El concepte valor és definit a la DIEC com a “qualitat o conjunt de qualitats que fan que alguna cosa o alguna persona sigui preuada, valgui”. Aplicat als documents d’arxiu es refereix a la qualitat o al conjunt de qualitats que fan que els documents siguin preuats i útils. Els documents són preuats perquè potencialment tenen molts usos: serveixen de prova jurídica, protegeixen drets, són testimoni històric, són prova administrativa, legal i financera a les administracions modernes, són la base del retiment de comptes, alhora que il·lustren objectes, accions, pensaments i sentiments.
Aquests valors són inherents als documents des del moment de la gestació perquè són evidència de l’activitat dels productors i actius d’informació. Els documents poden combinar diversos valors que varien amb el temps. Els programes de gestió documental tenen procediments reglats d’avaluació per tal de determinar els valors de les sèries documentals i implantar calendaris de conservació i polítiques de custòdia d’acord amb aquests valors.
La teoria dels valors és el fonament teòric de la presa de decisió sobre quins documents s’han de conservar i durant quant de temps. S’ha desenvolupat al llarg del segle XX, d’acord a quatre períodes, cadascun dels quals reflecteix els valors imperants en cada moment i, per tant, els criteris de valoració dels documents han anat canviant amb el temps.
Als anys 20 i 30 del segle XX l’arxiver anglès Hilary Jenkinson (A Manual of Archive Administration, 1922) considerava que, si bé no es podia conservar tota la documentació que generaven les administracions públiques, la responsabilitat sobre la decisió de què s’havia de conservar era de la pròpia administració i defensava que l’arxiver no havia de tenir cap paper en la valoració dels documents, sinó que la seva obligació era ser neutral i defensar les característiques de naturalitat, unicitat i imparcialitat dels documents.
A la dècada de 1950 fou l’arxiver nordamericà Theodore Schellenberg (Modern Archives: Principles and Techniques, 1956) qui va fer una aportació essencial a l’arxivística contemporània en definir les nocions de valor primari i valor secundari. Argumenta que els documents s’han de conservar de forma permanent pel seu valor secundari i reivindica el paper de les institucions arxivístiques en els processos de valoració.
El valor primari es refereix al valor que tenen els documents d’acord al motiu pel qual han estat creats. Existeix durant el tràmit administratiu i de vigència legal dels documents i es manté fins que els documents serveixen a la institució generadora o al seu destinatari. Schellenberg n’identifica tres: administratiu, legal i jurídic:
El valor secundari: es refereix a la resta d’usos possibles del document. Schellenberg n’identifica dos: evidencial i informatiu.
En la base d’aquesta teoria hi ha la necessitat de reduir l’acumulació de documents a les oficines. La teoria dels valors de Schellenberg és encara vigent i és la base i el fonament de les polítiques i els protocols d’accés i avaluació que s’apliquen a Catalunya.
Als anys 90 es va formular la teoria de la macroavaluació, que es va convertir en la metodologia oficial dels Arxius Nacionals del Canadà. La base conceptual de l’avaluació és l’enfocament social i la interacció entre les estructures institucionals, les funcions socials i els ciutadans. Els processos d’avaluació, a més de tenir en compte les funcions i les estructures dels organismes, han de considerar els ciutadans i les relacions que estableixen amb l’administració i avaluar l’impacte en la societat de les activitats representades en els documents. Canvia, doncs, el focus de l’avaluació, que se situa en les funcions, el context i l’impacte social, més que no pas en els documents concrets. L’aplicació pràctica de la macroavaluació es basa en les següents característiques (Cook, 2003):
Al tombant de segle XX s’ identifica un canvi de direcció en la professió arxivística que Terry Cook (2013, 113) anomena Comunitat, influït per la nova realitat social i de comunicació impulsada per Internet i, també, pel pensament postmodernista. Hi ha la voluntat i també les possibilitats tecnològiques de documentar de manera més rica les experiències humanes i socials. A més a més, les tecnologies han contribuït a valorar la dimensió privada de la vida. L’objectiu és aconseguir uns arxius més democràtics, inclusius, holístics i que donin veu als ciutadans. Es posa les persones i les comunitats en el focus arxivístic.
En aquest nou context, Cook proposa repensar l’avaluació i l’adquisició en termes de crear un arxiu virtual, “total”, inclusiu, per a un país, una província o un estat o una jurisdicció similar que inclogui arxius de la comunitat (Cook, 2013, 115). El concepte de valor arxivístic deixa de ser un territori exclusiu de l’administració pública i abasta també els documents que generen les organitzacions socials, els col·lectius i les persones en la seva esfera privada.
Per tot el que hem exposat, hi ha dos valors essencials, que són els ja esmentats del valor primari i secundari. Els dos valors conviuen en els documents des del seu naixement i no es pot establir un llindar per saber on comencen i on acaben. No se substitueixen, no s’exclouen i, a vegades, se superposen. Documents que encara tenen vigència administrativa es poden usar per a fins diferents als quals foren concebuts. Documents que s’han conservat pel seu valor històric es poden usar al cap del temps per protegir i restituir drets.
Tant el valor primari com el valor secundari justifiquen la conservació dels documents. Establir els valors dels documents és la base de la presa de decisió sobre els terminis de conservació. És una tasca de gran responsabilitat social perquè dona forma al futur del patrimoni documental i per això no és fàcil, especialment pel que fa a la identificació dels valors secundaris, ja que és difícil preveure amb antelació quins usos posteriors pot tenir un document. És per aquesta raó que s’afronta des de molts punts de vista: legal, administratiu, històric, periodístic, científic,…; i involucra a molts agents: arxivers, juristes, historiadors, científics, ciutadans…
Per a determinar el valor dels documents s’utilitzen diferents criteris. Alguns dels més importants són els següents:
Normativa bàsica |
Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents. |
Publicacions i enllaços d’interès |
CERMENO, Lluís; COLL, M. Carme; MARTÍNEZ, Carme; TARRAUBELLA, Xavier. “Tècniques de tractament documental”. Dins: E. Capell; M. Corominas (eds.). Manual d’arxivística i gestió documental. Barcelona: Associació d’Arxivers de Catalunya, 2009, p. 189-200. |
CERMENO MARTORELL, Lluís; RIVAS PALÁ, Elena. Valorar y seleccionar documentos: qué es y cómo se hace. Gijón: Trea, 2010. |
Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental. Metodologia per a l’elaboració de propostes d’avaluació i accés documental. Barcelona: Departament de Cultura, 2013. |
COOK, Terry. Macrovaloración y análisis funcional: la preeminencia de la interacción político-social sobre el gobierno. Tabula, 2003, n. 6, p. 87-102. |
COOK, Terry. “Evidence, Memory, Identity, and Community: Four Shifting Archival Paradigms.” Archival Science, 2013, v. 13, n. 2, p. 95–120. |
FOSCARINI, Fiorella. “Archival Appraisal in Four Paradigms.” DINS: MACNEIL, Heather; EASTWOOD, Terry. Currents of Archival Thinking. Santa Barbara (California): ABC-CLIO, 2017, p. 107–33. |
LÓPEZ GÓMEZ, Pedro; GALLEGO DOMÍNGUEZ, Olga. El documento de archivo: un estudio. A Coruña: Universidade da Coruña, 2007. “Capítulo 3. Los valores del documento de archivo”, p. 111-128 |
Fitxa creada per: | Remei Perpinyà Morera |
Professora de la Universitat Autònoma de Barcelona i de l’Escola Superior d’Arxivística i Gestió de Documents | |
Més informació o forma de contacte: | Remei.perpinya@uab.cat |
Fitxa publicada en data: | |
Actualització en data: | 22/11/2020 |