12è Laboratori d’Arxius Municipals: Arxius en risc

La ubicació de la nova edició a l’INEFC, ja completament presencial, del LAM va ser més que encertada per una cessió d’alta intensitat que demostra que la professió arxivística cada cop ha d’afrontar-se a més reptes, i en concret a nous riscos lligats amb el cibercrim que s’uneixen als més clàssics que afecten les instal·lacions i documents analògics.

Els discursos inaugurals per part dels representants dels organismes organitzadors van ser coincidents amb els reptes que afronta la professió lligada amb la situació d’inestabilitat geopolítica, els atacs als entorns informàtics, el canvi climàtic i les limitacions i preus en l’accés a l’energia que tensen econòmicament i en l’àmbit de seguretat les administracions i empreses, i, per tant, els Arxius.

La ponència inaugural va ser d’Ulrich Fischer de l’Arxiu Històric de Colònia qui va exposar l’experiència de l’esfondrament de la seva institució l’any 2009. Més enllà d’exposar la problemàtica originada per la catàstrofe, i la notable i complexa tasca de tractament de 27 quilòmetres lineals de documents afectats, el seu testimoni es va centrar en els aprenentatges i els punts de millora que es van detectar. Un dels moments que va provocar gran interès per part de tot el públic va ser els “Deu manaments” que es varen poder treure de l’experiència i que se centraven en la planificació prèvia d’un hipotètic escenari de crisi, i  un bon tractament arxivístic sistemàtic de tots els documents que minimitzin els efectes d’una catàstrofe.

El primer diàleg compartit sobre cibercrim, moderat per Pedro Otiña de l’Arxiu Municipal de Cambrils amb la participació de Tomàs Roy de l’Agència de Ciberseguretat de Catalunya i de Neus Bellavista de l’Ajuntament de Barcelona, va posar el focus en la vulnerabilitat dels sistemes i, en general, la no preparació per prevenir i minimitzar els riscos derivats dels atacs als sistemes informàtics. En aquest cas es va destacar el necessari govern de la seguretat que permeti la planificació i la presa d’accions enfocades a minimitzar les amenaces. Es va emfatitzar com l’Esquema Nacional de Seguretat era el marc mínim que s’havia de considerar i implantar tant en els sistemes propis com sol·licitant l’homologació als proveïdors de sistemes. Una implantació d’estratègia basada en la gestió del risc implica la participació de totes les persones d’una organització i la destinació de recursos humans i econòmics, tot això amb una formació constant que capaciti els treballadors.

L’experiència de diversos arxius en la gestió de catàstrofes va agafar el relleu amb els exemples de l’Arxiu Municipal de Santa Coloma de Farnés, l’Arxiu Municipal de Barcelona, l’Arxiu Municipal Administratiu de Terrassa, l’Arxiu Comarcal de l’Alt Penedès, l’Arxiu Municipal de Viver i Serrateix, i l’Arxiu Municipal de Girona. Aquests exemples van mostrar com es va actuar davant de situacions de risc en els fons documentals en què no s’havia establert prèviament protocols per actuar davant d’aquestes circumstàncies, i en tot cas va evidenciar com amb el treball del seu personal tècnic es van poder minimitzar les pèrdues documentals. Les diverses experiències varen servir per amenitzar el retorn de després de dinar per part d’una animada sessió participativa conduïda amb gràcia per Daniel Vilarrubias, director de l’Arxiu Comarcal de l’Alt Penedès, que li va saber treure la part còmica a cada situació exposada prèviament.

El segon diàleg compartit entre Carme Balliu del Centre de Restauració de Béns Mobles de Catalunya, i César Osorio  de la Universitat Nacional de Colòmbia, moderant Núria Carreras d’Arxivers sense Fronteres, va focalitzar la mirada sobre la salvaguarda del patrimoni cultural, en el nostre cas dels Arxius, en situacions de conflictes armats. El testimoni de César Osorio sobre el conflicte a Colòmbia va ser esclaridor de la importància dels arxius en la reparació i la cerca de la veritat que va provocar casos de violència contra els mateixos arxius, al mateix temps que una desconfiança de part de la població en els seus arxius. Carme Balliu va destacar la necessitat de la prevenció, del coneixement de l’entorn, i la necessària delimitació dels riscos per a poder documentar protocols d’actuació que ens permetin anticipar-nos i tenir les infraestructures, materials mínims i aliances per poder actuar en situació de desastre a un arxiu.

La darrera taula rodona, sobre la sostenibilitat de la preservació digital i física dels documents i les dades, amb la participació d’Anna Ferran, restauradora, Josep Girabal, arquitecte de la Generalitat de Catalunya autor de diversos edificis d’arxiu, i Felix Moreno, analista sobre el futur de la tecnologia i informació, no va deixar ningú indiferent per l’escenari de futur i reflexions que va generar. Es va reflexionar com mentre uns anys abans es posava el focus en la digitalització de fons com a sinònim de preservació dels documents en paper, ara hi ha un canvi de paradigma que porta a fer el camí contrari què signifiqui la generació de còpies analògiques de documentació electrònica (entenent-lo en les sèries o documents essencials), tot això motivat per la no tan clara disponibilitat tecnològica i la sostenibilitat energètica absoluta a llarg terme. 

Des del punt de vista de la preservació dels fons documentals dipositats als arxius es va destacar com no hi ha plans de prevenció o actuació a mitjà o llarg termini, fent que les actuacions siguin d’emergència o puntuals, i no actuacions de conservació preventiva. Sobre els mateixos edificis que acullen els arxius es va destacar com és recomanable que siguin de nova planta per la facilitat en l’adequació a les necessitats d’un arxiu, i que incorporin solucions d’inèrcia tèrmica i estalvi energètic que permeti que s’adeqüin als requisits de sostenibilitat.

En definitiva el LAM ens va aportar aquestes reflexions o punts forts:

• Manca la identificació del risc i la seva prevenció amb mesures correctives i d’actuació en cas de crisi a les instal·lacions.
• S’ha d’actuar amb prevenció enfront del cibercrim, essent útil com a primer element la implantació de l’Esquema Nacional de Seguretat i una estratègia de govern de la seguretat.
• S’ha de disposar de plans de prevenció a les instal·lacions que posin el focus en la conservació preventiva i que permetin actuar davant situacions de crisi motivades per un desastre a les instal·lacions.
• S’hauran d’adaptar les instal·lacions a la racionalització de l’ús de l’energia pel seu encariment i dubtes sobre la disponibilitat total amb estratègies que permetin compaginar la preservació amb la sostenibilitat.
• Els dubtes tecnològics i la seguretat informàtica porta que els professionals de l’arxivística haguem de ser proactius i fer estratègies de preservació a llarg terme dels documents digitals, podent passar per l’obtenció de còpies analògiques de certs documents electrònics essencials.

El LAM 2022 va ser organitzat, un cop més, conjuntament per la Direcció General del Patrimoni Cultural de la Generalitat de Catalunya, l’Oficina de Patrimoni Cultural de la Diputació de Barcelona, l’Arxiu Municipal de Barcelona i l’Associació de Professionals de l’Arxivística i la Gestió de Documents de Catalunya, demostrant de nou l’alt nivell d’aquestes jornades i que els resultats sempre són excel·lents quan les administracions i l’entitat referent en el món de l’arxivística i gestió dels documents catalana treballen junts.