Les transferències: necessàries per a la modernització de l’Administració municipal

El Sistema d’Arxius de Catalunya té entre les seves funcions l’articulació territorial de la gestió documental, en un ecosistema d’arxius administratius, històrics, d’empreses o d’entitats privades, almenys en les comarques en les quals tots aquests arxius, o alguns d’ells, compleixen els requisits necessaris. 

En el cas de la comarca del Segrià, són pocs els que els compleixen i menys els que n’han demanat la inclusió. És en aquest tipus de comarques en què els arxius comarcals, més que en altres, han de ser el referent en les tasques de localització, identificació, recollida, identificació de documentació per tal de minimitzar el risc de pèrdua, però també han de ser referents en la pràctica de la gestió documental en les administracions i entitats públiques i organitzacions privades.

El Segrià és una comarca amb 38 municipis. Tret de Lleida, la capital de la comarca, amb 140.403 habitants, el municipi més poblat és Alcarràs, 9.707 habitants; el segueixen Almacelles i Alpicat, amb 6.826 i 6.266 respectivament, la resta hi està per sota fins a Aspa que té una població de 220 habitants. Això significa ajuntaments petits o molt petits amb una estructura administrativa i orgànica molt simple que ofereix la cobertura necessària als procediments imprescindibles per donar els serveis que són de la seva competència i atendre les obligacions amb les administracions superiors. Això suposa organigrames curts amb acumulació de funcions, amb un mínim nombre d’incoacions d’expedients i amb poc creixement documental anual.

La major part dels ajuntaments han canviat de seu des dels anys 70, molts amb els primers ajuntaments democràtics, altres durant els feliços anys 90, això ha comportat trasllats, separació i pèrdua d’arxius. Aquest sol ser el panorama que trobem, la major part dels edificis consistorials tenen espais dedicats a arxiu físic insuficient, i hi ha casos en què ni tan sols van preveure aquest tipus d’espai i tenen la documentació repartida per l’edifici (o els edificis) municipal i en molt pocs casos tenen un espai adequat per a servidors i SAI per a l’arxiu digital.

En els últims anys, els municipis del Segrià han fet el salt a l’administració electrònica. En aquest moment es troba en diferents estadis d’aplicació segons el poble, però en tots existeixen ja procediments en línia, en tot o en part. Aquesta realitat del sistema administratiu comporta, o hauria de comportar, una disminució progressiva dels suports físics i per tant apunten a una menor necessitat d’espai per a la seva instal·lació, però sobretot ha suposat un re-disseny dels espais per incorporar les noves eines: un ordinador a cada taula i màquines de digitalització, i, com hem dit, servidors i altres elements per a la gestió, seguretat, etc. També la re-definició de les competències municipals, directes, compartides o delegades, han requerit un augment de plantilla en la majoria dels casos. Tot això provoca un replantejament de què és l’arxiu físic i per a què serveix i la contesta sol ser: és un espai perdut, o poc rendible per a l’organització. Aquesta situació o la consciència de la necessitat de conservar la documentació en el lloc adequat justifica perquè hem pogut promoure transferències des d’alguns municipis segrianencs.

Aquesta incidència de la nostra feina en l’administració municipal s’hauria de dur a terme des de la coordinació que el Consell Comarcal exerceix sobre els ajuntaments, tanmateix això no ha estat possible, perquè la col·laboració amb el Consell Comarcal és precària i intermitent. Encara avui no hem aconseguit que la plaça de professional d’arxiu que depèn d’aquest organisme tingui una ocupació continuada, ni tan sols uns mesos amb periodicitat anual. Aquesta circumstància retarda la nostra entrada en la gestió municipal i ha minorat les possibles transferències que preveu la Llei d’Arxius i Documents, 10/2001 de 13 de juliol. La nostra opinió és que aquesta situació està perjudicant les persones que exerceixen les secretaries municipals, perquè els dificulta el compliment de les competències que els atorga el RD 128/2018, de 16 de març, en l’article 3.2 c i l i que es refereixen a la custòdia de la documentació i a la gestió d’arxiu,  en exercir la superior direcció dels arxius i registres de les entitats municipals.

En aquest context, i amb la informació que s’ha elaborat al cens d’arxius, hem establert un calendari de visites als ajuntaments ajustades al calendari de treball de l’Arxiu (dos o tres per any) i, evidentment, atenem qualsevol petició o consulta que des dels municipis se’ns fa al respecte, prioritzant aquells que ja tenen una voluntat de fer una transferència i que posen els mitjans que són necessaris a falta d’aquesta persona arxivera del Consell Comarcal. Des de l’arxiu es dona suport a les diferents tasques i es clarifiquen els dubtes, simplificant el procediment per tal que sigui el menys carregós possible a l’estructura municipal i al seu personal.

Tot i així és un procés llarg entre que s’inicien els contactes i s’efectua el trasllat a l’Arxiu de la transferència realitzada. El volum de documentació fa que des de la secretaria es vegi com una feina inabastable que privarà a l’organització d’una persona molt necessària en el treball diari. En alguns casos contracten personal subaltern aprofitant programes de promoció de l’ocupació, però en pocs casos és per fer aquesta feina en exclusiva, i solen ser contractes d’una curta durada que pot provocar que la preparació d’una única transferència passi per diferents mans i per tant que el període d’aprenentatge i la nostra feina didàctica es repeteixi un cop i un altre.

També per a les oficines aquest procés, el de preparar la transferència, suposa un petit trasbals. A banda del sempre existent sentit de la propietat de la documentació, que es va diluint quan és possible una millor organització de l’espai, hi ha la por de perdre-ho per a sempre –“això encara es consulta molt”-, la pregunta pertinent -quants cops a l’any?- ens dóna la informació necessària per decidir l’interval cronològic que de cada sèrie és transferible. A la banda contrària es troba l’intent de què la transferència inclogui sèries avaluades que ja han traspassat el termini decretat per a la seva eliminació. Sempre s’aconsella iniciar el tràmit per procedir a aplicar les Taules d’Avaluació Documentals corresponents, oferint-los el nostre assessorament i ajut, però no sempre estan disposades. La decisió és fàcil: la documentació es quedarà a l’arxiu municipal.

A l’Arxiu en aquest moment tenim ingressats cinc fons municipals, que pertanyen a pobles de diferents característiques poblacionals, de paisatge i d’estructura urbanística. Dos d’ells – Sarroca de Lleida i Almenar- la transferència es va fer a conseqüència del trasllat de la seu o d’obres integrals de l’edifici consistorial. En el primer cas, Sarroca, es va transferir la documentació més antiga (1350#1890). En el cas d’Almenar van decidir transferir fins a la data de la transferència (2012) per qüestions operatives i d’urgència es va acceptar. 

Aitona, Alguaire i Torrefarrera, han estat planificats i les tasques es van acompanyar des del principi. En tots els casos s’ha firmat amb l’Ajuntament respectiu i la responsable de la Secretaria un conveni que com a marc jurídic adopta el caràcter de comodat, seguint les directrius marcades per l’Assessoria Jurídica del Departament de Cultura. La data final de la transferència es consensua amb cada consistori.

Quant a la consulta, cal dir que a hores d’ara no són els fons que en reben més. La tipologia de les persones que accedeixen és molt específica:

• Els habitants d’aquests pobles que requereixen alguna documentació concreta prèvia autorització de la responsable de la Secretaria en qüestió.
• Els ajuntaments per solucionar algun tràmit o consulta
• Estudiants i investigadors.

En els dos primers casos es tracta de la documentació més recent a la que, per qüestions de privadesa i per la Llei Orgànica de Protecció de Dades, l’accés és restringit.

La difusió específica se centra en el fet i el moment (o moments) de la transferència, posteriorment, com es fa amb la resta de fons, es trien elements documentals en relació amb el tema de què es vol parlar, o bé per la seva singularitat fent relat de què és i el seu significat i/o rellevància.

La transferència de fons municipals és una part important del Sistema de Gestió Documental d’aquest tipus d’administració, sense la qual no està complet ni ofereix les garanties de seguretat en la conservació (o eliminació si fos el cas) ni del dret a l’accés a la informació de la ciutadania, la qual cosa dificulta molt el nivell de transparència i de qualitat del servei a què tot ajuntament hauria d’aspirar. És aquesta la raó per la qual és tan important la coordinació entre el Consell Comarcal del Segrià i l’Arxiu Històric de Lleida per tal de posar a l’abast de tots els municipis una gestió i un servei més eficient i eficaç a totes les segrianenques.

Municipi	Any de signatura	Dates extremes	Metres lineals	Instruments de descripció
Sarroca de Lleida	Sense conveni. Ingrés anterior a l’any 1990	1350#1890	0,52	Inventari
Almenar	2012	1151#2012	447	Inventari i transcripcions dels documents en pergamí
Alguaire	2014	1940-2005	20,8	Inventari[1]
Aitona	2017	1871-2011	71,7	Relació de transferència i Inventari[2]
Torrefarrera	2020	1754- 2000	60,7	Relació de transferència[3]

---

^[1] En procés de revisió (2021)

^[2] En procés d’elaboració (2021)

^[3] En breu s’iniciarà l’inventari (2021)