Impuls de la gestió de documents i dades a l’Administració de la Generalitat de Catalunya

14 febrer, 2019 - Coordinació de gestió documental corporativa. Departament de Cultura

La transició de una gestió de documents basada en paper a una digital exigeix un seguit d’actuacions orientades a donar resposta a les exigències organitzatives i normatives del moment en un entorn de col·laboració entre els diversos actors. L’Acord de Govern vol ordenar aquestes accions durant el període 2019-2020

El passat 11 de desembre de 2018 el Consell Executiu de la Generalitat de Catalunya aprovava l’Acord del Govern pel qual s’aproven mesures per a l’impuls de la gestió de documents i dades en el marc de l’administració digital de la Generalitat de Catalunya. Aquest Acord té la finalitat d’identificar i ordenar les principals accions que en aquesta matèria duran a terme els departaments implicats en el desplegament de la gestió documental d’aquí a l’any 2020.

Tot i que l’Acord és força concret en el seu plantejament, ens sembla interessant traslladar-vos algunes informacions complementàries que us permetin situar-lo en context.

Com podreu comprovar l’Acord té una forta component interdepartamental. Això és així per la mateixa naturalesa de la gestió dels documents i també perquè és una dinàmica que el Govern ha volgut implantar durant les darreres legislatures i que en l’actual legislatura es veurà potenciada. En aquest acord es palesa aquesta naturalesa transversal ja que els departaments de Cultura, els de Polítiques Digitals i Administració i el d’Exteriors, Relacions Institucionals i Transparència, respectivament, han estat designats com els actors principals d’impuls del pla.

Tot i això el pla no parteix del no res. En primer lloc parteix de la tasca que realitzen dia a dia els Arxius Centrals Administratius dels departaments i ens de la Generalitat. Aquesta xarxa és la que ha fet possible durant aquests anys la gestió dels documents i són les persones que treballen als Arxius Centrals les que materialitzaran el canvi. És per això que aquests equips han de tenir mitjans per a poder respondre a la transformació que està succeint a l’administració i,  per aquest motiu, un dels punts que volem destacar és el compromís de redimensionar-los. El redimensionament ha de partir d’una descripció de la situació actual, definir les noves funcions i responsabilitats en un entorn de gestió digital i, evidentment, contemplar com afrontar el període de transició en el que estem immersos.

Un segon element present en el pla és l’existència de normativa. Certament el projecte ARESTA, que té el seu antecedent immediat en el projecte SIGeDA , té el seu fonament en l’Ordre CLT 17/2014, de 14 de maig, que aprova el Protocol de gestió de documents electrònics i arxiu. Aquesta disposició ha fet possible una primera actuació en gestió de documents electrònics en els ens i departaments tot iniciant la implementació sistemàtica de la gestió documental en les aplicacions de gestió (Back Offices) dels departaments i ens de la Generalitat o en aplicacions corporatives. També amb aquesta ordre s’ha pogut iniciar una forma d’abordar els projectes de transformació de processos de cada departament i ens caracteritzada per una visió multidisciplinària a través dels Grups de Treball Multidisciplinaris, o la implementació efectiva d’instruments tècnics com l’esquema de metadades, les tipologies documentals, el quadre de classificació funcional, etc. Tot i l’existència d’aquesta norma hi ha la necessitat de revisar i refer els decrets bàsics en aquesta matèria com són els actuals Decret 76/1996, de 5 de març, que regula el Sistema general de gestió de la documentació administrativa i el Decret 13/2008, de 22 de gener,  d’accés, avaluació i tria de documents, la revisió del qual  tindrà efectes sobre el conjunt d’arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya.

El tercer element a destacar és la tecnologia, no tant la que usa la Generalitat de Catalunya per gestionar processos i dades sinó aquella que usem i/o hauríem de poder usar tant per obtenir una gestió el més automatitzada possible dels instruments tècnics com aquella destinada a gestionar els expedients en paper o els expedients híbrids. Pel que fa a l’arxiu digital és coneguda l’aposta pel servei iArxiu del Consorci d’Administració Oberta de Catalunya. De fet és el servei que empra la Generalitat i que en breu termini s’iniciaran des de la Plataforma de Serveis de Gestió Documental (PSGD) les transferències d’expedients finalitzats.

Un quart punt és el relacionat amb la necessària intervenció des de la gestió documental en el món de les dades. A l’Acord s’hi fa una primera aproximació focalitzada en la preservació de les dades a llarg termini. En aquest punt considerem interessant anar definint aquesta política, que hauria d’incloure les bases de dades, i alinear-la així quan escaigui amb altres iniciatives governamentals de dades obertes o reutilització de la informació.

És en definitiva un pla de govern que estableix les línies d’acció prioritàries i que persegueix la implementació efectiva d’una política corporativa de gestió documental en el marc d’una administració (departaments i sector públic) d’una dimensió considerable i en la que, a hores d’ara, s’enregistren graus molt desiguals en la gestió de documents.

Podeu accedir a l’Acord de Govern:

http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_i_gestio_documental/07_marc_normatiu/legislacio_de_catalunya/pdf/Acord-administracio-digital-deft.pdf

Informació sobre ARESTA:

http://cultura.gencat.cat/ca/departament/estructura_i_adreces/organismes/dgpc/temes/arxius_i_gestio_documental/gestiodocumental/gdgencat/aresta/

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *