CNIS 2020: la consolidación del protagonismo de la Gestión Documental

16 Març, 2020 - Carmen Guardia Peragón Archivera municipal en Ayuntamiento de Algete. Gestora documental

Lo mejor de esta edición, sin ninguna duda, es que se ha hablado mucho de Gestión Documental y de su papel en la transformación digital de las administraciones, y no sólo entre archiveros.

Hemos dado por concluida la edición CNIS 2020 en su nueva sede de La Nave. Si bien inicialmente podíamos acudir con sensación de que las “delicatessen” archivísticas se habían agotado por la proximidad en el tiempo de la celebración del CNADE II en Leganés, lo cierto es que hemos podido disfrutar de muy buenos momentos profesionales. Siempre es positivo ver que los archivos ganan poco a poco en interdepartamentalidad en las diferentes Administraciones, que estamos perfectamente integrados como una pieza más, imprescindible y necesaria, para el buen rodaje y funcionamiento de las instituciones. Pero lo mejor de esta edición, sin ninguna duda, es que se ha hablado mucho, muchísimo, de Gestión Documental (así: con mayúsculas) y de su papel en la transformación digital de las administraciones, y no sólo entre archiveros. Eso es un éxito para la profesión en cualquier caso, porque los protagonistas de la gestión documental somos nosotros.

El debate archivístico previo iniciado en las redes por Beatriz Franco (Jefa de Unidad Técnica de Planificación y Programación Archivística. Subdirección General de Archivos y Gestión Documental) solicitando posibles preguntas para la Mesa “Más allá del archivo” apuntó ya cuestiones de mucho interés: vinculación entre políticas de archivo y políticas de transparencia, oportunidades de cambio para la profesión con la transformación digital, obstáculos para la implantación del archivo electrónico único y cumplimiento de plazos, necesidad de políticas de preservación digital, de tratamiento y preservación de la información global, más allá del archivo tradicional, grado de implantación de las Normas Técnicas de Interoperabilidad, necesidad de otras NT fuera del marco de la Interoperabilidad especialmente para fijar requerimientos técnicos y funcionales del archivo electrónico único… He de decir que la aportación de ideas me gustó mucho, sobre todo porque puso de manifiesto nuestras preocupaciones reales en este momento clave de transición para los archivos.

El nuevo espacio de celebración, además de contar con un amplísimo auditorio, ha permitido una mejor interrelación con los patrocinadores, instituciones y empresas colaboradoras: stands más grandes y accesibles, espacios para talleres con grandes pantallas, sillas y mucha mejor audición… Como en ediciones anteriores, las conferencias y mesas exclusivamente institucionales se han integrado a la perfección con las experiencias y ejemplos expuestos en colaboración con los proveedores de producto. Esta es, sin lugar a dudas, la mejor manera de conocer en vía práctica los logros de nuestros compañeros en sus respectivas instituciones. En esta línea estuvo la exposición del Ayuntamiento de Tinajo sobre “Tramitación electrónica automatizada, de verdad”, una demostración sobre el uso de los SIG (Sistemas de Información Geográfica), en interconexión con el gestor de expedientes y con la aplicación del geoportal urbanístico, que permite la emisión totalmente automatizada de cédulas urbanísticas, y que progresivamente el Ayuntamiento de Tinajo aplicará a la tramitación de obras menores y a otros tipos de licencias urbanísticas. El archivo ha estado presente desde el principio en la parametrización del sistema, estableciendo los requisitos de gestión documental (principalmente los metadatos). Hay que felicitarles, además, por el premio CNIS en la categoría de mejor proyecto de archivo electrónico único en funcionamiento, del cual es parte activa y responsable nuestro compañero Pedro Cabrera.

Los platos archivísticos más fuertes se pudieron degustar el día 4, comenzando por la Mesa “Más allá del archivo”, de la que se dará cumplido comentario en otro artículo, y que a todos los presentes nos supo a poco: excelente moderación de Beatriz Franco y debate muy enriquecedor por parte de todos los intervinientes, especialmente en las respuestas a lo que debía ser para cada uno el archivo “10” del futuro.

Mesa redonda: “Más allá del archivo”, CNIS 2020. Foto: Francesc Giménez

El segundo plato fue la presentación de la “Adaptación del Sistema de Información Administrativa (SIA) a las administraciones locales”, mesa moderada por Pablo Bárcenas, Secretario de la Comisión de la Sociedad de la Información, Innovación Tecnológica y Agenda Digital de la FEMP. Intervinieron Ana Caballud (Ministerio de Transformación Digital), Julio Cerdá (archivo de Arganda del Rey), Anna de la Fragua (archivo de Sant Feliu de Llobregat), Javier Saura (archivo de la Diputación Provincial de Castellón) y Fernando Gallego (Responsable de Innovación tecnológica del Ayuntamiento de Mislata).

Es sorprendente el esfuerzo normalizador y el ingente trabajo del Grupo de la FEMP que encontramos detrás las novedades que van a implantarse en el SIA en un futuro inmediato. Desde la puesta en marcha del SIA en 2005 se han incorporado cerca de dos millones de procedimientos por las distintas administraciones. Sólo la AGE hace una fiscalización previa de procedimientos con el fin de autorizar lo que se publica. Concebido como un catálogo y una herramienta imprescindible para la interoperabilidad y la información interadministrativa el SIA se estaba convirtiendo en un monstruo inmanejable.

Para poner “orden en el caos” se han mostrado utilísimas las herramientas archivísticas: se ha acordado codificar la FUNCIÓN antes de poder dar de alta un procedimiento. En el proceso normalizador ha sido esencial el trabajo previo sobre vocabulario común desarrollado por la AGE, ya que el principal problema con la carga de procedimientos ha sido la falta de interoperabilidad semántica. Anna de la Fragua nos presentó el sueño de todo archivero, ya que el archivo de Sant Feliu ha agregado herramientas para completar la utilidad del modelo, realizando las equivalencias entre Códigos SIA y Cuadro de Clasificación, incorporando reglas de transparencia y acceso a cada procedimiento o equivalencia del Cuadro, y añadiendo también los plazos de valoración establecidos por la CNAATD. ¡Un trabajo digno de aplauso!

El formato del Congreso obliga a perderte charlas y mesas que, afortunadamente, podemos ya visionar en los canales de YouTube : para mí son especialmente recomendables las charlas sobre proyecto EVA y blockchain, Ojo al Data, inteligencia artificial, mejoras en la ciberseguridad, ética de los datos… Hay donde elegir.

Un último añadido que debe llenarnos de satisfacción: Santiago Bonet, responsable del Departamento de Informática y Transformación Digital del Ayuntamiento de Alcasser, ha realizado un gráfico de retuits y temas relacionados durante el CNIS 2020. Y ahí está la gestión documental, en color rosa, perfectamente integrada, interdepartamental y con crecimiento propio… En palabras de Joan Soler: el poder rosa de la archivística y la gestión documental. ¿Alguien duda aún de nuestra influencia?

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