Per què la gestió documental encaixa en un sistema basat en ISO?

19 Abril, 2018 - Francesc Giménez Martín (Tècnic gestió documental i arxiu . Ajuntament de Sant Cugat) del Vallès

La gestió documental és un actiu essencial que dóna suport a la missió d’una empresa o d’un organisme públic. ISO és un organisme enfocat a la estandardització. L’encaix d’aquestes dues visions és possible. Veiem-ho.

Objectiu

L’objectiu d’aquest article és desviar-me d’un discurs merament arxivístic per parlar d’una normativa essencialment organitzativa. És per això que em centraré en justificar perquè un organisme internacional com ISO incorpora normatives clarament destinades a la gestió de la informació.

Però què és ISO?

Segons la seva pròpia definició la Organització Internacional de Normalització és una federació mundial d’organismes de normalització nacionals. És a dir, una organització encarada a estandarditzar sistemes de funcionament i de gestió en la que hi participen tots aquells que en siguin membres aportant el seu coneixement a partir dels comitès tècnics de treball (ISO/TC). Hem de veure-hi doncs, una gran xarxa mundial de treball conjunt per a actuar tothom de la mateixa manera, i fer-ho sota criteris màxims de qualitat validats pels mateixos membres.

I per què ISO aposta per normatives de gestió documental?

Si, dic normatives, perquè hi ha un bon grapat de normes vinculades a la gestió documental, ja des de fa anys, essent la més destacada la ja vella ISO 15489:2001 sobre gestió de documents. És a dir, 10 anys abans de la norma ISO 30301:2011, que permet, ara sí la certificació d’un sistema de gestió documental. Fins a la publicació de les ISO 30300, aquesta normativa ha estat la referència clau per l’establiment de requeriments per a sistemes de gestió documental i un manual on identificar internacionalment, per primer cop, els processos de gestió documental com a part d’un negoci específic dins d’una organització. De fet, aquesta norma és de les més venudes de les normes ISO, usada en més de 50 països i traduïda a 22 idiomes. Així doncs, el que els fets deixen clar és que calia una norma de gestió documental, enfocada com un sistema de processos destinats a la millora continua, com un sistema de gestió alineat amb la línia estratègica de la organització, centrat a la millora de presa de decisions i a la gestió dels recursos de l’empresa. És a dir, en plena sincronia amb la definició dels anomenats Management System Standard (MSS). I és que l’essència de la gestió documental està en afavorir l’eficiència, la rendició de comptes, la gestió de riscos i la continuïtat del negoci. Estem parlant de conceptes purament empresarials, per tant, que en aquests entorns s’entenen i es valoren com a actius essencials de la missió de l’empresa. I és que hem de fer evident a l’alta direcció allò que des dels tècnics en gestió documental sabem: la creació i la gestió de documents són una part integral de les activitats, els processos i els sistemes de les organitzacions. Per tant, integrant política i objectius de gestió documental en els requisits de la organització aquesta s’assegura la creació, gestió i accessibilitat a tothom qui la necessiti i tant de temps com sigui necessari, d’ informació fiable i autoritzada que evidencia les activitats de Ia organització. És a dir, s’assegura un funcionament sistemàtic i verificable de control, objectiu bàsic de totes les normatives ISO.

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *