El calendari de conservació i accés és una de les eines bàsiques d’un Sistema de Gestió Documental (SGD) juntament amb el Quadre de classificació, la Política de gestió documental, el catàleg de tipologies documentals o el catàleg de procediments administratius.
Podríem definir el calendari de conservació com “instrument o eina del sistema de gestió documental que permet difondre les regles de conservació i que estableix els terminis de retenció dels documents en successives fases del cicle vital i la seva disposició final. També pot incloure el règim d’accés als documents i els criteris de mostreig“.
En un SGD el calendari de conservació inclou els períodes de transferència i períodes de retenció als diferents arxius o sistemes o custodia en el cas dels entorns electrònics.
Per la redacció d’un calendari de conservació és bàsic un coneixement profund de la documentació i les sèries avaluades. Per això, es considera un instrument complementari i vinculat al Quadre de classificació, que es redacta conjuntament o en paral·lel quan es fa l’estudi de les sèries documentals i s’avaluen. Moltes vegades es crea un instrument conjunt vinculant la classificació amb el destí final de la documentació.
L’ISO 30301 de requisits per als sistemes de gestió per a documents en els seus processos i controls estableix que s’ha d’establir un calendari de conservació i eliminació que documenti les decisions sobre la retenció i la disposició dels documents basades en requisits de negocis, legals i d’altra mena.
L’ISO 15489 defineix la disposició com “el conjunt de processos associats a l’aplicació de decisions de retenció, destrucció o transferència de documents, que es documenten en normes de disposició o en altres instruments“. Aquestes regles de disposició es recullen en el calendari de conservació.
En el món anglosaxó es coneixen com a disposition schedule.
També es vincula el règim d’accés als criteris d’avaluació relacionant quin accés tindrà la documentació durant el temps de conservació establert i en les diferents fases del seu cicle de vida. D’aquesta manera es determinarà quan poden ser consultats els documents lliurement o les condicions que poden limitar el dret d’accés i durant quant de temps.
L’accés està regulat per la Llei 19/2014, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern. La CNAATD inclou els supòsits d’accés a les Taules d’accés i avaluació documental (TAAD) lligant la determinació del règim d’accés a l’avaluació i per orientar els arxius en l’establiment de les seves polítiques d’accés.
Els supòsits d’accés que marca la CNAATD són:
L’elaboració del calendari es realitza quan s’avalua la documentació i es fixa la disposició. L’ISO 15489:2016 ens diu que la seva elaboració s’hauria de basar en els resultats de la identificació i avaluació de la documentació per establir les regles de conservació i disposició de documents.
S’elabora a partir del quadre de classificació, en el qual s’inclouen les TAAD.
Per elaborar un quadre de conservació necessitem:
Els elements bàsics d’un calendari de conservació seran:
L’ISO 15489:2016 també ens indica que, a més del període de conservació i les accions de disposició, s’han d’indicar els “esdeveniments desencadenants” dels quals calcular el període de conservació, és a dir, el desencadenant de l’aplicació de la disposició (per exemple: la data de tancament de l’expedient).
La CNAATD marca que les quatre opcions de disposició seran:
No obstant això, el calendari també incorporarà com a disposició la retenció de la documentació en una àrea o sistema durant un temps concret i la transferència d’una àrea o un sistema a un altre.
El calendari ens ajudarà a marcar les decisions de retenció i disposició de la documentació i la seva implantació en el SGD tal com s’indica a l’ISO 15489.
Els calendaris haurien d’aprovar-se, publicar-se i revisar-se periòdicament.
| Publicacions i enllaços d’interès |
| Metodologia per a l’elaboració de propostes d’avaluació i accés documental (consultat el 21/06/2020) CNAATD |
| Accés a la documentació CNAATD (supòsits d’accés) (consultat el 21/06/2020) |
| Manual d’arxivística i gestió documental. Associació d’Arxivers de Catalunya |
| Calendari de conservació i accés de l’Ajuntament de Barcelona (consultat el 21/06/2020) |
| Calendari de conservació i eliminació de la Xarxa d’Arxius Municipals. Diputació de Barcelona. Xarxa d’Arxius Municipals. 2019 (consultat el 21/06/2020) |
| Fitxa creada per: | Marta Munuera Bermejo |
| Arxivera de l’Ajuntament de Terrassa | |
| Més informació o forma de contacte: | |
| Fitxa publicada en data: | 15/07/20 |
| Actualització en data: | 09/12/2020 |