Segons l’article 2 b) de la Llei 10/2001 de 13 de juliol d’arxius i documents (https://www.parlament.cat/document/cataleg/47929.pdf), modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol (https://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/6927/1438098.pdf), un fons documental és:
el conjunt orgànic de documents aplegats en un procés natural que han estat generats o rebuts per una persona física o jurídica, pública o privada, al llarg de la seva existència i en l’exercici de les activitats i les funcions que li són pròpies.
La Norma de Descripció Arxivística de Catalunya (NODAC), defineix fons com a:
Conjunt de documents, de qualsevol tipologia o suport, produït orgànicament i/o reunit i utilitzat per una persona, una família o un organisme en l’exercici de les activitats i funcions que li són pròpies,
I afegeix,
El fons documental només conté documents d’arxiu. No en formen part, per exemple, béns bibliogràfics, encara que sí que pot incloure determinades unitats que, sense el context d’un fons, tindrien caràcter bibliogràfic, com és ara una al·legació jurídica o altres fullets, o bé artístic, com és ara un dibuix o un altre tipus d’imatge.
La dificultat, però, està en la identificació del fons. En paraules de Josep Matas, “determinar a quin organisme o persona s’ha d’atribuir la producció d’un conjunt de documents que hem convingut en denominar fons, i en segon lloc establir quins són els límits precisos d’aquest conjunt de documents: quins en formen part i quins són d’un altre fons. Es podria resumir en dues preguntes: qui ho ha produït? I què ha produït (exactament)?”. Identificar bé el productor té conseqüències. En primer lloc perquè es determina qui és el titular de la documentació i els drets i deures que té sobre aquesta. I en segon lloc perquè defineix el règim jurídic a aplicar tant pel que fa a conservació com a accés i disposició.
El fons és el nivell superior d’agrupació de documents d’entre tots els nivells en què s’organitza i es representa la documentació en un centre d’arxiu. És el nivell més alt en el qual trobem relacions i vincles determinants entre els documents, que s’han de respectar atesa la importància que té el context.
Un fons és una unitat en el sentit que els documents que el formen provenen tots del mateix productor, tenen la mateixa provinença. Està format per unitats documentals simples i/o unitats documentals compostes agrupades en sèries documentals. De la consideració del fons com una unitat se’n deriva el principi de respecte a la integritat del fons, que exigeix una correcta identificació d’aquest per tal que no se’n desagregui cap part ni que els seus documents es confonguin o barregin amb els d’altres fons. De l’existència de les sèries i de les relacions entre elles neix el principi de respecte a l’estructura interna del fons, aspecte que s’ha de tenir molt present especialment durant els treballs de classificació. De l’existència d’uns criteris en la producció (a l’origen) de les unitats documentals neix el principi de respecte a l’ordre originari, a considerar principalment quan es tracta de donar o confirmar un ordre a aquestes unitats.
En definitiva, els tres paràmetres que cal considerar a l’hora de definir un fons són la idea de la totalitat dels documents, la relació d’aquests amb les activitats pròpies de l’ens i la seva consideració com a un conjunt orgànic.
Els fons documentals, doncs, són els conjunts orgànics de documents de qualsevol tipologia o suport que conserven les institucions d’arxiu. Si bé, com hem dit, el fons és el nivell superior d’agrupació de documents d’entre tots els nivells en què s’organitza i es representa la documentació en un centre d’arxiu, els fons es poden representar en agrupacions o famílies i s’acostumen a organitzar en un quadre d’organització de fons, que és el primer instrument informatiu i descriptiu que permet conèixer el contingut d’un centre d’arxiu. El maig del 1994 el butlletí Arxius de la Generalitat de Catalunya difon una proposta de distribució dels fons dins de l’estructura lògica establint 14 tipus de fons. Publiquem el quadre i enumerem alguns exemples dels tipus de fons que es podrien trobar sota cada agrupació:
| Normativa bàsica |
| Llei 10/2001 de 13 de juliol d’arxius i documents (https://www.parlament.cat/document/cataleg/47929.pdf) |
| Llei 20/2015, de 29 de juliol, de modificació de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents(https://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/6927/1438098.pdf) |
| Publicacions i enllaços d’interès |
| “Norma per a l’elaboració del quadre de fons”. Generalitat de Catalunya. Butlletí Arxius. Núm. 2 i 3 (maig i setembre de 1994). |
| Àngels Bernal i Anna Duran. La identificació dels fons de l’Administració a l’Arxiu Nacional de Catalunya. Lligall, 18/2001, p. 165-216. |
| Josep Matas. La identificació d’un fons. Tot escoltant Marco Polo i Khublai Khan darrere una cortina estant. Lligall, 18/2001, p. 165-216 |
| Norma de Descripció Arxivística de Catalunya (NODAC). https://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_despublicada/norma_de_descripcio_arxivistica_de_catalunya/arxius/nodacpublicada.pdf |
| Fitxa creada per: | Jordi Vilamala Salvans |
| Cap de la Secció d’Arxiu i Gestió Documental de la Diputació de Barcelona | |
| Més informació o forma de contacte: | vilamalasj@diba.cat |
| Fitxa publicada en data: | 23/09/2021 |
| Actualització en data: | – |