Quadre de Classificació de la documentació municipal i dels consells comarcals

El projecte de model de quadre de classificació de la documentació municipal sorgeix a final de l’any 2013, motivat per la perspectiva de la implantació de la gestió de documents en el marc de l’administració electrònica, bàsicament les exigències derivades de les Normes Tècniques d’Interoperabilitat, i pels requeriments explícits que fa d’aquest instrument la legislació de transparència a Catalunya. En aquests elements, que podríem qualificar de motors, s’afegeix que tant la Xarxa d’Arxius Comarcals com la Xarxa d’Arxius Municipals de la Diputació de Barcelona coincideixen en la necessitat de revisar i actualitzar el quadre de classificació de l’any 1989 que, a força d’adaptacions per part dels diversos arxius havia anat deixant de ser una referència comuna. Així mateix, el Consorci d’Administració Oberta de Catalunya, en la seva tasca d’oferir serveis  electrònics a les administracions públiques, li era necessari un model de quadre que pogués implementar al servei e-Set i també oferir-lo en els portals de transparència pels ajuntaments que usen aquest servei. Finalment, i de forma individualitzada, en converses amb arxivers i arxiveres dels ajuntaments s’havia detectat la demanada de revisar el quadre de l’any 1989.

Falcons. Autor: Antoni Carné

El treballs s’inicien l’any 2014 amb 20 membres de les diverses administracions catalanes i dels diversos territoris i es desenvolupa fins l’any 2015. El model es posà a consulta pública l’any 2016 i també es constituí un grup permanent que és qui fa el manteniment del quadre de classificació i resol les consultes que arriben dels diversos arxius.

A continuació destaquem alguns dels elements que ens semblen més rellevants del projecte així com de les possibles línies de futur.

• Tot el projecte ha tingut un marcat caràcter cooperatiu entre institucions el que ha fet que, fins l’actualitat, hagi tingut una baixa formalització normativa. Aquesta realitat tant pot ser interpretada com un avantatge com un desavantatge. En tot cas des de la Direcció General del Patrimoni Cultural s’ha tingut present la funció de coordinació i suport tècnic a les tasques del grup però s’ha considerat que no es volia imposar un Quadre de classificació als arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya (SAC); per això sempre s’ha presentat com un model de lliure adhesió. Ara bé es posa en relleu que el compromís tècnic de la DGPC de mantenir el QC, facilitar el seu accés i vincular-lo amb altres instruments tècnics (especialment les taules d’Accés i Avaluació Documental) pot representar un estàndard d’ús comú. En aquest sentit, i per tal que el compromís de la DGPC sigui evident, s’ha aprovat una Resolució del DGPC que aprova el model de quadre de classificació.
• El quadre de classificació és un instrument que ha de ser útil en diversos escenaris, com per exemple a l’hora d’interoperar, a l’hora d’implementar polítiques de gestió documental, a l’hora d’organitzar repositoris o informació als portals de transparència. Aquesta premissa és la que ens ha dut separar l’estructura funcional del quadre de les sèries documentals, les quals es presenten individualitzades. Aquesta decisió és va prendre perquè pensem que és una estructura que ha de permetre la seva implementació en diversos entorns tecnològics i facilita la correlació entre sèrie documental i procediments administratius així com executar les polítiques de gestió documental. Finalment, també és un instrument que permet integrar la gestió de la documentació històrica i l’actual.
• Governança del quadre de classificació. Actualment un grup de treball compost per arxiveres i arxivers de 5 institucions es reuneixen mensualment i resolen les qüestions, propostes i dubtes que fan arribar els diversos responsables d’arxius municipals. Moltes de les propostes que es reben permeten ampliar les entrades del quadre o millorar-les. La DGPC exerceix la secretaria i és qui s’encarrega del dia a dia. Cal tenir present que a hores d’ara l’adhesió de 41 arxius municipals, la Xarxa d’Arxius Comarcals de la Generalitat, la Xarxa d’Arxius Municipals de la Diputació de Barcelona, els municipis adherits al programa ACTIO de la Diputació de Tarragona i els municipis adherits al projecte e-Set del Consorci d’Administració Oberta de Catalunya conformen un col·lectiu de més de quatre-centes  entitats locals a les quals se’ls ha de donar resposta a les seves necessitats d’informació en aquesta matèria i un servei eficaç.
• Extensió i difusió del QC. A hores d’ara s’està treballant en estendre el quadre de classificació als consells comarcals. Essencialment serà un quadre de classificació i la codificació serà igual quan les entrades del quadre o del catàleg coincideixin per ajuntaments i consells comarcals o seqüencial quan es tracta de nivells del quadre o entrades del catàleg que no siguin coincidents. Aquesta nova fita creiem que consolidarà el caràcter d’estàndard del QC. Pel que fa a la difusió, entesa com la disponibilitat del quadre pels ajuntaments, val a dir que a hores d’ara és facilita en formats XLS, CSV i PDF generats a partir d’una base de dades de treball que ha generat el grup de treball. La perspectiva en aquest àmbit és doble. Per un cantó millorar la informació descriptiva de les entrades vigents i les que es vagin incorporant de nou i a nivell d’eina s’està estudiant posar a disposició la informació en format de dades obertes que ofereix la Generalitat.

Membres del grup de treball d’elaboració del quadre de classificació: Lali Albareda (Consell Comarcal de l’Alt Camp); Sergi Borrallo (Diputació de Tarragona); Salvador Cabré (Arxiu Comarcal Alt Camp. Departament de Cultura); Lluís Cermeno (Departament de Cultura / coordinació); Montserrat Cervera (Diputació de Lleida); Xon Colomer (Diputació de Girona); Xavier Conchillo (Ajuntament de Platja d’Aro); Josep Conejo (Diputació de Barcelona); Jordi Gaitx (Ajuntament de Santa Cristina d’Aro); Teresa Ibars (Diputació de Lleida); Anna de la Fragua (Ajuntament de St. Feliu de Llobregat); Aram Magrins (Ajuntament de Sant Vicenç de Castellet);Anna Magrinyà (Departament de Cultura / secretaria); M. Dolors Montagut; (Arxiu Comarcal de la Segarra. Departament de Cultura); Ascen Moro (Ajuntament de St. Feliu de Llobregat); Joaquim Nolla (Ajuntament de Tarragona); Raimon Nualart (Consorci d’Administració Oberta de Catalunya); Sílvia Sisteré (Departament de Cultura / secretaria); Fina Solà (Diputació de Barcelona) i Emma Vila (Ajuntament de Sant Vicenç de Castellet).

Membres del grup de treball Permanent: Lali Albareda (Consell Comarcal de la Conca de Barberà); Salvador Cabré (Arxiu Comarcal Alt Camp. Departament de Cultura); Lluís Cermeno (Departament de Cultura / coordinació); Josep Conejo (Diputació de Barcelona); Anna de la Fragua (Ajuntament de St. Feliu de Llobregat); Maite Ferrer (Departament de Cultura / secretaria); Anna Magrinyà (Departament de Cultura / secretaria) i Raimon Nualart  (Consorci d’Administració Oberta de Catalunya).

http://cultura.gencat.cat/ca/departament/estructura_i_adreces/organismes/dgpc/temes/arxius_i_gestio_documental/gestiodocumental/gd_local/suport/model_qdcm/