Tema 13.El quadre de tipologies documentals. Principals tipologies

Tipologies documentals: Definició

Les tipologies documentals són el resultat d’una acció intel·lectual prèvia, que consisteix en la identificació d’un document atenent a les seves propietats principals comunes a un grup de documents al que pertany per la seva funció o característiques.

Trobar una definició concreta sobre tipologies documentals ens ha de fer partir d’una base essencial d’aquesta, que es pot entendre com: la forma de manifestar-se la informació (Heredia, 2011). Hi ha hagut moltes definicions sobre tipologies documentals en els darrers anys, algunes recollides en la mateixa ISAD(G), però en l’entorn actual, i per tal de concretar la seva relació amb l’entorn electrònic, ens centrarem en el que la NTI de Política de gestió de documents electrònics, i, en concret en l’Esquema de Metadades per a la Gestió del Document Electrònic (e-EMGDE), Versió 2.0, han definit com a tipologies documentals i que recull l’essència de la literatura anterior:

«Modelo estructurado y reconocido que adopta un Documento, en el desarrollo de una competencia concreta, en base a una Regulación y cuyo formato, contenido informativo o soporte son homogéneos.» (e-EMGDE18)

El Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, en la seva Guia d’utilització del Quadre de tipus documentals, defineix les tipologies documentals de la següent manera:

«Considerem com a tipus de document el conjunt de propietats principals comunes a un grup de documents, que poden ser de caràcter funcional i/o físic. Cal indicar, per evitar errors en la implantació del QTD, que el tipus documental només pot ser aplicable al document simple, no a una agrupació de documents ni a un expedient.»  (Departament de Cultura, 2015, p.12)

Les tipologies, en definitiva, ens ajuden a completar els atributs d’un document, ja que no només el defineixen a ell, sinó que el relacionen amb altres documents de la mateixa índole.

Les tipologies s’estructuren en el que se sol anomenar Quadre de tipus (o tipologies) documentals. Entenem quadre, ja que s’estableix un llistat jeràrquic entre codis, amb una mínima estructura de dependència relacional. Diputació de Barcelona, a través de l’Oficina de Patrimoni Cultural i la Xarxa d’Arxius Municipals, va elaborar un Quadre de tipologies corporatiu. Especialment, en la seva definició, estableix com hem d’entendre aquest concepte de quadre:

«El Quadre de tipus documentals és un instrument tècnic corporatiu que permet identificar el tipus documental dels documents administratius, contribuint a la identificació homogènia dels documents que componen un expedient administratiu i a normalitzar la seva nomenclatura, garantint la interoperabilitat entre diferents sistemes, facilitant la cerca i consulta dels documents i afavorint també el seu reaprofitament en més d’un tràmit» (Diputació de Barcelona, 2018, p.4).

La relació entre tipologies i sèries del Quadre de classificació (d’ara endavant, QdC) és el que acaba de donar sentit a la classificació documental. La seva identificació permet la configuració i definició prèvia del document, podent així dotar-lo de polítiques d’accés i seguretat segons la seva funcionalitat, gràcies a l’anàlisi administratiu i legal dels continguts bàsics i de la tipologia de dades del document. La força informativa que guanya el document amb aquesta relació, es complementa amb la seva associació a un expedient, és a dir, a la relació d’evidències documentals d’un procés en un entorn complex de creació i gestió de dades. Aquest, com a producte d’un procés, queda alhora vinculat a una funcionalitat del QdC.

Si sobre el QdC, s’apliquen polítiques d’accés (internes i externes), i aquestes es vinculen amb l’accés als documents específics (tipologies documentals) que el comprenen, podem establir des de l’origen como queda definida la relació administrativa de la documentació.

Tipologies documentals: Estructura

La NTI de Document Electrònic fixa la tipologia documental com una de les metadades mínimes obligatòries del document electrònic. A més, estableix una sèrie de valors normalitzats que s’han d’aplicar de forma obligatòria. En concret, especifica la següent agrupació (primer nivell d’estructura):

• Documents de decisió
• Documents de transmissió
• Documents de constància
• Documents de judici
• Documents dels ciutadans
• Altres

L’estructura en XML per intercanvi de documents electrònics (Annex II de la NTI de Document electrònic) mostra la codificació indicada i la relació de tipologies (incloent els dos nivells d’estructura, només codificats els de segon nivell):

La NTI genera, per tant, un problema complex des de l’entorn del control de la documentació vinculada als processos, deixant la categoria TD99 oberta a múltiples interpretacions. A més, com indica encertadament el Departament de Cultura en la Guia d’utilització del Quadre de tipus documentals, estableix dos criteris per a la definició de categories, un basat en la funcionalitat o finalitat dels documents i l’altre en la seva procedència. Aquest fet provoca certes distorsions a l’hora d’aplicar-ho, pel fet que existeixen documents que poden ser identificats segons funció (si són de constància, de transmissió, etcètera) i també segons procedència (si són aportats pel ciutadà o no). (Departament de Cultura, 2015, p.9)

Aquesta disfunció de partida és de la que parteix la Generalitat de Catalunya, en l’àmbit català, per desenvolupar una estructura de Quadre de tipus documentals que parteix del compliment obligatori de les tipologies anteriors, però les amplia necessàriament per acostar-se a la realitat de les evidències documentals de l’administració pública, creant per això una codificació complexa per respectar l’origen i incloure una llista més completa. El sistema es basa en el manteniment dels quatre primers dígits que si que corresponen al codi del tipus NTI al qual està associat, i associant a aquest els tres darrers dígits que corresponen a la part de codi específic de la Generalitat, que s’ha construït com un numèric correlatiu (ex. TD01-018-Autorització).

La Diputació de Barcelona també va construir un model per a l’àmbit local, basat en l’anterior però treballat específicament des de l’òptica local. Aquest model afegia 21 codis nous no existents en el model de la Generalitat que aquesta ha incorporat en versions posteriors.

La versió actualitzada del Quadre de tipus documentals de la Generalitat es pot consultar des del 2019, en codi obert a:

https://analisi.transparenciacatalunya.cat/Sector-P-blic/Quadre-de-Tipus Documentals/a2i6-3832

En aquesta versió descarregable i en format obert, s’inclou l’estructura de dades següent, amb especial interès la definició inclosa per tipologia i l’origen normatiu de la mateixa: