Model d’associació d’arxius municipals. La gestió dels arxius municipals en l’exemple del Landkreis Regensburg (Alemanya)

Des de fa uns anys que treballo en la “Kommunalen Archivpflege” del LandkreisRegensburg, és a dir, en la gestió, direcció i coordinació dels arxius municipals del districte administratiu de Regensburg. Als anys setanta del segle XX es va dur a terme una reorganització dels districtes i els municipis de Baviera.[1] Davant aquesta reforma des dels arxius nacionals es van elaborar unes pautes de la documentació que s‘havia de conservar i arxivar, ja fos en el propi municipi o cedint-ho en dipòsit a l’arxiu nacional. Malgrat tot, en la majoria dels ajuntaments aquestes pautes només van servir per desar la documentació als cellers o a les golfes dels ajuntaments i no per a invetariar-la i conservar-la. Segons la llei dels arxius de Baviera, tot municipi i institució pública té l‘obligació de gestionar i arxivar la documentació que produeix. En cas que no fos possible, ja sigui per motius d‘espai o per falta de finançament, es pot oferir la documentació a l’arxiu nacional corresponent. És en aquest context, que a l‘any 2009 des del LandkreisRegensburg es començà a plantejar quina seria la millor manera per crear o, en cas ja existent, gestionar o donar suport als arxius municipals. Es van plantejar diferents possibilitats: d‘una banda crear una mancomunitat, d’altra centralitzar-ho i gestionar-ho en un únic arxiu i, l‘última, la creació d´una associació de municipis depenents del Landratsamt.

Finalment al juny del 2015 vuit ajuntaments s‘associen en el “Verein für Kommunale Archivpflege im Landkreis Regensburg“ amb la finalitat de contractar personal qualificat que s‘encarregui de gestionar, donar suport o en molts casos crear els arxius municipals, així com impulsar o col·laborar en activitats culturals de la localitat. La principal problemàtica, que era el finançament, es va solucionar en què cada ajuntament paga una quota anual fixa per cobrir les despeses burocràtiques i de desplacament i, una altra quota variable en funció de les hores que cada ajuntament demana per la realització de les tasques d‘arxiu que serveix per pagar els arxivers. Un altre motiu pel qual es va triar aquest model descentralitzat fou  per facilitar la consulta a l‘administració local i apropar els arxius a la població.

Des d‘un inici s‘ha utilitzat el mateix programa informàtic i la documentació s‘ha classificat seguint el “Einheitsaktenplan für die bayerischen Gemeinden und Landratsämter“[2], un quadre de classificació comú per a l´administració municipal de Baviera, això permetrà en un futur poder crear una base de dades comuna en tot el Landkreis Regensburg i facilitar-ne la consulta. Més enllà d‘arxivar la documentació produïda pels ajuntaments (ja sigui en paper o digital), també s‘hi inclouen fons de procedència molt variada com són privats, fotogràfics, d‘escoles o d‘entitats municipals, així com relacionats amb l‘església. Altres tasques que es duen a terme és la col·laboració en publicacions, l‘organització d’exposicions i la divulgació de la història local i regional.

De la mateixa manera que passa en altres indrets, sostenir un arxiver municipal és un problema que a la regió de Regensburg s‘ha solucionat creant una associació, actualment de quinze municipis que comparteixen dos arxivers. Aquest projecte és pioner a Baviera i ja ha servit de model a altres Landkreis o districtes com Bamberg, Cham o Schweinfurt.

[1]Mirbeth, Herbert (ed.): Unser Landkreis Regensburg: Gebietsreform: Auswirkungen – Anekdoten – Ansichten.Regensburg 2014.

[2]El quadre de classificació es pot consultar a https://www.gda.bayern.de/publikationen/einheitsaktenplan/[consultat 10.04.2019]

Arxiu municipal de Zeitlarn