Taller Metabingo: Jugant amb models de metadades

Comencem pel principi: els conceptes. Fem-ho prenent una cervesa: els grans de civada, blat o el llúpol serien les dades, elements que en brut tenen un valor, però només quan es tracten i relacionen amb un context esdevenen document (cervesa) amb un significat superior. El continent on es troba, sigui copa, ampolla o llauna és el format, aquest és migrable segons l’ús i accés, si bé cal tenir en compte que en les transformacions és possible que hi hagi pèrdues. Finalment, l’etiqueta que trobem a l’ampolla serien les metadades, ja que ens descriu les propietats de l’objecte. 

L’esquema de metadades en aquesta metàfora és el llistat de característiques que tots els objectes han de poder informar, amb unes pautes concretes que permeten la comprensió i la comparació, com la plantilla de totes les etiquetes de la marca o una fitxa en un tast de begudes definint prèviament com classificar el gust, el color o l’origen. Si cada cervesa es descriu de forma diferent, per accedir a totes les que són d’un tipus caldria fer cerques per cada descripció i dificultant la comparació. 

Com tota metàfora, és imperfecta però ens ajuda a entendre la problemàtica d’ús d’esquemes diferents entre sí: alguns casos es deixa d’informar característiques rellevants o en d’altres al ser tan extensos són difícils d’implementar. 

El metabingo que vam presentar tant al Congreso Nacional de Archivo y Documento Electrónico (CNADE) amb la Marta Munuera com al Congrés de Govern Digital amb en Sergi Borrallo, partia d’aquesta primera reflexió. Presenta la situació actual de múltiples esquemes de metadades que descriuen documents que, a més, hauran de ser interoperables. Com a exemple trobem els esquemes EMGDE, SIGEDA, ISAD(G), NEDA, PREMIS, la NTI, l’esquema de la XAM, de la CAU, aquells que utilitzen alguns ajuntaments, el del CTEAJE… amb el temps aquests se n’han anat mapejant entre ells i adaptant-se, però realment s’ajusten?

L’objectiu del taller era reflexionar sobre aquestes relacions i sobre com es defineixen les metadades, un joc amb esquemes en blanc on només s’informa el nom de la metadada. Els organitzadors dictaven una definició i els participants havien de buscar en el seu esquema (amb la forma de cartons de bingo) si tenien algun nom de metadada que es podia assignar a aquesta definició. En alguns casos es tenia, d’altres es tenien diverses metadades que eren assimilables i d’altres mancava. 

D’aquesta manera al llarg del taller els participants poden anar trobant les fortaleses i mancances dels seus esquemes i comparar amb altres participants. Un sistema fàcil i àgil d’arribar a una primera conclusió: encara queda molt per fer, les definicions i noms de camp no són tan intuïtives a primera vista i hi ha diferències notables en alguns camps.

Molts dels esquemes ja tenen publicada la relació amb l’EMGDE, és un pas important, però no és garantia del bon funcionament: les metadades no sempre tenen una correspondència directa, d’altres funcionen amb llistes controlades que poden no tenir la mateixa definició (pensem, per exemple, la metadada de tipologia o estat del document) i que obliga relaxar les normes de funcionament.

Finalment, una reflexió després de veure com pot arribar a ser complicada la interoperabilitat externa, igual o més problemàtica és la pròpia operativa interna! Cada aplicació pot estar informant en base de dades d’una forma diferent, unir aquests camps de forma coherent en els esquemes de metadades al gestor documental és un repte que es pot afrontar no només estant a l’inici quan es defineix la creació dels documents sinó també indicant de quins camps de base de dades volem que s’agafin les metadades automàtiques.

Els esquemes estandarditzats de metadades van arribar quan moltes organitzacions ja estaven treballant amb sistemes propis i obligar al canvi d’aquests gestors documentals és poc realista. Però sí intentar treballar en aquestes relacions, optar per acostaments als estàndards ara que hem vist quin és el seu ús real que se’n fan.

Finalment, agrair a l’organització acceptar el nostre taller i donar-nos un espai per a la reflexió d’un tema cabdal i sovint oblidat per no ser el que apareix als mitjans o als portals del ciutadà (però que permet tot allò que tant agrada de la intel·ligència artificial, els serveis automàtics o la interoperabilitat). Agrair sobretot als participants que van assistir i aportar amb el joc les conclusions.