Què ens fa arxivers i arxiveres? Redefinint la professió

29 Gener, 2020 - Marta Munuera, Tresorera de l'Associació d'Arxivers de Catalunya. Jaume Munuera, Vocal de Treball de l'Associació d'Arxivers de Catalunya

Què ens defineix com a arxivers o arxiveres? Quines competències i habilitats hem de tenir per adaptar-nos a les noves necessitats de la societat i de les organitzacions?

Què ens defineix com a arxivers o arxiveres? Quines competències i habilitats hem de tenir per adaptar-nos a les noves necessitats de la societat i de les organitzacions?  Són reflexions que van ser molt presents a la Conferència del Consell Internacional d’Arxius celebrada a Adelaide, entre el 21 i 25 d’octubre, sota el lema “Dissenyar l’Arxiu”.  A nous temps, toca redefinir la nostra professió o potser només enfortir-la. Molts arxius nacionals van presentar el seu projecte de reorganització o de transformació per tal d’adaptar-se a les noves necessitats del món digital i dels canvis en la relació entre l’administració i la ciutadania. Des de canvis en els equips de treball a redefinició de les tasques i projectes que es duen a terme. En aquest sentit ens va semblar interessant l’estudi que s’ha fet alas Arxius Nacionals del Japó i que es va publicar el desembre de 2018: Estàndard de tasques i competències dels arxivers (http://www.archives.go.jp/english). Conscients dels canvis i, per tant, de les noves necessitats que apareixen als arxius, es va fer aquest treball d’anàlisi de les tasques que es desenvolupen a l’arxiu per a detectar les competències i habilitats que han de tenir les arxiveres i arxivers per a dur a terme les seves activitats. 

Això ha de servir com a base per a definir les contractacions de personal però també per a organitzar les formacions del personal dels arxius i finalment per arribar a establir un sistema de certificació basat en perfils professionals. 

Aquest treball, com ja hem dit, es va dur a terme des dels Arxius Nacionals del Japó però també es va fer arribar a altres arxius i grups d’interès i experts per tal que hi fessin aportacions.

Si ens centrem en l’estàndard, les tasques s’han categoritzat de la següent manera: selecció, adquisició i desenvolupament dels fons, gestió dels fons, provisió de l’accés i difusió i comunicació. 

En relació a aquesta categorització de tasques, quin és el coneixement i habilitats que s’han de tenir? 

Entre els requeriments fonamentals trobem: coneixement bàsic de les lleis i les regulacions que afecten els documents públics i arxius, coneixement bàsic de la teoria i la metodologia arxivístiques, coneixement de matèries relacionades per a desenvolupar les tasques com poden ser lleis, administració pública, enginyeria de sistemes…., coneixements de preservació, coneixements de digitalització, documents electrònics i sistemes d’informació i competències en recerca. 

Però el més interessant del document és la taula de tasques i competències i com es lliga a les habilitats que s’han de tenir. Sens dubte, com a punt de partida per a redefinir els serveis i organitzacions per a millorar-los i adaptar-los a les noves realitats és important fer aquesta reflexió, però sobretot que quedi establert en un document, com és el cas d’aquest estàndard. 

Estàndard de tasques i competències dels arxivers (Arxiu Nacional del Japó)

Per altra banda, al mes de maig quan vam participar en les reunions del SPA a Xile vam conèixer la tasca que l’Associació d’arxivers d’Uruguai està duent a terme per a la professionalització de la professió. Si la nostra professió és tan important perquè l’accés i la difusió a la informació és cada vegada més cabdal per a la nostra societat, per què no reconèixer als professionals que es fan càrrec d’aquesta informació? D’aquí neix la llei 19.768 de reconeixement de la condició professional i regulació de l’activitat que es va aprovar el juny de 2019. “La archivología, es reconocida como profesión de carácter liberal,  técnico y de nivel superior universitario. ” https://www.aua.org.uy/content/archivologo-profesion-reconocimiento-y-regulacion-regimen-1

No hi ha dubte que cal reflexionar sobre quin és el perfil o els perfils professionals d’acord amb les tasques que es duen a terme als diferents tipus d’arxius i que això ens ha de dur a repensar la nostra formació i la nostra capacitació. I inevitablement ens durà a redefinir l’estructura orgànica i els equips que formen els arxius i a la llarga, hauria de transformar com es defineixen els processos d’accés i s’avaluen les habilitats i competències.

En la seva tasca de defensa de la professió, l’Associació vetlla perquè en els processos de selecció i contractació es tinguin en compte les competències necessàries i es defineixin correctament el perfils professionals.

És per aquest motiu, que es planteja la definició de models, eines i materials que ens condueixin – com està passant en altres països- a aquesta necessitat de definir perfils, de normalitzar l’accés a la professió i de defensar la realitat de llocs de treball existents, on es detecta una manca de reconeixement de funcions i responsabilitats. 

Des de la vocalia de Treball i la d’Estatus Professional s’ha treballat en una fitxa de lloc de treball, que va ser publicada a la pàgina web de l’Associació, que acompanyava a l’acord promogut amb el CSITAL (https://arxivers.com/formalitzacio-del-protocol-entre-laac-gd-i-el-consell-de-collegis-de-secretaris-interventors-i-tresorers-dadministracio-local-de-catalunya/). La verisó del document que es va posar a disposició dels associats/ades fou https://arxivers.com/wp-content/uploads/2019/06/02_Model_fitxa_lloc_treball_v02.pdf

Aquest document defineix el lloc de treball de tècnic/a superior en arxiu i gestió documental des de la vessant de l’administració pública, establint un model que pot servir als professionals de diverses administracions per valorar els seus llocs de treball, o a les pròpies administracions per adaptar llocs o crear-ne de nous on no existeixin prèviament. És un primer model que caldria complementar amb altres fitxes que permetin una visió completa dels diversos llocs de treball existents en un servei d’arxiu, però també que permetin l’establiment de diferents perfils, com ha passat, per exemple, en el cas dels Arxius Nacionals del Japó. 

Per altra part, també s’ha treballat en un Model de temari específic de tècnic/a superior en arxivística i gestió documental, del qual s’ha publicat una primera versió (https://arxivers.com/model-de-temari-especific-de-tecnic-a-superior-en-arxivistica-i-gestio-documental/). Aquest model complementa la fitxa, tractant-se d’un exemple de temari específic que hauria de permetre consensuar-lo i no dependre del reciclatge d’antics temaris; a més, pretén ser flexible per tal que cada administració l’adapti segons les seves necessitats. Però igualment ha de ser dinàmic, i s’ha d’adaptar als canvis de la professió, a les exigències del futur més immediat. També, com a la fitxa, caldrà crear models de temaris adaptats a perfils concrets, tant als existents en l’actualitat com als que definim, com a professió, a partir de demà.

En darrer terme, s’ha de puntualitzar que el model de temari només és un primer pas. L’AAC-GD treballa en l’elaboració de materials que hi estiguin vinculats, que permetin donar resposta a una petició de molts associats/des que ja ve de fa temps: poder tenir materials útils per preparar-se oposicions o, simplement, per a fer les consultes que ens poden sorgir a tots en el nostre dia a dia.  

Nota afegida el 31/01/2020: aquest article feia referència a una versió que no era la darrera fitxa de lloc de treball. Per aquest motiu s’ha penjat l’última versió en format editable. La trobareu seguint aquest enllaç: https://arxivers.com/mon-laboral/model-de-fitxa-de-lloc-de-treball/

3 respostes a “Què ens fa arxivers i arxiveres? Redefinint la professió”

  1. Lluís-Esteve Casellas ha dit:

    El 13 de juny de 2019 l’AAC difonia aquesta notícia:
    PROTOCOL DE COL·LABORACIÓ CSITAL – AAC-GD
    “El Col·legi de Secretaris, Interventors i Tresorers de Catalunya i l’Associació d’Arxivers – Gestors de Documents de Catalunya s’han proposat treballar conjuntament en la redacció d’un protocol de col·laboració. A més s’han elaborat dos documents que posem a la disposició dels associats per tal que hi pugueu fer les esmenes que considereu pertinents.”

    Atesa la petició d’esmenes, el mateix 13 de juny vaig enviar alguns comentaris. No en vaig rebre resposta, tampoc d’un altre correu de 2 d’octubre. El meu comentari/crítica no s’adreça a l’article sinó al MODEL DE FITXA DE LLOC DE TREBALL (RLT). Adjunto la part del correu que en fa referència perquè peso que alguna part del model poden tenir conseqüències no desitjades i, sincerament, atès l’abast del document crec sincerament que calia haver estat debatut de forma oberta i transparent per part de l’AAC-GD.
    D’altra part, si no es responen els correus… fa de molt mal participar en qualsevol altra crida professional de col·laboració.

    CORREU 13 DE JUNY DE 2019: FITXA DE LLOC DE TREBALL
    Anem molt amb DE compte amb aquesta fitxa, perquè si es pren com a model per a RLT’s pot tenir resultats positius i negatius alhora.
    – La DENOMINACIÓ “tècnic de” no ajuda a la concreció de la figura professional i això té repercussions en les reclamacions d’especialització, per què no arxiver/a-gestor/a de documents?
    – NIVELL 22, molt de compte que variar segons la institució (a Girona, 24) i ha de quedar clar que hauria de ser el mínim. Més tenim en compte que el sou el marca sobretot el complement específic.
    – DISPONIBILITAT HORÀRIA: pot variar molt segons si només es compta amb un professional o diversos, i si aquest o aquests centra els esforços en GD o en AH, o en ambdues bandes. Ha de ser un text obert i, en qualsevol cas, la disponibilitat quan sigui necessària s’ha de valorar i remunerar convenientment i adequada.
    – DESCRIPCIÓ FUNCIONAL DEL LLOC DE TREBALL
    Objecte del lloc de treball: “Complir les tasques administratives” que es deriven de les competències municipals atribuïdes per la llei en matèria de gestió de documents i de patrimoni cultural.
     Si pretenem l’especialització tècnica i la direcció, quan correspongui, no ho podem reduir a “tasques administratives”. “Assumir el desenvolupament de…” o similar seria molt més adient.
    Personalment, seria molt millor: “Garantir la gestió eficient i l’accés a la informació corporativa d’acord amb les competències municipals atribuïdes per la llei en matèria de gestió de documents i de patrimoni cultural. “

    Si aquest és l’objectiu principal, ha de quedar clar que els següents són objectiu específics:
    1) Dirigir el sistema únic de gestió de la informació pública municipal que abastarà “EL DISSENY DELS SISTEMES DE PRODUCCIÓ”, la captura, la tramitació, el control, l’avaluació i la conservació de les dades i dels documents i l’accés a aquests.
    (+ el disseny)
    2) Assegurar que la producció documental de la corporació sigui accessible, usable, íntegra, de qualitat, i es garanteixi la seva confidencialitat i conservació.
    Desglossar de l’anterior.
    3) Administrar L’EINA de gestió de documents electrònics, elaborar plans estratègics de preservació digital i realitzar tasques de control continues en la producció i gestió dels documents per auditar el bon funcionament del sistema.
    Millor ‘plataforma’ o ‘eines’. Caldria incloure l’assessorament al personal, és el que dóna èxit professional, del sistema i de remuneració…
    4) Trobo a faltar alguna semblant a “Analitzar els processos de gestió administrativa des de la perspectiva documental per a la seva racionalització, simplificació i millora contínua.”
    IMPORTANT: La majoria de les AAPP mai tindran departaments ni tècnics especialitzats en gestió de l’organització, podem jugar aquest rol cada vegada més. Caldria ‘plantar una pica a Flandes’, d’una vegada.
    – FUNCIONS BÀSIQUES: n’hi ha 35  imprescindible agrupar-les per àmbits. Posar-ne més no ens ajuda a explicar-nos millor. En alguna casos caldria realinear-les amb els petites canvis anteriors. Caldria també incloure, per quan sigui necessari, funcions clarament directives a nivell de sistema.
    – CUSTÒDIA: compte, que això és molt físic i clàssic… què hi ha dels intangibles? Confiabilitat dels sistemes, presumpció de l’autenticitat, etc.?
    – RELACIONS: també amb els ens que conformen el sector públic de la institució.
    – INICIATIVA: implica també autonomia en la presa de decisions, elaboració de polítiques i la seva implementació, formació, etc.
    – RESPONSABILITAT: lligat a l’anterior, més les derivades de l’administració de l’accés a la informació (en general) previstes a la llei de transparència, possibles sancions incloses.
    – CONDICIONS DE TREBALL: la disponibilitat i flexibilitat poden ser importants segons la complexitat del SGD o de la dedicació als arxius històrics, però sobretot en GD la criticitat en la gestió de l’estrès emocional i treball sota condicions de pressió derivada de la gestió dels canvis organitzatius, la seva implementació i administració de la “interacció humana” amb el personal.

    Certament, apunto cap a una mica més amunt, però ho faig tenint clar que el context canviant actual tant pot ser positiu com negatiu. En aquest sentit, apuntar més alt facilita el reforç als serveis que hem estat referència, i que precisament necessitem més volada per a continuar-ho essent quan en alguns casos se’ns pretén retallar les ales.
    Salutacions

  2. Jaume Munuera ha dit:

    Benvolgut Lluís-Esteve,
    En primer lloc, vull disculpar-me personalment per no respondre el teu correu. Tens tota la raó: si aportem, si participem sense rebre resposta, aquest silenci ens treurà les ganes de respondre en altres crides a la participació. Em faig responsable de no haver-ho fet. Dit això, vull comentar-te que les teves aportacions no només les vam rebre, si no que es van tenir en consideració i es van debatre en Junta. Amb el present article feia referència al document que es va posar a debat (versió 2), però el document resultat no s’havia penjat encara (versió 3, de moment). Això, lògicament, produeix confusió i era de fàcil sol·lució: per això, encara que tard, hem penjat la darrera versió en un apartat concret on aprofitem per explicar que aquesta és una proposta, no tancada (res és tancat en una professió que evoluciona, i on cal mantenir un diàleg sempre obert per millorar qualsevol proposta que es plantegi), en la que tenim confiança però que cal matitzar (cosa que molt correctament has fet tu) i complementar (amb altres fitxes/perfils, fins i tot altres realitats). No vull oblidar-me, per exemple, de la realitat de la professió a l’àmbit privat, sovint invisible en propostes que, cal reconèixer, neixen molt adreçades a l’àmbit públic.
    Respecte als últims comentaris, els que teníen relació amb relacions, iniciativa, responsabilitat i condicions de treball, veuràs que vaig incloure els elements que comentes. Aquest va ser el document que va passar per Junta i que es va presentar al CSITAL. Però aquests últims elements poden variar en dependència del manual de valoració de llocs de treball de cada organització, per tant hem indicat uns genèrics que creiem poden ser prou compartits. Per altre part, i en termes generals, és important ser flexibles i adaptar-se a les realitats de les organitzacions i dels sistemes d’arxiu (evidentment, no em refereixo a les “realitats” que sí que hem de canviar, aquelles que produeixen, per exemple, una manca de reconeixement de funcions).
    En definitiva, t’agraeixo el comentari i et demano disculpes, tot esperant que segueixis aportant la teva opinió, coneixements i criteri. Crec molt útil que s’aportin visions crítiques, com ara l’atenció sobre el fet que un model, segons es redacti o es posi a la pràctica, pot aportar elements tant positius com negatius.
    Nota: la url a la fitxa la poso a l’apartat “lloc web” del formulari del present “comentari” (heu de clicar sobre “Jaume Munuera”, ja que el lloc web s’inclou al nom de l’usuari que fa el comentari). També es pot trobar anant al menú del web, a “Món laboral”.

  3. Lluís-Esteve Casellas ha dit:

    Jaume,
    Per a mi tema resolt, no cal donar-hi més voltes, però és un tema a gestionar amb cura perquè, malauradament, no anem sobrats de participació precisament.
    Certament, la fitxa és útil, però altament perillosa segons qui la faci servir. Encara avui al matí, en conversa telefònica sobre el tema, comentava que algun apartat concret no cal informar-lo, sinó explicar-lo. Un d’aquest és el nivell de destinació que, el més lògic, és que el mínim sigui el mateix que qualsevol altre tècnic superior de mateixa organització (per experiència -i “per desgràcia”-, això ens beneficia). Proposar 22 quan per a la resta és 21 tampoc implicarà cap canvi. Fa temps es treballava en un model de mínims per model de població. Caldria veure si ha avançat.
    El mateix passa amb la disponibilitat horària, pot variar molt, però qualsevol ‘distorsió’ de la jornada habitual s’ha de remunerar, perquè compromesos, sí, babaus, no (a ser possible…).

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *