A voltes amb Valora

El passat dia 27 d’octubre de 2023 vaig tenir l’oportunitat d’assistir a la Jornada Valora celebrada a la ciutat de València i excel·lentment organitzada pel Col·legi Oficial de Bibliotecaris i Documentalistes Comunitat Valenciana (COBDCV)[1]. Se celebrava la segona jornada d’aquesta comunitat de pràctiques, l’anterior va ser el passat 11 de març a Sevilla, que té el seu objectiu principal en l’avaluació documental.

Aquesta comunitat es va originar en el decurs del II Congreso Nacional de Archivo y Documento Electrònico[2] de l’any 2020 celebrat a Leganés on l’avaluació documental ja va ser un dels temes més rellevants del congrés. En aquella edició vaig poder participar en la taula rodona “La valoración de documentos como base de los sistemas de gestión documental” amb Beatriz Franco, Ricard Pérez, Francisco Fernández Cuesta que va ser tot un èxit de participació. La idea de Joaquim Llansó de crear aquesta comunitat va ser recollida per un bon nombre de professionals dels arxius de tot l’Estat i ha estat impulsada i gestionada per l’Asociación de Archiveros de Andalucía, les membres de la qual hi han posat molta dedicació i han estat la clau de volta de l’èxit del projecte.

Podríem dir que a València es presentava tota una feina consolidada de la comunitat Valora, una feina que ha pivotat sobre els eixos de la revisió de la metodologia de l’avaluació centrant-se en l’estudi dels valors primari i secundari dels documents, en aquest sentit és molt present l’aproximació que es vol fer a la macroavaluació i a l’avaluació funcional i també la incorporació de la metodologia d’avaluació ASIA[3] del Govern de Portugal i la proposta de la metodologia VARCA[4]. L’altre gran objectiu ha estat la creació d’un repositori on s’han informat totes les taules d’avaluació documental de les diverses comunitats autònomes i de l’Administració general de l’Estat. La CNAATD, mitjançant la seva secretària Maite Ferre, ha col·laborat en aquest projecte informant en el repositori les TAAD.  Si voleu conèixer amb major detall el projecte i els resultats assolits per aquesta comunitat de pràctica consulteu el número 26 de la revista TRIA.[5]

Un cop passada la jornada crec que pot ser d’interès algunes reflexions que aquesta m’ha suggerit i que voldria compartir.

En primer lloc, l’èxit que ha tingut Valora com a comunitat de pràctiques en la que s’han implicat molts professionals de forma totalment voluntària. La fórmula de comunitat de pràctiques no és habitual en el nostre entorn i potser seria interessant trobar altres temes professionals que suscitessin la generació de noves comunitats. En tot cas Valora és una experiència que ens mostra com en relativament poc temps es poden obtenir uns bons resultats. Ara bé, a partir d’ara s’obre una nova etapa de Valora on els seus membres hauran de decidir quina ha de ser la seva continuïtat. De segur, com ja s’ha anunciat a la jornada, es continuarà aprofundint i consensuant les propostes metodològiques. En aquest sentit, caldrà veure si tot el treball dut a terme serà adoptat, totalment o en part, per les comissions de valoració de les diverses administracions i, per tant, fent normatives les propostes impulsades des de Valora el que possibilitaria la seva implementació real. No és aquesta una qüestió senzilla atès que les comissions tenen unes dinàmiques de funcionament molt marcades pel procediment administratiu, ja han emès normativa i modificar les seves resolucions no és senzill.

El segon gran repte, i del que es va parlar en la jornada, és el fet de mantenir actualitzat el Repositori de sèries valorades[6] que recopila les taules d’avaluació documental que aproven les diverses comissions existents a l’Estat. Aquesta aplicació té un cost de manteniment informàtic i d’administració que són difícils d’assumir en solitari per una Associació professional (en aquest cas l’Asociación de Archiveros de Andalucía). Un altre aspecte és la dificultat que implica mantenir, actualitzar, normalitzar i millorar els continguts tècnics, ja que es requereix el compromís dels diversos membres del grup que han de destinar temps i recursos per dur a terme aquesta tasca. La CNAATD hi ha col·laborat, però s’ha hagut de dedicar temps de la secretaria a informar en castellà tota la informació que es recull a l’aplicació, ja que recordem que les TAAD només es publiquen en castellà la informació que contenen les Ordres de la Consellera de Cultura que es publiquen al DOGC i no la resta d’informació de les propostes d’accés i avaluació documental, cosa que sí que es fa en català en el Portal de Dades Obertes de la Generalitat. En tot cas aquests factors poden comprometre a mitjà termini la continuïtat del Repositori si el grup no és capaç d’assegurar el seu manteniment i actualització.

Un tercer aspecte que es tractà rau en la possibilitat d’institucionalitzar Valora. Aquesta idea que es plantejà en la taula rodona, coordinada per Luis Hernández Olivera i en la que eren presents representants de comissions de l’Estat i de les comunitats autònomes d’Andalusia, Catalunya, Euskadi, Galicia, Madrid i València, proposava que, per exemple, les diverses taules d’avaluació documental aprovades per una comissió poguessin ser aplicades per altres administracions. Aquesta idea tampoc es va considerar massa viable atenent l’estructura legal i de competències de cadascuna de les administracions. Una altra cosa és la predisposició generalitzada a col·laborar entre administracions.

Ara bé, crec que és el primer cop que es trobaven en una taula persones que representaven les comissions abans esmentades i essent la valoració documental un dels aspectes essencials de l’arxivística probablement caldria mirar de trobar espais de cooperació institucional entre aquestes.

Una altra reflexió que voldria fer està centrada en el rol de les secretaries de les comissions. A l’Estat espanyol s’ha adoptat un model en el qual són òrgans col·legiats els que exerceixen la funció de l’avaluació documental. Aquests òrgans estan compostos per persones que ocupen unes vocalies en representació d’administracions, universitats, sectors professionals, etcètera. Aquestes assisteixen a les reunions i emeten la seva opinió sobre els expedients que es tracten. Però la tasca de gestió, notificació, impuls normatiu, control de destruccions de documents, assessorament, etcètera, recau en la secretaria. Aquestes secretaries tot sovint són ocupades per funcionaris que exerceixen aquesta tasca conjuntament amb d’altres que tenen assignades.

Com deia el model actual basat en òrgans col·legiats i que vol reflectir la pluralitat de punts de vista en la valoració documental té el punt feble, si parlem d’operativitat de les comissions, en què molta responsabilitat recau en la secretaria la qual no pot adoptar determinades decisions si no és amb l’acord del plenari. Cal comptar que hi ha sistemes arxivístics, bàsicament anglosaxons, en els que són unitats tècniques específiques les que decideixen sobre la conservació de la documentació. Evidentment són més executius però menys participatius.

Enfront d’aquesta realitat, atenent la criticitat de l’avaluació documental en els nostres sistemes de gestió documental, crec que caldria que les administracions promoguessin una normativa que dotés de major capacitat executiva les secretaries i que les fes evolucionar cap a secretaries tècniques amb major rang i recursos per exercir la seva funció. Seria una proposta que s’aproparia al model anglosaxó, però mantindria el model participatiu que ens és propi.

En tot cas aquestes són algunes opinions que m’ha suggerit la Jornada Valora i la feina de la comunitat de pràctica. Esperem que Valora consolidi i es mantingui com un espai obert de debat i impuls de l’avaluació documental. Nosaltres hi apostem.

---

[1] Jornada Valora Valencia https://jornadavaloravalencia.cobdcv.es

[2] II cnADe https://cnade.es/ii-edicion-cnade/

[3] Resultados do projeto ASIA – Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística https://arquivos.dglab.gov.pt/2017/08/16/disponib-lista-consolid-classificacao-avaliacao-projeto-asia/

[4] Casellas i Serra, Lluís-Esteve. “L’avaluació arxivística en el nou context de les organitzacions”. La destrucció d’informació pública. Una mirada multidisciplinària sobre l’eliminació ordenada de la documentació. Oficina Antifrau i Associació d’Arxivers Gestors de Documents de Catalunya, 2019, p. 90-117.

[5] Revista TRIA 26- Año 2022 – VALORA https://www.archiverosdeandalucia.org/wp-content/uploads/2023/06/SRFu-TRIA-INTERACTIVO-COMPLETO.pdf

[6] Asociación Archiveros de Andalucía | VALORA* https://www.archiverosdeandalucia.org/repositorio-series-valoradas-1/