L’avenir de la crisàlide. D’Arxiu a Gestió de la informació. L’experiència d’un canvi organitzatiu

28 setembre, 2020 - Francesc Giménez Martín. Tècnic gestió documental i arxiu / Delegat de protecció de dades – Ajuntament de Sant Cugat del Vallès

El dia 5 de març de 2020 s’aprovava el Decret 832/2020 en el que es definien les noves funcions de la Secció d’Accés, control i gestió de la informació. L’arxiu passa a dependre d’aquesta secció, que engloba també les funcions d’unitat d’informació i centralitza l’accés i el control informacional de l’Ajuntament.

Imatge de NicholasDeloitteMedia a Pixabay

Informació pública

La informació elaborada per l’Administració i la que aquesta té en el seu poder com a conseqüència de la seva activitat o de l’exercici de les seves funcions, inclosa la que li subministren els altres subjectes obligats.

Motivació

El mes de juliol de 2019 es va aprovar el Decret  d’Alcaldia 3520/2019 d’Estructuració de l’Administració municipal en tinències d’alcaldia i regidories, així com l’establiment de les seves funcions i atribucions. En aquest decret, impulsat des de Secretaria amb l’objectiu d’estructurar el funcionament intern de l’administració local, aprofitant la necessitat de deixar constància de les funcions de l’Ajuntament i com a conseqüència del canvi de govern en les eleccions de maig de 2019,  cal destacar les funcions relatives a transparència, gestió documental i protecció de dades, assignades en el punt 6.1.1 a la Tinència d’Alcaldia de Bon govern, Transparència, Participació i Barris. Aquestes funcions, definides per estructurar l’administració municipal, incloïen les sistemàtiques i operatives que realitzava la Secció de gestió documental, així com d’altres de noves, que fins aquell moment no s’havien relacionat clarament. En concret, queden definides en el següent bloc:

Transparència, protecció de dades i gestió documental

  • El disseny i la implantació de la política i models de gestió de la transparència municipal 
  • La gestió del portal de transparència. 
  • La coordinació transversal per a la implantació de les actuacions derivades de la normativa vigent en matèria de transparència per part de les diferents àrees 
  • Implantació, seguiment i coordinació de les mesures en matèria de transparència municipal i bon govern 
  • Impuls de la implantació de sistemes digitals d’arxiu i gestió integral de la informació. 
  • Impuls i implantació de l’arxiu electrònic únic 
  • Gestió, explotació i disseny de dades 
  • Disseny de circuits documentals vinculats a processos 
  • Control i gestió de l’accés a la informació 
  • Gestió i conservació del patrimoni documental 
  • Gestió, disseny i explotació de les dades personals i les peticions d’accés derivades de la normativa de protecció de dades 
  • Disseny d’estratègies de definició de dades vinculades a la transparència per disseny, classificació de processos i descripció de metadades (definició i manteniment de perfils d’aplicació) 
  • Control del continuum documental des de la creació al manteniment associada a aplicacions de gestió i d’explotació de dades 
  • Definició i gestió de la preservació d’objectes digitals i documentació física en tots els formats (audiovisuals, textuals, dades en qualsevol format de representació i noves tecnologies). 
  • Assessoria en accés a la informació interna i externa 
  • Funcions de delegat de protecció de dades [DPD] 
  • L’adopció de mesures i la gestió dels procediments dirigits al compliment de la normativa sobre protecció de les dades de caràcter personal. 
  • La coordinació dels procediments derivats del dret d’accés a la informació.

Per altra banda, va coincidir aquesta atribució de funcions en un període d’exposició pública del DECRET /2019, de xxx de xxx, pel qual s’aprova el Reglament de desenvolupament parcial de la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon Govern (actualment de nou en revisió en la seva 4a versió) que concretava algunes de les funcionalitats vinculades a l’articulat general de la llei 19/2014. En concret, aquí es vol destacar el concepte d’Unitat d’informació, desenvolupat en l’article 51 d’aquest decret. En concret, cal fer esment a l’art. 51.1, que defineix: 

“Les unitats d’informació són els òrgans que desenvolupen tasques de coordinació, comunicació, suport i assessorament en matèria de publicitat activa i dret d’accés a la informació pública, en relació amb els òrgans i les unitats administratives que s’integren en el seu àmbit d’actuació i amb la ciutadania”

Així mateix, cal destacar l’article 52, on es defineixen les funcions d’aquesta unitat:

  1. Rebre i dur el registre de les sol·licituds d’accés presentades, així com notificar-ne la recepció, d’acord amb el que disposa l’article 33.1 d’aquest reglament.
  2. Tramitar i gestionar les sol·licituds d’accés.

Argumentari

Atenent a aquest marc regulador, i a les funcions estretament relacionades entre transparència i la protecció de dades personals desenvolupada pel Reglament europeu de protecció de dades (RGPD) i la Llei orgànica de protecció de dades de caràcter personal i garantia de drets digitals (LOPDGDD), que inclou en el seu sí el concepte d’anàlisi des del disseny i per defecte de les dades, es van realitzar fer les consideracions següents:

  • En el marc de l’entorn normatiu català, des de la Llei 13/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents, hi ha una base legal específica que determina com s’ha de regular l’accés a la informació pública.
  • Les noves normatives de transparència, reutilització i accés a la informació, vinculades al marc regulador anterior, reforcen aquesta idea d’accés iniciada amb la Llei 13/2001.
  • Les competències i funcions de la Secció de Gestió Documental deriven directament de la Llei 13/2001 i es regulaven internament per mitjà del P-27 Arxiu i gestió documental.
  • La Secció de gestió documental, que assumia les funcions d’Arxiu municipal, era de facto la unitat responsable del tràmit d’accés a la informació que l’Ajuntament tenia publicat a la seu electrònica. Aquesta responsabilitat, emperò, parteix de la conversió de l’anterior tràmit anomenat sol·licitud d’accés a la documentació de l’arxiu, però no per una assumpció documentada d’aquesta competència. 
  • En tot cas, sí que des de la Secció de gestió documental es veia natural i positiu que s’atenguessin aquestes sol·licituds d’accés a la informació per part d’aquesta secció, per la qual cosa el tràmit va ser elaborat i modificat per part d’aquesta unitat. 
  • Amb la publicació en breu del Decret de desenvolupament de la llei 19/2014 (anteriorment citat), aquestes competències d’accés, vinculades a transparència, a nivell de Generalitat de Catalunya, les assumirà una nova unitat funcional: les Unitats d’Informació.

Per tot això, i encara que les Unitats d’Informació quedin regulades en el marc de la Generalitat, sí que es va veure la seva utilitat a nivell local, ja que permeten centralitzar, no sols l’entrada de les sol·licituds d’accés, sinó també la resposta a les mateixes, des d’un únic canal. Era evident que des de la Secció de gestió documental ja s’estava fent aquesta tasca per la documentació que custodiava i que, molt sovint des de l’assumpció del tràmit d’accés a la informació, també realitzàvem en part aquesta tasca de requerir informació a altres departaments en els casos en els que no la disposàvem des de la Secció. Regular, per tant, aquesta funció i assumir-la, garantiria que quedessin definides aquestes funcions, que organitzativament es tinguessin clares des de tots els àmbits, i que, per últim i més important, es pogués garantir un accés a la informació eficaç i coordinat. Justament aquesta situació esmenaria, o aniria en la línia d’esmenar, els errors comesos i que van aparèixer en un Informe del Síndic de Greuges de Catalunya de 2019.

En un altre ordre, i sempre atenent al control de la informació, també, es veia del tot coherent incloure dins de la Secció, la protecció de dades personals, amb la figura i funcions del Delegat de protecció de dades, doncs l’accés a la informació que emana de la Llei de transparència no es pot garantir si no és amb la ponderació i coneixement del RGPD i la LOPDGDD. A banda, i per finalitzar, això enllaçaria amb el Decret  d’Alcaldia 3520/2019 citat inicialment, ja que s’assumirien part de les funcions indicades. L’assumpció de polítiques de transparència i control de la informació, passa pel control des del disseny de les dades, la qual per força comporta el respecte al marc normatiu indicat, més l’activació de polítiques actives d’open data, administració digital, publicitat activa i participació ciutadana, que es podrien desenvolupar en entorns de treball col·laboratiu.

Execució

Aquest canvi, que comportava un ferm compromís organitzatiu i una aposta pel control de la informació, crèiem fermament que aquesta posició d’Unitat d’Informació s’hauria de visualitzar internament, per aquest motiu calia fer evident un canvi de nom de la Secció. En aquest sentit, calia visualitzar l’essència de les funcions de la Secció, que englobava més enllà de mera unitat d’informació, i centralitzava les funcions d’arxiu municipal, gestió documental, unitat d’informació i protecció de dades. És en aquest sentit que es planteja un nom més complet i significatiu que el concepte que el decret del reglament de desenvolupament de la llei de transparència indicava. És en aquest punt que s’aposta per la governança de les dades com a aposta per la Secció, però aquest concepte queda abstracte i alhora no defineix estrictament la feina de la Secció i les funcions associades. La governança és un aspecte organitzatiu estratègic i conseqüent, que requereix d’una prèvia gestió i control de les dades generades, dotades del context necessari per esdevenir informació, entenent informació com a dades dotades de context, significades i interpretables. S’entén, així doncs, la informació com l’autèntic leitmotiv de la Secció. Per altra banda, la Secció, fent evident la seva centralitat, passa a dependre directament de Secretaria, en compliment del Reial Decret 128/2018, de 16 de març, pel qual es regula el règim jurídic dels funcionaris d’Administració Local amb habilitació de caràcter nacional. És així com, el dia 5 de març de 2020 s’aprova el Decret 832/2020 Modificació de l’estructura Municipal de Gestió en el que es defineixen les noves funcions de la Secció d’Accés, control i gestió de la informació (SACGI).

Font: elaboració pròpia

Primers resultats

Des del març de 2020 fins a l’actualitat, el SACGI ha iniciat el camí, tant intern com extern, de transformació de la tradicional consideració d’unitat finalista, per convertir-se en receptora, executora i preceptora de l’accés a la informació de l’Ajuntament de Sant Cugat del Vallès. No és un camí pla, i requereix informació i formació –sobretot interna- per convertir el marc mental de l’arxiu com a dipòsit final a unitat d’informació que determina i resol l’accés a tota la informació generada a l’administració local. En aquest 2020 s’han resolt 13 SAIP (sol·licituds d’accés a la informació) per decret, amb la ponderació d’accés necessària, i s’han rebut al voltant de 200 SAIP (de les quals, la majoria de les que s’han resolt, han estat mitjançant el tràmit simplificat de l’art. 34.8 LTC).

Millores futures

El període d’assumpció de responsabilitats relatives a gestió i control de la informació ha coincidit amb el període d’estat d’emergència per la crisi sanitària per la COVID19. Aquest aspecte ha condicionat la implantació del projecte, afectant en la seva estabilització i coincidint en un període intern d’adaptació, tant per part de l’equip de la Secció, com pel personal intern de l’Ajuntament. Amb tot, en aquest període s’ha modificat i adaptat el procediment intern de gestió P-27 Arxiu i gestió documental que s’ha transformat i adaptat a la nova funcionalitat, així com la transformació de la IT-GQ-39 Accés a la informació. També s’ha creat un espai web al Portal de Transparència específic per l’accés a la informació, amb l’elaboració d’infografies sobre la tramitació i la publicació de la sistemàtica interna de tramitació (l’esmentada IT-GQ-39): https://www.seu-e.cat/ca/web/santcugatdelvalles/govern-obert-i-transparencia/serveis-i-tramits/tramits/sol-licitud-d-acces-a-la-informacio-publica

En tot cas, cal fer evident que estem ara en un any d’avaluació, que ens ha de permetre recollir dades, desviacions i incidències, per tal d’endegar accions de millora de circuits, valorar assignació de recursos i apostar decididament per la gestió de la informació com a actiu essencial d’una organització participativa i transparent. Seguim treballant. 

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *