Un pla director del document electrònic en la transformació digital

6 Març, 2019 - Dolors González Reche, cap de la Secció d’Arxiu de l’Ajuntament de Mollet del Vallès

L’experiència de l’Ajuntament de Mollet del Vallès en la transformació cap a l’administració electrònica i l’arxiu electrònic únic amb un Pla Director del Document Electrònic com a eina d’orientació

Aquesta història comença en 2007, amb la publicació de la Llei d’accés electrònic dels ciutadans al sector públic. Crec que va ser la primera sacsejada gran de la revolució digital en la funció pública. Al menys en el nostre entorn va causar un impacte fort. Per una banda, sentíem la il·lusió de les perspectives de millora del servei que podria oferir l’oficina virtual. Per una altra, se’ns posaven els pels de punta amb la por de començar un nou camí que feia una pinta força enrevessada.

A partir d’aquell moment, al meu parer, va ser una mica “campi qui pugui”. És a dir, cada administració va començar la seva trajectòria amb les millors intencions, però amb ritmes i estils diferents. La Llei 11/2007[1] indicava que al final hem d’anar a parar totes al mateix lloc, que és el paradís de la interoperabilitat, però… cadascuna amb els mitjans i recursos que trobés. La situació actual ens mostra que estem en diferents punts del recorregut i que els extrems són tant distants que la Llei 39/2015[2] ha ajornat fins al 2020 l’entrada en vigor de l’administració electrònica completa.

En el nostre cas, vàrem optar per elaborar un Pla Director del Document Electrònic, conscients de que la transformació no anava només de tecnologia, sinó d’unes quantes coses més. En el Postgrau de Gestió de Documents Electrònics de l’ESAGED ho vàrem aprendre molt bé. Per abandonar el paper, havíem de tenir un sistema de gestió documental corporatiu ben muntat perquè el pogués fer servir tothom alhora.

Per això vàrem concebre el Pla com un instrument viu que s’aniria adaptant a l’evolució de la normativa, de la tecnologia i de l’organització. Volíem que fos més que un full de ruta lineal, que ens permetés “tornar a calcular la ruta” quan calgués, sense perdre mai de vista el nostre posicionament. D’aquí la comparació amb un dispositiu GPS.

El PDDE, tal com el plantejava el Jordi Masies en el postgrau, té una estructura modular que engloba totes les vessants de l’administració electrònica i les desenvolupa de forma autònoma. El nostre, en concret, conté les fites següents:

En primer lloc les vessants de la “part humana”:

La visió i els objectius, a grans trets, ja ens els marcava la llei. Tanmateix, en aquell moment va ser crucial identificar-los i definir-los, per poder tocar-los i veure que no es tractava d’anar a la lluna sinó de posar-se a fer kilòmetres a la velocitat que poguéssim assumir.

La legislació i el marc normatiu conté el repertori legal, que cal tenir actualitzat. La darrera versió es basa en el que ha publicat la Diputació de Barcelona, elaborat pel Josep Matas.

Els principis generals i les polítiques estableixen el què-qui-com del viatge:

  • Què farà el Pla? Per a nosaltres es tracta del desplegament de l’Ordenança d’administració electrònica, a nivell d’instrucció però amb una vocació molt pràctica.
  • Qui ho farà? Definim la política organitzativa (gestió del canvi, definició de rols, pla de formació, etc.) Molt important, sembla senzill però no ho és. En aquesta fase és on vaig conèixer el concepte “multidisciplinari” en referència a l’equip humà de treball. Amb el temps, ha esdevingut clau perquè calen aquests tipus d’equips per desenvolupar amb èxit qualsevol projecte dins de la transformació de l’organització.
  • Com es farà? Establim els criteris per aplicar polítiques de gestió documental. No ha estat gaire difícil, tenim a la nostra disposició la saviesa arxivística en aquests afers, com s’ha fet palès repetidament des del col·lectiu d’arxivers i gestors documentals d’arreu del món: classificació, accés, avaluació, eliminació i preservació. Està tot inventat, hi ha normes i models.

A continuació les vessants de la “part tecnològica”:

Elsmodels tecnològics estableixen els paràmetres de gestió documental que ha de tenir el sistema. Treballar aquesta part ens ha anat molt bé perquè, ja d’entrada, ens va fer veure que no calia inventar la roda i ens vàrem adherir als estàndards que hi havia i als que han anat sortint, com el Quadre de classificació municipal, el Catàleg de tipologies documentals i el Vocabulari de metadades. A més d’intentar ajustar-nos a l’ENS[3] i a l’ENI[4] des del primer moment.

Tanmateix, el més important d’aquest model és donar forma al circuit del sistema de gestió documental. És a dir, plantejar que la gestió documental va des del registre d’entrada fins a la preservació permanent. Les eines tecnològiques han de seguir aquest principi i construir un sistema integral. Això ara pot ser molt obvi, però no tots els actors ho han tingut clar des del principi i no està sent fàcil que tots els sistemes de l’organització “es parlin i s’entenguin”. Aquest és un punt crític sobre el qual va parlar amb molt encert la Marta Munuera en la seva  intervenció en el 10è Laboratori d’Arxius Municipals i en el seus articles a La DaDa http://arxivers.com/ladada/els-sistemes-que-volem/i http://arxivers.com/ladada/garantir-una-descripcio-de-qualitat-per-garantir-un-optim-acces-a-la-informacio/

Aquesta idea de sistema integral inclou la gestió dels documents en suport electrònic i en suport paper. No podria ser d’una altra manera en un arxiu electrònic únic i així ho recull el nostre PDDE. Per això la migració de la base de dades amb què gestionem l’arxiu en paper ha estat un requisit en la selecció de la nostra eina informàtica. La millora en l’accés és notable, així com les possibilitats que se’ns obren per al tractament de dades.

En conclusió, el nostre PDDE va veure la llum en 2013 i, des d’aleshores tot ha evolucionat. La normativa, la tecnologia i, fins i tot, les persones que treballen en el projecte no són les mateixes. Però dos idees es mantenen inalterables: una, el sistema de gestió documental ha de ser corporatiu i integrar els documents, o més aviat les dades, que puguin generar tots els sistemes informàtics de l’organització i arribar així a l’arxiu electrònic únic; i dos, la gestió ha d’estar en mans d’un equip de persones multidisciplinari, que treballin en col·laboració amb tots els actors i en mode d’aprenentatge continuat.

En el fons, i en la forma, “tot gira entorn a l’accés”, tal com diu la Marta en un dels articles citats i es corrobora contínuament en l’àmbit de l’administració electrònica. No en va la paraula “accés” hi és al nom de la Llei que va donar el tret de sortida (Llei 11/2017, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans al sector públic).

 

[1]Esquema Nacional de Seguretat

[2]Esquema Nacional d’Interoperabilitat

[3]Llei 11/2017, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans al sector públic

[4]Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *