiu a més d’eficaç (aconseguir acomplir amb les seves funcions) ha de ser eficient (aconseguir-ho amb un cost optimitzat en temps i diners). Això implica que els documents han de ser regits pels principis bàsics de l’arxivística i la gestió documental. El més important és que estiguin sota control des del moment que es creen, generen o reben, per tal que esdevinguin localitzables en tot moment. Fins i tot de cara a la seva eliminació, si s’escau, ja que no sempre és necessari conservar tota la documentació. 

Els documents han de ser creats, capturats i registrats pel sistema de gestió documental de l’ens en qüestió. Aquest procés implica la creació d’un expedient o carpeta temàtica vinculada a un afer o tràmit concret, al qual cal vincular-hi un codi d’identificació, seqüencial i acumulatiu, una data i hora de captura o d’ingrés, un títol i descripció sumària i també el creador i el remitent o el destinatari.Els documents han de ser classificats d’acord un model organitzatiu, el quadre de classificació, que és la clau de volta del sistema i que hauria de reflectir de manera categoritzada una identificació de totes les funcions i accions de l’associació, de manera que no restin elements sense adjudicació clara. Per tant, aquest quadre és una eina imprescindible per tal de ser sistemàtics i tenir el control de la documentació, una eina que haurà d’estructurar aquestes funcions i activitats, plantejar una codificació unívoca i el més senzilla possible i que haurà de disposar d’un manual d’interpretació i funcionament. Aquest quadre pot reflectir l’estructura administrativa i organitzativa de l’entitat o bé pot bastir-se entorn de les diferents funcions i activitats que es desenvolupen. Aquests darrers, d’implantació més recent, permeten flexibilitat de canvis si l’estructura de les àrees de l’entitat varia o pot variar amb freqüència.

Els documents han de ser descrits per tal de saber què hi consta. La tasca de descriure és complexa i metòdica i recomanem que sia regida pels preceptes exposats a la Norma de Descripció Arxivística de Catalunya (NODAC), la qual regula els continguts de les descripcions arxivístiques mitjançant un seguit de regles generals i específiques, per nivells de descripció i per tipus de documents, per a cadascun dels elements de descripció inclosos dins de 7 àrees d’informació descriptiva. L’objectiu és facilitar l’accés, fer-se una idea dels documents sense consultar-los físicament (crear-ne una representació) i acreditar-ne l’autenticitat, alhora que fer constar detalls sobre la seva creació i conservació. Els 7 aspectes de la descripció són la identificació del document, el seu context de producció (creador, història arxivística, dades d’ingrés…), el seu contingut i calendari de conservació, el seu grau d’accessibilitat, la documentació que s’hi relaciona, observacions d’altres aspectes i una constància clara de qui ha fet la descripció i segons quina normativa. Aquest extens llistat de requeriments pot despertar una inquietud en la gent no versada, però cal dir que els processos es simplifiquen quan hom n’adquireix una mínima pràctica.

La gestió documental requereix un programari específic per a gestionar la documentació des de que es crea fins que es determina guardar-la o eliminar-lo. El Departament treballa amb eines que operen amb bases de dades senzilles i fàcils d’usar, al mateix temps que ja permeten associar digitalitzacions dels documents descrits, els quals es poden consultar en portals web de titularitat pública, com “Arxius en Línia”. El protocol de suport incorpora captures de pantalla per tal d’il·lustrar tot allò que s’hi tracta i l’usuari pugui fer-se una idea més clara d’allò que se li exposa.

Per tal d’aplicar la NODAC d’una manera senzilla i, per tant, operativa, es proposa treballar amb un format de fitxa o formulari d’entrada de dades que ha vist el qüestionari simplificat a allò més imprescindible. La ‘Fitxa de Primers Tractaments (PRITRA)’ permet fer una descripció arxivística bàsica que garanteixi una correcta identificació de la documentació i la recuperació de la informació. Aquesta fitxa es pot demanar a l’arxiu comarcal de referència o a l’Arxiu Nacional si es tracta d’una associació d’abast nacional. Els centres esmentats faran una valoració de les necessitats específiques de l’associació i proposaran un pla de treball (assessorament, definició del quadre de classificació, formació, etc.)

Cal determinar també el grau de disposició d’un document, ja que no és necessària la conservació permanent de tot el volum informatiu i documental generat (creat o rebut) per aquella institució. En aquest cas, però, el més important és que les entitats i associacions culturals no duguin a terme cap destrucció de documents sense la consulta prèvia a l’arxiver municipal o comarcal de referència. Cal tenir en compte que parlem tant de documents generats en paper com en qualsevol tipus de suport electrònic. Pel que fa a la conservació, es donen directrius de tipus ambiental per als documents en suports orgànics i de tipus tecnològic per als electrònics, dels quals també caldrà vetllar per preservar-ne els elements de validació que permetin considerar-los com a íntegres –no alterats- i originals, així com els paràmetres de preservació d’uns i altres mitjançant la captura digitalitzada i, si s’escau, autenticada. La digitalització dels documents rep una especial atenció tot proposant recomanacions sobre la captura i tractament dels documents digitalitzats a partir de la Guia de digitalització del Departament de Cultura.

La disponibilitat d’un document és allò que el justifica, donat que la informació que conté ha de ser recuperable. En conseqüència, tant si és per a la gestió de la pròpia associació com per a una investigació retrospectiva externa, l’accés ha de contemplar la legislació vigent en la matèria, tant pel que fa a protecció de dades com a transparència i bon govern. Es recomana que hi hagi assignat un responsable –per exemple, el secretari de l’entitat- que gestioni la consulta però també el correcte retorn del document al seu lloc. La difusió –sempre i quan la informació s’exploti degudament- projectarà l’ens i la seva trajectòria, i farà visibles les seves activitats al gran públic. No es poden obviar els fons i col·leccions d’algunes entitats culturals catalanes, ni els materials gràfics o audiovisuals que s’hi conserven.

L’increment de documentació electrònica –molts procediments i subvencions ja no es tramiten sinó en aquest format- evidencia que és el punt cap a on convergiran els esforços arxivístics futurs en un termini que no s’entreveu gaire llunyà. Però això no serà viable sense uns complir uns requeriments bàsics de gestió documental. 

CONCLUSIONS

El nombre d’associacions culturals del nostre país és un dels paràmetres que reflecteix de manera ben clara l’empenta de la societat catalana; el nombre d’activitats que generen aquestes associacions és altíssim en conjunt és una mostra de la seva vitalitat i abasta molts àmbits, evidenciant una molt remarcable riquesa cultural. La nostra societat mai es podria reflectir d’una forma completa si no es comptés amb la documentació pròpia de les associacions que permet avaluar i acreditar la tasca que han dut i estan duent a terme a tots els racons del país. Els fons documentals d’aquestes entitats no han rebut, en general, prou atenció, més enllà de les utilitats immediates de les pròpies entitats i de les commemoracions que se solen fer. Però en tot cas és necessari facilitar, des de l’administració, les eines arxivístiques per a que els fons estiguin ben organitzats i tractats, i si cal poder accedir als serveis que ofereixen els arxius públics, de dipòsit, conservació, restauració, descripció, accés del públic, i difusió dels fons documentals. 

Els arxius públics, especialment els arxius comarcals i municipals, en desenvolupar les seves funcions, ofereixen un servei essencial a les associacions, tant de suport a la gestió documental a través de pautes de tractament com en el dipòsit del seus fons en els arxius sempre mantenint la titularitat dels fons en mans de les associacions.  També l’Arxiu Nacional desplega un suport per aquelles associacions d’abast nacional. Així, eviten també els riscos de conservació que en alguns cassos poden patir a les seus de les entitats, més pensades per activitats que per conservació, i no els afecten les incidències de vitalitat que pateixen ocasionalment les associacions culturals, que podrien afectar la conservació documental. 

Hi ha un bon nombre d’entitats que s’han acollit a aquest servei, aconseguint tenir els seus fons organitzats, a l’abast de la mateixa entitat i dels investigadors.