Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental en el contexto de la nueva ISO 9001:2015

1. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental en el contexto de la nueva ISO 9001:2015 Jordi Serra Serra Mesa redonda: La nueva ISO 9001:2015: una oportunidad para la puesta en valor de la gestión documental. Coordina: CTN50/SC1 de AENOR y XV Congrés d’Arxivística de Catalunya (AAC-GD). 29 de mayo de 2015

2. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 Un nuevo contexto Crisis del RM tradicional La familia ISO 30300 La nueva ISO 15489 La nueva ISO 9001:2015

4. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 Un ejemplo 0% 20% 40% 60% 80% 100% Records storage EDRMS Business S. eMail ?

5. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 Otro ejemplo

6. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 Limitaciones del modelo tradicional • Bajo porcentaje de cobertura real • Poca fiabilidad/seguridad efectivas • Perspectiva custodialista, basada en fronteras • Concepción centralista del Sistema • Demasiado formal y de implantación pesada • Con poca aportación de valor • Perspectiva discreta (small-data)

7. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 La gobernanza de la información • Information Governance is a framework of people, principles, processes and tools, that defines why, when and how information is managed within an organisation, in order to maximise its value, fulfil obligations, reduce costs and reduce risk. George Parapadakis, 2014

8. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 ¿Revolución o evolución? Records management Information governance Information governance Records management

9. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 La gobernanza de la información eDiscovery Journal

11. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 Dos niveles de actuación Information (records) Information and records governance About policies Information and records management About procedures

13. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 La nueva ISO 15489 (revisión) • Inclusión del análisis de procesos como fuente básica de identificación de requisitos documentales. • Consideración de los documentos dinámicos, de los sistemas basados en datos, y de la relatividad de las fronteras del sistema. • Consideración explícita de los vínculos con otras normas. • Previsión de la conexión con sistemas orientados a la conservación a largo plazo.

15. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 La ISO 9001 y la gestión documental • ¿La implantación de normas de calidad ha sido un dinamizador de la implantación de sistemas de gestión documental en las organizaciones? • ¿Ha funcionado la conexión de los sistemas de gestión de la calidad y de la gestión documental? • ¿Debe existir un sistema de gestión (documental) de la calidad?

16. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 La nueva ISO 9001:2015 • Refuerzo de la necesidad de planificar con concreción y estableciendo métricas de consecución de objetivos, que queden documentadas y que sean auditables. • Refuerzo del enfoque a procesos, y especialmente de la integración del sistema de gestión de la calidad con la gestión general de los procesos de negocio. • Introducción (o refuerzo) de un enfoque basado en riesgos y oportunidades. • De los procedimientos documentados se pasa a la información documentada. Flexibiliza la documentación requerida, y lo transfiere a la necesidad de mantener (control de documentos) y retener (control de registros) la información de los procedimientos.

17. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 Nuevas oportunidades El profesional Los servicios Los clientes

19. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 Factores de cambio • Multiplicidad y dispersión • Externalización • Movilidad y autonomía • Consumerización • Seguridad real • Incremento del volumen de datos • Traslación del desarrollo al análisis y a la gestión del cambio

20. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 Modelos de desarrollo On premise IaaS PaaS SaaS Esfuerzo de desarrollo Esfuerzo de análisis y gestión del cambio

22. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 Conflicto de dinámicas + Valor (más usabilidad para los usuarios) - Riesgo (más seguridad para la organización) ECM

23. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 Tendencias • Usuarios más libres, empresas más seguras • De la gestión nominal a la gestión efectiva • No es el fondo, es el servicio • Sistemas integrados (globales) con implantación descentralizada y personalizada • Automatización intensiva de los procesos de gestión documental • Valoración centrada en la conservación • Colaboración e invisibilidad (clientes prestadores)

25. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 Volvemos al debate eterno… ¿Que es un “Especialista de gestión documental”?

26. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 Áreas en el Information Governance Gestión documental (RIM) Auditoría (compliance) Tecnologías de la Información Legal Privacidad

27. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 Perfil focalizado Auditoría Consultoría Desarrollo Gestión de procesos Gestión documental Análisis y explotación RM

28. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 Perfil ampliado Auditoría Consultoría Desarrollo Gestión de procesos Gestión documental Análisis y explotación RM

29. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 Perfil híbrido Auditoría Consultoría Desarrollo Gestión de procesos Gestión documental Análisis y explotación RM BPM ERP

30. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 Perfil híbrido Auditoría Consultoría Desarrollo Gestión de procesos Gestión documental Análisis y explotación RM BPM ERP

31. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 Perfil híbrido Auditoría Consultoría Desarrollo Gestión de procesos Gestión documental Análisis y explotación RM BPM ERP BI

32. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 La mutación del profesional Tercera línea Segunda línea Primera línea Records manager Records auditor Records controller Records quality manager Records architect Records capture officer Records preservation officer Records accessibility officer Frans Smit, 2013 “Cloud” “Onpremise”

33. Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi SerraSerra, 29 de mayo de 2015 Muchas gracias! Jordi Serra Serra http://bd.ub.edu/pub/serra/ serra@ub.edu 29 de mayo de 2015