L’arxiu electrònic únic: d’una referència minúscula a un debat majúscul

Traducció de l’article “El archivo electrónico único: de una referencia minúscula a un debate mayúsculo”, Archivamos. Boletín ACAL, núm. 117 (3/2020). Asociación de Archiveros de Castilla y León, p. 4-11.

Amb el desconfinament i l’estiu va arribar també una nova pròrroga per a l’obligació legal de disposar d’arxiu electrònic únic fins al 2 d’abril de 2021. Preguntar-se si aquesta afectava a totes les AAPP o només a les entitats locals, atès l’àmbit d’aplicació del RDL 27/2020, ja no té sentit des de la seva derogació: hem tornat al 2 d’octubre de 2020. Això podria posar els pèls de punta a més d’un responsable, però dic podria perquè sens dubte l’arxiu, tampoc electrònic ni de bon tros únic, ha estat una prioritat pel que fa al desenvolupament de la Llei 39/2015. Només cal consultar la informació disponible sobre Arxiu Electrònic Únic (AEU) al Portal d’Administració Electrònica per a comprovar-ho.

Sí, hi va haver una certa revolada a les xarxes socials i algun que altre esquinçar-se les vestidures a Twitter, però poc més. Encara que per a mi el més sorprenent és aquest esquinçar-se les vestidures. És clar que el que per uns és l’arxiu electrònic únic, en minúscules, per a altres constitueix un acrònim de les sigles d’un (ja) concepte arxivístic (!). I d’aquí, articles (aquest, un més), jornades i seminaris sobre el AEU. Mai un repositori -no dic ja un dipòsit- va generar tanta literatura ni debat. Per què, parlem dels requisits d’un repositori o de les funcions professionals que deriven de la seva gestió?

La resposta fàcil és afirmar: ambdues coses, però no és tan clar en tots els casos. I és que part de la professió va dipositar en l’Arxiu Electrònic Únic (AEU) unes expectatives entorn del reconeixement professional, de les funcions de l’arxiu i del paper a l’Administració digital que, molt probablement, no s’ajustaven a la realitat. De l’AEU hem passat a parlar fins i tot de documents intel·ligents, del Big Data o de l’anonimització de documents, oblidant amb això que no hi ha res més reactiu i tradicional que resoldre l’anonimització a posteriori, a més de ser poc intel·ligent per part del document. Del Big Data millor en parlem un altre dia, perquè ni és data tot el que llueix, ni mai s’esmenta quan big és Big ni quan és realment aplicable.

Existeixen, doncs, diversitat de perspectives i d’expectatives entorn l’arxiu electrònic únic. Una mostra d’això és el document de treball (l’únic en línia, febrer de 2017) del subgrup sobre AEU, dependent del Comitè Sectorial de Document, Expedient i Arxiu Electrònics. Tot i ser un esborrany de treball, és d’interès per a constatar enfocaments no sempre coincidents. El debat recull des de requisits tècnics a baix nivell fins a funcions arxivístiques i, de forma solapada, diferents plantejament sobre el concepte de l’arxiu electrònic únic: component o sistema. Els posicionaments permeten intuir el rang de la institució de procedència i el nivell de maduresa dels respectius sistemes de gestió de documents. En altres paraules: digues-me quin tipus d’arxiu electrònic únic defenses i et diré quins problemes pateix el teu sistema de gestió de documents.

L’origen del problema rau en la mateixa regulació de l’arxiu electrònic. O millor, en la generosa interpretació efectuada per part de la professió a partir de referències en únicament dos articles de les lleis 39/2015 i 40/2015, un article a cada llei (art. 17 i art. 46, respectivament) i referències sempre en minúscula, de les quals només la primera apel·la a la seva unicitat. Ambdues s’emparen en els criteris de l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat, ENI (2010), però, per descomptat, no a cap política sobre la gestió de documents electrònics (NTI, Resolució 28/06/2012). Entrant més en detall, la 40/2015 remet a l’ENI a efectes de criteris i recomanacions de seguretat, conservació i normalització de la informació, dels formats i de les aplicacions, però mai referits a l’arxiu electrònic sinó a les relacions electròniques entre administracions. Una cosa semblant passa a la 39/2015, que esmenta l’ENI en relació amb l’intercanvi de l’expedient electrònic (art. 70) i per justificar l’ús de solucions pròpies i no les de  l’Estat (disp. add. 2a) però, compte!, referit principalment a registres i plataformes.

Serveixi com il·lustració aquesta taula sobre la cita explícita dels termes en cada referència legal esmentada:

En aquest punt la pregunta ineludible és com s’ha arribat fins aquí a partir de tan poc? Perquè l’efecte “bola de neu” és més que evident. Al meu entendre, el principal motiu és el clamorós buit legal sobre l’obligatorietat de disposar de sistemes de gestió de documents (SGD). Resulta obvi que per al legislador ha estat més molt fàcil estirar la perspectiva clàssica de l'”arxiu” com a punt de recepció final dels documents. D’aquí la famosa tornada que sovint repetim de “els procediments finalitzats” i de “el document com a eix central del procediment”, en lloc de situar la gestió de processos i la regulació de la planificació de la producció documental al centre del debat. Sens dubte, la fam professional per avançar (finalment) també va motivar en bona part que comencéssim a bordar i bellugar la cua tan aviat com se’ns va mostrar un més que desitjable os. Os, sigui dit de passada, la digestió del qual està sent realment pesada.

Si seguim desembolicant la troca, observem que l’ENI és summament clar pel que fa a la creació de repositoris electrònics com a complementaris i equivalents a la funció dels arxius convencionals per a cobrir tot el cicle de vida dels documents. La custòdia en aquests repositoris ha de constituir garantia d’autenticitat i evidència dels documents més enllà de les signatures i els certificats digitals. Finalment, al glossari de l’annex es defineix repositori electrònic com arxiu centralitzat, sense més, per emmagatzemar i administrar dades i documents, amb les seves metadades. És a dir, l’ENI mai esmenta a l’arxiu electrònic únic ni tampoc explícitament en el sentit que se li ha vingut donant.

Per tant, plantejar l’arxiu electrònic únic en base al model OAIS pot convertir-se en el típic matar mosques a canonades. Primer perquè obliga a materialitzar una única proposta a partir d’un model que és clarament conceptual, però no operativa. En aquest sentit resulta aclaridor l’article de Cruz Mundet i Díez Carrera sobre les seves llums i les seves ombres. En segon lloc, perquè l’arxiu electrònic únic no serà ni pot ser l’únic arxiu digital de la institució, com de vegades s’ha apuntat. Com exemple, l’Arxiu Municipal de Girona. Els 3 TB gestionats en els sistemes operacionals de l’Ajuntament de Girona (100% digital des de gener de 2017), contrasten amb els més de 130 TB gestionats per l’arxiu i el seu increment anual de 10 TB. Val a dir que, tot i no ser documents nascuts en digital, la seva condició de màster digital requereix els mateixos requisits de preservació de la seva autenticitat (en la línia de Inter PARES, que inclou seguretat, integritat i confiança), tant per la important inversió de recursos realitzada com pel presumible caràcter substitutiu de molts suports. Intentar alinear els dos repositoris seria més que una temeritat per a la sostenibilitat de la gestió diària.

Es podria seguir el model OAIS tot preveient dos o més repositoris en el cicle de vida? Per descomptat, però la qüestió és per què la seguretat i la integritat dels documents no hauria de garantir-se ja en els sistemes operacionals de l’organització. Resulta més que evident que l’arxiu electrònic únic, en versió AEU, no resoldrà les deficiències dels gestors/tramitadors documentals que s’utilitzin ni les del nostre Sistema de Gestió de Documents. Tampoc sembla raonable dissenyar un model d’arxiu electrònic basat en OAIS per a tots els documents en fase activa quan la majoria d’ells seran eliminats a curt o a mitjà termini, com a màxim (l’Ajuntament de Girona elimina de forma regulada entorn del 70% de la documentació produïda).

D’altra banda, plantejar el AEU com es ve fent en molts fòrums, arxivístics o no, oblida que l’autenticitat ha d’estar garantida ja des de la creació d’un document i no a partir de l’ingrés dels procediments finalitzats a l’AEU. En digital, aquesta autenticitat tampoc pot limitar-se exclusivament al document ni a la signatura digital (ENI ja ho apunta), sinó que, a més, ha d’assegurar la correcta traçabilitat de les accions al llarg del procés de creació, captura, agregació, relació i finalització de la seva tramitació. És més, focalitzar la solució en l’AEU no només deixa de banda l’enfocament a processos, també deixa fora del debat la preservació d’autenticitat dels documents en format estructurat que resideixen en sistemes operacionals, com són per exemple la gestió comptable, la tributaria, o la del padró municipal d’habitants. És a dir, reforça la perspectiva docucèntrica i, més concretament, PDFcèntrica.

Certament, l’enfocament no és menor, sobretot quan el futur professional en gestió de documents està més vinculat a esdevenir especialistes en gestió de processos de l’organització que no en especialistes en documents d’arxiu, perspectiva tradicional implícita en l’AEU. Per tant, per què OAIS i no MoReq-2010 al llarg de tot el cicle de vida? Probablement, la resposta resideixi en la renúncia del legislador a normalitzar els productes comercials de gestors documentals, però també en les deficiències dels nostres sistemes de gestió de documents. Les dues coses són indispensables per a una gestió eficient, i l’exemple més evident és iArxiu, equivalent d’Archive. Operatiu des de més de quinze anys, ha estat lamentablement infrautilitzat durant molt de temps a causa de la falta de SGD a les AAPP catalanes. Si l’objectiu és proposar un model concret d’arxiu electrònic únic es podria repetir l’error.

Al meu parer, el problema és el model de sistema de gestió de documents, i d’aquí la derivada de l’AEU versus el simple arxiu electrònic únic. Si partim de la base que “la seguretat, la integritat i l’autenticitat” s’ha de garantir des de la creació dels documents, quina és la principal funció de l’AEU? Executar accions de conversió o migració ha de ser també possible en els sistemes operacionals per a garantir la seva sostenibilitat (ENS). També el ressegellat ha de ser possible en procediments “inacabables”, si aquesta és realment l’opció de preservació de l’autenticitat. Tampoc seria una funció exclusiva l’aplicació de taules de disposició, ja que un SGD ha de poder gestionar les funcions arxivístiques de forma integral al llarg del cicle de vida a partir de l’acoblament dels seus components, com seria l’arxiu electrònic únic.

L’arxiu electrònic únic com a repositori centralitzat (ENI) només cobra sentit per assegurar l’accés en organitzacions amb múltiples i diversos gestors documentals no acoblats a un únic SGD. En organitzacions mitjanes i petites amb una única eina que ja garanteix la seguretat i la integritat dels documents en procediments finalitzats o no, quin sentit té canviar l’expedient de “caixa digital”? La responsabilitat professional? Quan la autenticitat rau en la cadena de custòdia els professionals assumim la responsabilitat sobre el sistema, mai sobre documents en fase activa. En aquest sentit, l’arxiu electrònic únic no és més que la versió digital d’un arxiu central. La seva existència (única o federada, que també és informàticament viable) dependrà del model de gestió de cada organització i, principalment, de si hi ha o no un SGD integral. La imposició d’un únic model seria un error i portaria la nostra rigidesa professional a quelcom inaplicable en la majoria de les organitzacions.

REFERÈNCIA CITADA

CRUZ MUNDET, José Ramón; DÍEZ CARRERA, Carmen (2016). “Sistema de Información de Archivo Abierto (OAIS): luces y sombras de un modelo de referencia”. Investigación bibliotecológica, Vol. 30, Núm. 70 (setembre/desembre), Mèxic, p. 221-247. 

BONUS

FERNÁNDEZ CUESTA, Francisco (2017). “Un mar de preguntas sobre el archivo electrónico único (a propósito de un artículo de Gerardo Bustos)”, Archivamos. Boletín ACAL, núm. 104 (2/2017). Asociación de Archiveros de Castilla y León, p. 38-40.

BUSTOS, Gerardo. 2017. Archivo electrónico único: ¿colmena o tela de araña? Legal Today Blog Administración Pública. 10 de abril de 2017.