Un dia a l’arxiu del Departament de Salut: la importància de conservar, preservar i fer accessibles les històries clíniques

L’equip de persones que treballen en aquest arxiu – situat a la seu de la Conselleria del Departament de Salut – desenvolupa excepcionalment, a part de les tasques que impliquen implementar i mantenir el sistema de gestió documental, el tractament i la custòdia d’històries clíniques de centres sanitaris que han cessat la seva activitat de forma irregular i que el departament de forma subsidiària se n’ha fet càrrec. 

Concretament el fons del Departament de Salut, iniciat el 1977, consta de més de 5000 metres lineals de documentació, als quals s’han de sumar les històries clíniques que conformen els 16 fons extraordinaris i el fons d’audiovisuals. Una documentació que es troba ubicada, majoritàriament, en una nau industrial al Parc Logístic de la Zona Franca. 

Així mateix, tota aquesta documentació es classifica seguint el quadre de classificació, elaborat l’any 1997 i actualitzat en una segona edició l’any 2006, que reflecteix les competències, les funcions i les activitats que desenvolupa el Departament de Salut. Amb tot, el maig de 2019, sota la coordinació de la Secció de Gestió Documental i Estandardització, es posava en marxa el nou quadre de classificació funcional de la Generalitat de Catalunya. Un nou quadre de classificació, que engloba totes les funcions de la Generalitat per àmbits, on hem de destacar l’àmbit salut. Un àmbit on no només s’ha vist encaixat el nostre antic quadre de classificació, sinó també el del CatSalut i, properament, el de l’Institut Català de la Salut. 

Així doncs, bàsicament ens fem càrrec de la documentació en suport paper i/o electrònic de les unitats administratives que formen part del Departament de Salut, ubicades a la seu de la Conselleria al Pavelló Ave Maria del recinte de la Maternitat i a l’edifici Salvany. Així com també ens fem càrrec de la documentació produïda per les unitats administratives ubicades en les seus de Salut Pública de les comarques de Catalunya Central i de l’institut Català d’Avaluacions Mèdiques (ICAM) ubicat al Parc Sanitari Pere Virgili. 

Paral·lelament, des de fa 5 anys col·laborem i participem activament en l’impuls i la implantació de l’administració electrònica, formant part del Grup de Treball Multidisciplinari (GTM) del Departament de Salut. En aquest context, la nostra tasca principal és aplicar als tràmits electrònics del departament que es gestionaran amb sistemes d’informació corporatius els instruments tècnics del protocol de gestió de documents electrònics i arxiu: el quadre de classificació funcional, l’esquema de metadades, el quadre de tipus documentals, les taules d’accés i avaluació documental, la llista de codis de productors dels Departaments, Ens i Organismes del sector públic de la Generalitat de Catalunya i la codificació d’unitats orgàniques.

Cal destacar també que en els darrers anys s’ha implantat el DOCTram, sistema d’informació propi del Departament de Salut, per gestionar els expedients electrònics que no es gestionen amb sistemes d’informació corporatius com TAIS, TEI o el Tramitador Genèric. Aquest sistema d’informació, administrat des de l’arxiu, integra el perfil d’aplicació de metadades d’ARESTA i, per tant, aplica també tots els instruments tècnics que contextualitzen el projecte ARESTA, raó per la qual actualment estem treballant en la seva integració definitiva.  

La importància de conservar, preservar i fer accessibles les històries clíniques

Com comentàvem anteriorment, des de l’arxiu del Departament de Salut tractem i custodiem, excepcionalment, algunes històries clíniques. Aquesta tasca excepcional, per una banda, s’inicia l’any 2000 quan vàrem començar a rebre consultes externes de persones que cercaven la seva història clínica o de centres que volien informació en relació als terminis de conservació i accés de les històries clíniques, així com també de les dades sanitàries. Un tipus de consulta que en els darrers anys s’ha intensificat arran els casos dels nens robats i la seva repercussió en els mitjans de comunicació.

Degut a això, sempre amb l’autorització del nostre cap de servei, vam iniciar unes investigacions per informar-nos del destí de la documentació clínica d’alguns centres sanitaris que ja havien cessat la seva activitat. A partir d’aquesta recerca s’ha anat elaborant, juntament amb l’Arxiu Central Administratiu del CatSalut, un llistat amb la informació trobada. Un llistat que s’ha anat actualitzant periòdicament i al qual també s’ha afegit informació que ens han anat comunicant altres centres d’arxiu que custodien històries clíniques. 

Així mateix, en paral·lel a les consultes, l’arxiu s’ha encarregat de gestionar els ingressos extraordinaris de fons documentals, majoritàriament històries clíniques però també llibres de quiròfan, registres d’urgències, registres d’ingressos, etc., de centres sanitaris que han cessat la seva activitat de forma irregular. Un clar exemple en són els fons documentals ingressats de les clíniques iDental i Funnydent. En última instància, com ja comentàvem anteriorment, el Departament de Salut s’ha de fer càrrec de forma subsidiària d’aquests fons “abandonats”. 

Què fem nosaltres quan apareix un fons d’un centre sanitari “abandonat”? Des de l’arxiu s’han promogut unes accions determinades. En primer lloc, l’equip planifica  la primera visita al centre juntament amb un inspector d’assistència sanitària que emet l’informe corresponent, s’organitza el trasllat, s’encapsen les històries clíniques, es traslladen a l’arxiu, es fa el tractament documental – classificació, ordenació, inventari, entrada a la base de dades, comunicació i petició d’informe a l’assessoria jurídica – i, finalment, es comunica als organismes públics corresponents que tenim aquesta documentació per si haguessin consultes de persones interessades. En segon lloc, s’ha elaborat el Protocol d’accés a la història clínica i un formulari per les persones titulars interessades en obtenir la informació de les seves dades. 

Per altra banda, també s’ha gestionat el trasllat i ubicació en arxius públics d’històries clíniques de centres sanitaris tancats, per facilitar-ne l’accés a les persones interessades i garantir-ne la seva preservació. Un bon exemple n’és el fons de l’antic Hospital del Tòrax de Terrassa, que ha estat tractat i traslladat a l’Arxiu Comarcal del Vallès Occidental.

Finalment, cal destacar que aquesta tasca específica va comportar que ens especialitzéssim en aquest tipus d’informació. Per tant, des de l’any 2010 que es va crear la Comissió Tècnica en Matèria de Documentació Clínica, la responsable de l’arxiu hi participa activament, ja que un dels objectius és elaborar recomanacions pels centres sanitaris, les consultes individuals i els centres d’arxiu de com han de tractar la documentació sanitària: registre d’accessos, canvis de suport, migració de dades, taules de conservació d’històries clíniques, etc.